Event Coordinator - F&b ( 6 Months)

Mô tả công việc

- Tuân thủ các quy định về an toàn cháy nổ
- Duy trì tiêu chuẩn của công ty về vệ sinh và ngoại hình
- Là hình ảnh đại diện cho khách sạn thông qua thái độ ngay cả khi không làm việc
- Tuân thủ tất cả các quy định, nội quy của công ty
- Nắm vững các thông tin và dịch vụ của khu nghỉ dưỡng Naman
- Tham gia đầy đủ các khóa đào tạo, hội họp và họp giao ban theo yêu cầu
- Báo cáo với cấp trên theo kênh thích hợp
- Truyền đạt thông tin với các bộ phận khác liên quan
- Hoàn thành kịp thời nhiệm vụ được giao
- Góp phần xây dựng sự hài lòng của khách hàng
- Nhận bàn giao từ Banquet Sales những booking đặt sự kiện và tiếp tục làm việc với khách hàng về các yêu cầu của sự kiện.
- Gặp ban tổ chức của khách hàng trước khi sự kiện diễn ra, tư vấn khách hàng trong việc sắp xếp sự kiện, lựa chọn địa điểm… đảm bảo tất cả những sắp xếp cho sự kiện đều được hai bên thống nhất
- Đưa ra những ý tưởng sao cho phù hợp, tiện dụng và hiệu quả trong quá trình chuẩn bị sự kiện
- Đáp ứng và cố gắng sắp xếp tất cả các yêu cầu đặt biệt từ khách sao cho khách hài lòng mà vẫn đảm bảo chi phí và nguồn nhân lực
- Làm việc với các công ty sự kiện để thuê ngoài một số hạng mục mà khách sạn chưa đáp ứng được
- Làm yêu cầu thực hiện sự kiện (B.E.O) với đầy đủ tất cả thông tin của mỗi sự kiện. Bao gồm : thông tin khách hàng, sắp xếp, lắp đặt, thực đơn, nước uống, lịch trình, chương trình giải trí, trang trí và yêu cầu đặc biệt khác.
- Điều phối với các bộ phận liên quan để đảm bảo các bộ phận này nắm rõ và thực hiện đúng yêu cầu của B.E.O
- Trong khi lập kế hoạch sự kiện phaỉ đảm bảo sự an toàn , an ninh theo qui định của khách sạn
- Follow all resort safety and security policies and procedures
- Giao tiếp với khách hàng bằng ngoại ngữ rõ ràng và cách giao tiếp phải chuyên nghiệp
- Speak with others using clear and professional language, and the way to communicate with guest that need to be professional.
- Đảm bảo chất lượng phục vụ và tiêu chuẩn mong đợi khi điều phối sự kiện.
- Hỗ trợ trong việc đưa ra ngân sách để mua dụng cụ, hàng hóa phục vụ cho tổ chức sự kiện
- Báo cáo tiến độ thực hiện định kỳ cho quản lý Ẩm Thực cho mỗi sự kiện
- Phối hợp và theo dõi lịch trình, tiến độ của sự kiện đảm bảo công tác thực hiện đúng hạn.
Sau khi kết thúc sự kiện phải thăm dò ý kiến của khách hàng và có kế hoạch dựa vào đó để nâng cao khả năng tổ chức sự kiện cho lần sau. Báo cáo lại cấp trên những cái được và cái chưa được sau mỗi sự kiện.
- Giữ liên lạc với khách hàng bằng cách gửi cho họ những chương trình mới và cập nhật dữ liệu khách hàng thường xuyên
- Sắp xếp và cập nhật chính xác lịch các sự kiện trên lịch đảm bảo không chồng chéo và khả năng thực hiện sự kiện liên tiếp.
- Hỗ trợ trong việc đưa ra các báo giá và các chương trình sự kiện, ý tưởng gửi đến khách hàng.
- Bảo quản và giữ gìn theo qui trình kiểm kê cho các vật dụng sử dụng cho sự kiện và tài sản công ty
- Phát triển và duy trì những mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp và hỗ trợ bộ phận để đạt được mục tiêu đề ra.
- Theo dõi những thủ tục sau cùng như hóa đơn và báo cáo lại cho cấp trên.
- Luôn tham khảo ý kiến của trưởng bộ phận nếu có bất cứ nghi ngờ nào trong công việc
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu