Trợ Lý Chủ Tịch Kiêm Trưởng Phòng Hành Chính - Nhân Sự

1/ Công tác hành chính:
- Chuẩn bị bữa trưa cho VP theo số người thực tế hàng ngày đi làm và khách (nếu có). Xem xét lên thực đơn cho người nấu ăn (lx hoặc lái thuyền). Bố trí hỗ trợ nếu có việc đột xuất.
- Quản lý chìa khóa vp, công tác liên quan đến an ninh: Kiểm tra các cửa trước khi ra về
- Chuẩn bị lễ thắp hương tại ban thờ thần tài
- Điện năng: lịch cấp điện, cắt điện
- Kiểm tra vệ sinh Vp, khu vực xung quanh, thuyền tại bãi, chỉ đạo dọn rửa nếu có nhân lực.
- Sắp xếp tài liệu phòng CT, mang tài liệu có chỉ đạo tới đúng người
2/ Thông tin, chỉ đạo
Xử lý thông tin, các việc liên quan đến công việc hành chính với CTV, báo cáo công việc của các cá nhân, ...
3/ Các việc liên quan đến nhân sự:
- Tuyển dụng, bố trí phỏng vấn, soạn và đăng bài tuyển dụng trên trang website, nhận điện thoại hỏi tuyển dụng, check hồ sơ ứng tuyển, ...
- Quản lý lái xe, nhân viên trực tiếp và toàn vp thực hiện nội quy làm việc.
- Quản lý ngày công, chấm điểm hiệu suất làm việc
- Thiết lập quy chế quản lý, kiểm soát và theo dõi sự tuân thủ
4/ Công việc liên quan đến tài sản: Toàn bộ tòa nhà, container, kho ngoài trời
- Kho tầng 2, kho tầng 3, kho container, kho chân cầu thang, tài liệu toàn công ty...: Sắp xếp gọn gàng, phân loại để dễ kiểm soát.
5/ - Quản lý lái xe: Ghi chép sổ lịch trình, nhật ký xe, tạm ứng, mua xăng, công tác phí, sửa chữa...
- Quản lý nhân viên hành chính: phân công công việc, giờ giấc.
- Quản lý IT: các phần việc liên quan đến email do thay đổi nhân sự
6/ Văn phòng phẩm và ấn phẩm chung
- Ấn phẩm: quản lý catalog, name card ... của toàn công ty theo bộ nhận diện thương hiệu, cập nhật và thông báo tới toàn thể VYT team biết, tránh sử dụng nhầm lẫn
- Quản lý vp: - Mua văn phòng phẩm.
- Mua sắm vật dụng văn phòng: nước uống, Giấy, túi nilon đựng rác, mua bổ sung bát đĩa (nếu thiếu, vỡ), ấm đun nước, cây lau nhà...
- Hướng dẫn cách bảo quản
- Trang trí VP: cắm hoa phục vụ các sự kiện, làm giá trang trí, kệ, bục, in tranh ảnh, khẩu hiệu...
7/ Phần việc liên quan đến Chủ tịch
- Chuẩn bị các phần việc liên quan đến chuyến công tác nếu có lịch đi công tác như đặt vé, làm visa, đặt phòng nghỉ...
- Bố trí lái xe, thông báo giờ đón theo lịch trình công tác
- Làm thanh toán các khoản chi của Chủ tịch khi đi công tác về (lấy hóa đơn, mua hóa đơn...)
- Ký kiểm tra các chứng từ trước khi trình Chủ tịch từ mọi người
- Các việc liên quan đến lịch hẹn với đối tác: Liên hệ xác nhận cuộc hẹn hoặc chuẩn bị công tác tiếp đón
- Bổ sung nước uống, sticker, bật lửa, kẹo bánh, trà, cà phê, bút, giấy, sổ, lịch nếu hết... lên phòng
8/ Truyền thông
Đăng tải hình ảnh, bài viết về hoạt động KD của công ty lên các báo theo chỉ đạo sau khi được GĐ hoặc CT phê duyệt
9/ Công tác đối ngoại, đối nội
- Đặt bàn khi có khách theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Hiếu, hỉ của đối tác, bạn hàng hoặc của nhân viên trong công ty
10/ Các công việc khác theo chỉ đạo của GĐ trong phạm vi chức năng