♣ Tạo dựng mối quan hệ tốt, kiểm tra lấy giá cạnh tranh và dịch vụ phù hợp nhất từ các nhà cung cấp: các hãng hàng không, GSA, coloader (đối với hàng Air) và hãng tàu, consolidator, vận chuyển nội địa (đối với hàng Sea).
♣ Thực hiện báo giá, làm chứng từ cho các lô hàng xuất, nhập theo sự phân công của Trưởng phòng, đảm bảo sự chuẩn xác và kịp thời của mọi chứng từ được cung cấp cho đại lý và khách hàng.
♣ Kiểm tra và trả lời thư của khách hàng, đại lý kịp thời, đảm bảo thông suốt thông tin (24/7).
♣ Kỉểm tra giá cạnh tranh và dịch vụ phù hợp nhất từ các nhà cung cấp: các hãng hàng không, các tổng đại lý hàng không (đối với hàng Air) và hãng tàu, người gom hàng lẻ, vận chuyển nội địa (đối với hàng Sea), kiểm dịch, hun trùng, bảo hiểm…
♣ Xây dựng quy trình làm việc với từng đại lý và cam kết thực hiện đúng và kịp thời, chào giá cho đại lý - đặc biệt lưu ý quy định của công ty về chính sách đại lý.
♣ Lấy booking (đơn đặt hàng) với các nhà cung cấp và gửi cho khách hàng, hỗ trợ khách hàng chu đáo, đảm bảo quy trình diễn ra trôi chảy, thuận lợi.
♣ Làm chứng từ và thu tiền, trả tiền kịp thời cho lô hàng bao gồm nhưng không hạn chế: Phát hành giấy báo hàng đến và charge sheet/debit note (giấy báo nợ hàng nhập), làm vận đơn và charge sheet/debit note (giấy báo nợ hàng xuất), khai báo manifest hàng nhập, hàng xuất đường biển theo đúng quy định đi Mỹ, Canada, Nhật Bản, Trung Quốc, EU...
♣ Gửi pre-alert (bộ chứng từ bao gồm copy vận đơn chính MBL, vận đơn thứ cấp HBL, giấy báo có / giấy báo nợ (debit note/ credit note) nếu có… cho đại lý hàng xuất và theo sát cho đến khi hàng được giao xong cho người nhận hàng, container được trả rỗng cho hãng tàu.
♣ Theo sát để hỗ trợ Phòng Kế toán thu tiền từ đại lý khi cần thiết.
♣ Tích cực học hỏi cập nhật các thay đổi ứng dụng trong hệ thống phần mềm về logistics công ty đang áp dụng Cargowise 1, các kiến thức quy định của quốc gia cũng như quốc tế về ngành nghề và cải tiến, hoàn thiện quy trình làm việc để đạt hiệu quả cao hơn nhằm nâng cao năng suất làm việc; đảm bảo chặt chẽ quy trình để đồng thời bảo vệ quyền lợi cho công ty cũng như tác nghiệp nhanh chóng, thuận tiện, chính xác làm thỏa mãn khách hàng nhiều hơn.
♣ Tìm hiểu và thu thập thông tin về sự đóng góp ý kiến của khách hàng. Giải quyết khiếu nại của khách hàng trong phạm vi mình kiểm soát.
♣ Báo cáo hàng tháng cho Trưởng bộ phận hoặc Ban Giám đốc, các phòng ban khác khi có yêu cầu.
♣ Hỗ trợ, cố vấn cũng như chia sẻ kinh nghiệm về nghiệp vụ với các đồng nghiệp, đồng thời có thể tương trợ nhau tốt nhất khi cần thiết.
♣ Huấn luyện, đào tạo nhân viên mới khi có yêu cầu.
♣ Thực hiện các công việc khác được phân công theo từng thời điểm: tham gia học tập, đào tạo, hội thảo…
Xem chi tiết