Mách bạn cách quản lý máy chấm công từ xa tiện lợi và dễ dàng nhất

1. Quản lý máy chấm công từ xa là gì?

Quản lý máy chấm công từ xa giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản lý vẫn có thể quản lý được nhân viên bằng cách xem các dữ liệu chấm công của nhân viên thông qua internet từ xa. Dù bạn ở đâu, chỉ cần có internet là dễ dàng quản lý được giờ giấc làm việc, nghỉ ngơi của nhân viên.

Quản lý máy chấm công ở xa là giải pháp cần thiết giúp doanh nghiệp quản lý bộ máy hoạt động của nhân viên hiệu quả. Tuy nhiên, có một số máy chấm công sẽ không hỗ trợ quản lý thông qua internet từ xa. Để có thể quản lý được máy chấm công từ khoảng cách xa, bạn cần chọn những loại máy có khả năng lấy được thông tin từ xa và có cấu hình mới.

Bên cạnh đó, để quản lý máy chấm công dễ dàng và hiệu quả hơn, bạn có thể tham khảo 1 số cách quản lý dưới đây nhé!

2. Một số cách quản lý máy chấm công từ xa đơn giản

2.1. Phương án quản lý chấm công bằng NAT PORT

Với phương pháp quản lý máy chấm công này, địa điểm mà bạn lắp máy chấm công của doanh nghiệp, công ty cần phải có kết nối mạng internet thì mới có thể quản lý từ xa được. Bạn sẽ quản lý máy chấm công thông qua internet từ xa dễ dàng theo cách sử dụng NAT PORT.

Khi sử dụng NAT PORT, tín hiệu do nhà mạng cung cấp là ADSL sẽ được xử lý thông qua Modem ADSL, giúp hệ thống máy tính trong mạng LAN của bạn và sẽ truy cập thông qua internet. Máy chấm công của bạn tại doanh nghiệp khi kết nối với mạng LAN tại địa điểm đó cần có một địa chỉ IP xác định cụ thể và rõ ràng, tránh sử dụng IP không xác định.

Khi sử dụng mỗi một Modem để kết nối internet thông dụng như hiện nay, các bạn sẽ được cấp quyền NAT một địa chỉ xác định cụ thế nào đó cùng với mạng nội bộ và LAN của bạn đang sử dụng.

Sau khi hoàn thành, tiếp đến bạn chỉ cần NAT địa chỉ IP của máy chấm công tại doanh nghiệp trực tiếp vào trong Modem của mình. Tiếp đến, bạn cần đăng ký tên miền đại diện cho Modem trước đó đã sử dụng NAT địa chỉ IP của máy chấm công bạn muốn quản lý.

Vì vậy, khi bạn khai báo tên miền với máy server quản lý dữ liệu, khi có kết nối internet nó sẽ chỉ đến Modem và giúp bạn kết nối với máy chấm công để lấy dữ liệu và quản lý. 

Lưu ý rằng với phương thức này, bạn chỉ có thể gán được một địa chỉ IP xác định của máy chấm công với một Modem.

Về cơ bản, khi sử dụng phương pháp này, máy chấm công của bạn cần có kết nối internet và do máy chấm công vân tay được mở PORT tại địa điểm đó nên cần có kết nối internet ADSL. Bên cạnh đó, bạn cần phải sử dụng nhiều tên miền khác nhau hoặc sử dụng địa chỉ IP tĩnh nên mỗi máy chấm công cần 1 tên miền hoặc IP tĩnh, dẫn đến chi phí cao và khó bảo trì. Mặt khác, phần mềm máy chấm công của bạn sẽ chỉ sử dụng được phiên bản Ronald jack pro offline dẫn đến việc thụ động trong quản lý chấm công nhân viên từ xa.

2.2. Tập trung dữ liệu từ máy chấm công gửi về máy tính

Với phương án thứ hai này, bạn tập trung dữ liệu của máy chấm công gửi về PC (Client) qua trung gian, tiếp đến bạn mới có thể gửi dữ liệu về server của mình.

Khi thực hiện phương án này, bạn có thể chọn một trong những phương án dưới đây để quản lý máy chấm công hiệu quả.

2.2.1. Lựa chọn đầu tiên

Với lựa chọn này, bạn sẽ cập nhật hệ thống mạng LAN ở từng nơi dữ liệu quẹt từ các máy chấm công đó sẽ được tải về lưu trữ ở những máy trám.

Sau đó, bạn sử dụng các phần mềm đồng bộ hóa dữ liệu từ máy chấm công để đưa toàn bộ dữ liệu quẹt thẻ từ các máy trạm về các sever cụ thể thông qua internet.

Những dữ liệu từ máy chấm công như xử lý bảng công, đăng ký nghỉ, dữ liệu từ máy chấm công và một số phát sinh khác của các nghiệp vụ trong chấm công sẽ được xử lý, view và tổng hợp lại trên các server.

2.2.2. Lựa chọn thứ hai

Cách thứ hai bạn có thể chọn là sử dụng các phần mềm để đồng bộ hóa các dữ liệu kết hợp với phần mềm chấm công được cài đặt từ các trạm trước đó để chuyển dữ liệu chấm công từ server qua mạng internet.

Tại những máy chủ chấm công, nhân viên có thể xem các dữ liệu quẹt thẻ, in báo cáo số giờ làm việc, bảng công trong tháng,... Tuy nhiên, nhân viên sẽ không có quyền can thiệp chỉnh sửa hay bổ sung vào dữ liệu quẹt thẻ hoặc việc đăng ký thêm bớt nhân viên.

2.2.3. Lựa chọn thứ ba

Với lựa chọn thứ ba này, tại mỗi máy trạm sẽ được cài đặt phần mềm chấm công và sẽ đồng bộ hóa các dữ liệu trên máy chấm công. Tại những máy chấm công này, người quản lý dễ dàng và linh hoạt sử dụng các thao tác để quản lý độc lập các dữ liệu chấm công tại mỗi địa điểm.

Các dữ liệu tổng hợp trên máy chấm công sẽ được đồng bộ hóa và chuyển về sever mà bạn sử dụng trước đó thông qua internet,

2.3. Quản lý bằng cách sử dụng công nghệ mới nhất

Với cách cuối cùng này, bạn sẽ có thể quản lý dữ liệu chấm công online thông qua server mới nhất hiện nay. Phương pháp này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm hiệu quả chi phí và giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu chấm công tập trung tại một văn phòng trung tâm bằng cách sử dụng các giải pháp tiên tiến.

Khi sử dụng phương pháp này, bạn chỉ cần sử dụng 1 tên miền tại văn phòng trung tâm hay một địa chỉ IP tĩnh tại văn phòng nơi nhận dữ liệu.

Phương pháp này có rất nhiều ưu điểm, giúp các doanh nghiệp không cần mở PORT chấm công vân tay mà sử dụng máy chấm công có kết nối mạng 3G, 4G, 5G hoặc wifi chỉ cần có internet. Cách này cũng giúp bạn quản lý được nhân viên trực tiếp và các dữ liệu trên máy chấm công sẽ tự động tải về server.

Đặc biệt, bạn dễ dàng quản lý máy chấm công mọi lúc với máy tính bảng hoặc điện thoại hay các thiết bị di động khác. Các chi nhánh nơi bạn lắp máy chấm công cũng không cần thiết tải phần mềm chấm công. Bạn cũng sẽ nhận được thông báo khi máy tính có kết nối internet hoặc không kết nối mạng, bạn chỉ cần sử dụng một tên miền hay một IP tĩnh là sẽ quản lý được tất cả máy chấm công.

Hy vọng qua bài viết này bạn đã biết được các cách quản lý máy chấm công từ xa. Bạn có thể tham khảo những phương án trên để có cách quản lý máy chấm công phù hợp, dễ dàng quản lý tần suất chấm công của nhân viên, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và dễ dàng quản lý tại nhà. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các bài viết trên timviec365.vn để có thêm những kiến thức bổ ích về chấm công và những thông tin hữu ích khác nhé!