Thư Ký Tổng Giám Đốc- Secretary To Gd

- Manage all local and overseas correspondences mails and emails
- Manage all aspects of GD’s incoming and outgoing phone calls, taking notes and inform to GD important issues.
- Get the appointment request from GD (Time, date, meeting whom, location, etc.) to arrange meetings and make meeting minutes
- Make an announcement to people concerned if it’s an internal meeting or contact the partners to confirm the date, time, location, participants if it’s a meeting with partners then inform GD of the meeting schedule.
- Prepare and send documents, materials, parcel by courier as per GD’s request.
- Prepare and send all reports as per GD’s request, including daily, weekly, monthly, quarterly, semi-annually, annually reports on time
- Preparing presentation documents by Powerpoint as GD’s request
- Accompany GD in Management meeting, acting as interpreter in the Management Meeting, understand the situation and actively participate in the meeting.
- Co-ordinate with other divisions for particular tasks: It may relate to marketing, promotion programs, customer claims, inventory, payments, etc…
- Reading special documents assigned by GD and making a summary report
- Searching special information related to company business as per GD’s request.
- Communicate with SCTV company for special issues of joint venture
- Collecting reports from other divisions
- Quản lý tất cả các thư tín và email thư từ trong nước và nước ngoài
- Quản lý mọi khía cạnh của các cuộc gọi điện thoại đến và đi của GD, ghi chép và thông báo cho các vấn đề quan trọng của GD.
- Nhận yêu cầu hẹn từ GD (Thời gian, ngày, cuộc họp, địa điểm, v.v.) để sắp xếp các cuộc họp và lập biên bản cuộc họp
- Thông báo cho mọi người biết nếu đó là cuộc họp nội bộ hoặc liên hệ với các đối tác để xác nhận ngày, giờ, địa điểm, người tham dự.
- Chuẩn bị và gửi tài liệu, vật tư, bưu kiện bằng chuyển phát nhanh theo yêu cầu của GD.
- Chuẩn bị và gửi tất cả các báo cáo theo yêu cầu của GD, bao gồm các báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, nửa năm, hàng năm.
- Chuẩn bị tài liệu trình bày theo Powerpoint theo yêu cầu của GD
- Tham gia vào cuộc họp của Ban Giám đốc, làm phiên dịch trong cuộc họp của Ban Giám đốc, hiểu tình hình và tích cực tham gia cuộc họp.
- Phối hợp với các bộ phận khác cho các nhiệm vụ cụ thể: có thể liên quan đến tiếp thị, chương trình khuyến mãi, tuyên bố khách hàng, hàng tồn kho, thanh toán, v.v ...
- Đọc các tài liệu đặc biệt do GD giao và lập báo cáo tóm tắt
- Tìm kiếm thông tin đặc biệt liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty theo yêu cầu của GD.
- Giao tiếp với SCTV đối với các vấn đề liên doanh
- Thu thập các báo cáo từ các bộ phận khác

• University Graduated
• At least 3 year experiences in Secretary position
• Excellent communication skills in English
• Creative and independent working
• Able to work under high pressure and tight deadline
• Prefer candidates worked in retailing or joint venture company

• Salary
• Allowance : meal and telephone
• Public Holiday bonus
• 14th salary - yearly performance bonus ( optional )
• 13th salary
• Employees birthday bonus
• Employees marriage
• Financial support for employee staying hospital to take medicine or operation surgery more than 7 days
• Employee having baby bonus