Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị để điều hành công việc tốt

1. Kỹ năng quản trị là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng quản trị 

Kỹ năng quản trị là những kỹ năng liên quan đến điều hành doanh nghiệp hoặc tổ chức văn phòng. Kỹ năng quản trị là cần thiết cho nhiều công việc khác nhau, từ trợ lý văn phòng đến thư ký cho đến quản lý văn phòng. Nhân viên trong gần như mọi ngành công nghiệp và công ty cần kỹ năng quản trị mạnh mẽ. Kỹ năng quản trị đôi khi bao gồm cả kỹ năng chuyên môn để có thể sắp xếp nhân viên thực hiện một cách hợp lý. Một nhà quản trị giỏi không thể thiếu những kỹ năng chung và cả những sự thu hút riêng của mình. Điều này thực chất để khiến nhân viên quy phục hoàn toàn. Ở mỗi công ty thì quản trị viên sẽ có một vài nhiệm vụ riêng khác nhau nhưng đều tập trung vào việc quản lý. 

Trong một bộ máy vận hành của một công ty không thể thiếu một quản trị viên và càng tốt hơn nữa nếu đó là một quản trị giỏi. Quản trị viên giúp sự hoạt động của công ty liền mạch và quy củ. Kỹ năng quản trị có vai trò quan trọng trong việc quyết định sự phát triển của công ty đó. Hãy thử tưởng tượng, nếu nhà quản trị là một đầu bếp thì những kỹ năng chính là các nguyên liệu để chế biến một món ăn ngon. Trong quản trị kinh doanh cũng vậy, nếu bạn không có kỹ năng có thể đó sẽ là lý do kéo thụt lùi một công ty đi xuống.

Việc làm quản lý văn phòng

2. Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị

Dưới đây là danh sách các kỹ năng quản trị quan trọng nhất mà hầu hết các nhà tuyển dụng tìm kiếm ở ứng viên. Nó cũng bao gồm danh sách các kỹ năng hành chính liên quan. Phát triển các kỹ năng này và nhấn mạnh chúng trong các ứng dụng công việc, sơ yếu lý lịch, thư xin việc và các cuộc phỏng vấn. Cho thấy rằng bạn có các kỹ năng mà công ty đang tìm kiếm sẽ giúp bạn được tuyển dụng và thăng tiến.

2.1. Giao tiếp

Giao tiếp là một kỹ năng mềm hành chính quan trọng. Nhân viên hành chính thường phải tương tác với nhà tuyển dụng, nhân viên và khách hàng, trực tiếp hoặc qua điện thoại. Điều quan trọng là họ nói rõ ràng và lớn tiếng, duy trì giọng điệu tích cực. Trở thành một người giao tiếp tốt cũng có nghĩa là một người lắng nghe tốt. Bạn cần lắng nghe cẩn thận các câu hỏi và thắc mắc của khách hàng.

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản cũng cực kỳ quan trọng. Hầu hết các vị trí hành chính liên quan đến rất nhiều văn bản. Nhân viên hành chính có thể viết các bản ghi nhớ cho chủ nhân của họ, viết tài liệu cho trang web của công ty hoặc liên lạc với mọi người qua email. Họ phải có khả năng viết rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp.

• Trả lời điện thoại
• Phóng viên kinh doanh
• Khách hàng gọi điện
• Quan hệ khách hàng
• Giao tiếp
• Thư tín
• Dịch vụ khách hàng
• Chỉnh sửa
• E-mail
• Nộp hồ sơ
• Chào mừng khách hàng
• Chào hỏi nhân viên
• Chào khách
• Liên cá nhân
• Lắng nghe
• Giao tiếp bằng lời nói
• Trình bày
• Quan hệ công chúng
• Nói trước công chúng
• Lễ tân
• Viết tốc ký
• Làm việc theo nhóm
• Viết
• Giao tiếp bằng văn bản

2.2. Công nghệ

Nhân viên hành chính phải vận hành nhiều công cụ công nghệ khác nhau, từ Microsoft Office Suite đến WordPress đến các chương trình lập lịch trực tuyến. Họ cũng phải sử dụng và thường bảo trì các thiết bị văn phòng như fax, máy quét và máy in.

• Máy vi tính
• Xuất bản máy tính để bàn
• Quản lý tài liệu
• Fax
• Internet
• Duy trì hồ sơ văn phòng
• Microsoft Office
• Thiết bị văn phòng
• Đặt hàng vật tư văn phòng
• Xử lý đơn hàng
• Quan điểm
• Sách nhanh
• Lưu trữ hồ sơ
• Nghiên cứu
• Chạy máy văn phòng
• Phần mềm
• Bảng tính
• Thời gian và hóa đơn
• Phiên mã
• Đánh máy
• Gõ từ chính tả
• Chuẩn bị hội nghị truyền hình
• Thư điện tử
• Xử lý văn bản

2.3. Tổ chức

Công việc hành chính các loại đòi hỏi kỹ năng tổ chức mạnh mẽ. Được tổ chức cho phép một nhân viên hành chính tung hứng nhiều nhiệm vụ của họ. Họ phải quản lý các lịch khác nhau, sắp xếp các cuộc hẹn và giữ cho văn phòng có trật tự.

• Sự chính xác
• Thiết lập cuộc hẹn
• Sự chú ý đến chi tiết
• Thanh toán
• Sổ sách kế toán
• Lịch & Docketing
• Thư ký
• Hiệu quả
• Nộp hồ sơ
• Hàng tồn kho
• Pháp lý
• Đa tác vụ
• Văn phòng hành chính
• Quản lý văn phòng
• Sắp xếp và gửi thư
• Quản lý thời gian
• Sắp xếp chuyến đi

2.4. Lập kế hoạch

Một kỹ năng quản trị quan trọng khác là có thể lập kế hoạch và lên lịch trước. Điều này có thể có nghĩa là quản lý các cuộc hẹn của ai đó, tạo ra một kế hoạch khi nhân viên bị ốm hoặc phát triển các kế hoạch thủ tục văn phòng. Một quản trị viên cần có khả năng lập kế hoạch trước và chuẩn bị cho bất kỳ vấn đề văn phòng tiềm năng nào.

• Phân tích
• Giao tiếp
• Đánh giá
• Điều phối sự kiện
• Thiết lập mục tiêu
• Hành động thực hiện
• Đăng ký cuộc hẹn
• Kế hoạch họp
• Giám sát hành động
• Có tổ chức
• Dự đoán
• Ưu tiên

Việc làm quản lý nhân sự

2.5. Giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề, hoặc kỹ năng tư duy phê phán, rất quan trọng đối với bất kỳ vị trí hành chính nào. Quản trị viên thường là những người mà nhân viên và khách hàng gặp phải với câu hỏi hoặc vấn đề. Họ phải có khả năng nghe nhiều vấn đề khác nhau và giải quyết chúng bằng cách sử dụng tư duy phê phán.

• Quả quyết
• Quan hệ khách hàng
• Hợp tác
• Tư duy phản biện
• Quyết định
• Quan hệ nhân viên
• Mục tiêu định hướng
• Thực thi
• Giải quyết vấn đề
• Hòa giải
• Phối hợp văn phòng
• Nghiên cứu
• Giám sát
• Làm việc nhóm
• Đào tạo
• Xử lý sự cố

2.6. Các kỹ năng quản trị khác

Dưới đây là các kỹ năng quản trị bổ sung cho sơ yếu lý lịch, thư xin việc, đơn xin việc và phỏng vấn. Các kỹ năng cần thiết sẽ thay đổi dựa trên công việc mà bạn đang ứng tuyển, do đó, cũng xem xét danh sách các kỹ năng được liệt kê theo công việc và loại kỹ năng của chúng tôi.

• Xử lý thiết bị
• Nộp hồ sơ
• Uyển chuyển
• Duy trì sự tập trung
• Tổ chức
• Kiên nhẫn
• Hài lòng
• Chuyên nghiệp
• Tháo vát
• Tự tạo động lực
• Lập kế hoạch chiến lược
• Chủ động
• Giao tiếp bằng văn bản

3. Bí quyết để trở thành một nhà quản trị giỏi 

3.1. Tập trung vào nhân viên

Quản trị viên được đặt phụ trách một nhóm nhân viên. Làm thế nào quản trị viên liên quan đến những nhân viên này sẽ xác định mức độ thành công của họ trong vai trò của họ. Một quản trị viên giỏi có thể thân thiện với nhân viên, có được lòng tin của họ, đồng thời duy trì vai trò có thẩm quyền. Quản trị viên phải có khả năng hiểu nhu cầu và mối quan tâm của nhân viên cũng như nhận ra tiềm năng của họ và bồi dưỡng tài năng của họ. Một quản trị viên giỏi nên đối xử với nhân viên của họ với lòng tốt và sự tôn trọng mà họ mong muốn nhận được từ cấp trên. Có thể vẫn có thẩm quyền mà không bắt gặp nhân viên là trung bình hoặc hung hăng.

Một quản trị viên hiệu quả có thể thúc đẩy nhân viên của mình thực hiện vượt quá tiêu chuẩn của công ty. Để đạt được mục tiêu này, một quản trị viên giỏi phải biết điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên của mình. Anh ta phải khen ngợi một nhân viên và công nhận khi một nhiệm vụ hoặc dự án được thực hiện tốt và tìm ra những cách khéo léo để củng cố các khu vực cần cải thiện. Một quản trị viên giỏi cũng phải tìm ra những cách sáng tạo để giữ tinh thần cao, cho dù đó là sắp xếp các cuộc tụ tập sau giờ làm việc hay cung cấp các ưu đãi và tiền thưởng cho việc vượt quá mục tiêu.

3.2. Linh hoạt

Một điều mà tất cả các quản trị viên giỏi đều có điểm chung là họ duy trì sự linh hoạt và khiếu hài hước. Mọi thứ liên tục thay đổi tại nơi làm việc và mục tiêu của quản lý cấp trên cũng thường xuyên thay đổi. Một quản trị viên giỏi biết cách lăn lộn với những cú đấm và ưu tiên các vấn đề cần được giải quyết trong khi vẫn còn mục tiêu. Duy trì sự hài hước là không thể thiếu để duy trì sự linh hoạt tại nơi làm việc, và nó là tấm gương tốt cho những người khác. Khi tình huống không lường trước xảy ra, giữ một sự hài hước sẽ giúp ev

Các công ty và tổ chức dựa vào các quản trị viên giỏi để giám sát nhân viên, phân công nhiệm vụ và đảm bảo rằng năng suất đạt tiêu chuẩn. Một quản trị viên hiệu quả đội nhiều mũ, bao gồm cả cố vấn và người động viên và phải biết cách đối phó với nhiều tính cách khác nhau. Quản trị viên giỏi sở hữu các kỹ năng và phẩm chất cho phép họ cung cấp khả năng lãnh đạo hiệu quả.

3.3. Bồi dưỡng nghiệp vụ quản trị viên

Quản trị viên điều hành phải có bằng tốt nghiệp trung học, mặc dù bằng cấp liên kết hoặc bằng cử nhân có thể được một số công ty ưa thích. Bạn có thể cần làm thư ký hoặc trợ lý hành chính trong một vài năm trước khi bạn được xem xét cho vị trí quản trị viên điều hành. Một số kỹ năng nhất định có thể khiến bạn trở thành một ứng viên hấp dẫn hơn, chẳng hạn như chứng nhận trong các gói phần mềm, khả năng nói ngôn ngữ khác hoặc lập kế hoạch sự kiện hoặc kinh nghiệm giám sát.

Quản trị viên điều hành được tuyển dụng trong vô số ngành công nghiệp, từ ngân hàng đến chăm sóc sức khỏe đến bất động sản. Trợ lý đã từng rất dồi dào trong các công ty Hoa Kỳ, nhưng ngày nay, chỉ những người quản lý cấp cao mới có thể được chỉ định trợ lý. Tìm kiếm một công việc có thể là một thách thức nhỏ, vì mỗi công ty chỉ có một số lượng hạn chế các vị trí quản trị điều hành có sẵn.

Vậy là qua bài viết trên. các bạn đã bỏ túi cho mình những kỹ năng để trở thành một nhà quản trị giỏi. Đây có thể sẽ là hành trang đi suốt cuộc đời bạn, hoặc sẽ là bước ngoạt lớn trong sự nghiệp, tiền để để trở thành những quản trị viên chuyên nghiệp. Chúc các bạn thành công trong sự nghiệp của mình.