Quản trị văn phòng là gì? - Cẩm nang hướng nghiệp ngành QTVP

1. Tìm hiểu khái niệm Quản trị văn phòng là gì?

Văn phòng, công sở,... là những khái niệm mà chúng ta vẫn thường nghe hằng ngày. Nhưng đã bao giờ bạn tự hỏi, hay có ai đó đã hỏi bạn rằng: Quản trị văn phòng là gì hay chưa?

Quản trị văn phòng theo thuật ngữ chuyên môn, là một tập hợp các hoạt động hàng ngày có liên quan đến lập kế hoạch tài chính, lưu trữ hồ sơ, tài chính, nhân sự, phân phối vật lý và hậu cần trong một công ty, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh nhất định nào đó. Một nhân viên thực hiện các hoạt động này thường được gọi là quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng, họ đóng vai trò chính trong bất kỳ cơ sở hạ tầng tổ chức nào, bất kể quy mô lớn hay nhỏ. 

Nhìn chung, thông qua khái niệm này, chúng ta cũng nhìn ra được tầm quan trọng của hoạt động quản trị văn phòng. Các cá nhân hoạt động trong lĩnh vực này sẽ đảm đương vai trò quan trọng trong việc kết hợp tất cả các chức năng quản lý văn phòng để đạt hiệu suất cao nhất cho công ty, doanh nghiệp hoặc tổ chức. 

2. Ngành Quản trị văn phòng và những điều cần biết

Hơn 90% sinh viên ngành Quản trị văn phòng ra trường và đã thành công có việc làm đúng chuẩn. Tại Việt Nam, ngành học này dường như đã được phát triển từ lâu. Sự tăng trưởng mạnh mẽ con số các doanh nghiệp thành lập đã trở thành bàn đạp thúc đẩy triển vọng của ngành học này. Tiếp sau đây, chúng ta hãy đi sâu tìm hiểu ngành học Quản trị văn phòng nhé!

2.1. Thông tin chung về ngành Quản trị văn phòng

Là một ngành học hấp dẫn nhiều sinh viên, đặc biệt là các bạn nữ. Quản trị văn phòng hiện đang dẫn đầu chỉ số thành công tìm được việc làm sau khi ra trường. Sinh viên tham gia học tập trong phạm vi ngành học này, sẽ được cung cấp rất nhiều kiến thức về chuyên môn cũng như kỹ năng, nghiệp vụ đa dạng. Để khi ra trường, có thể đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong các doanh nghiệp. 

Nếu học ngành này, bạn sẽ được đào tạo kiến thức nền tảng về công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý văn phòng,... Đặc biệt là được tiếp cận những môn học hỗ trợ công việc Quản trị văn phòng thời đại kỷ nguyên số như Công nghệ thông tin, quản trị marketing và truyền thông,... Sau khi tốt nghiệp, hầu hết các sinh viên ngành này đều thành thạo sử dụng các phần mềm máy tính, có nhiều kỹ năng mềm phục vụ cho công việc như giao tiếp, sắp xếp, tổng hợp, phân tích,...

2.2. Ngành Quản trị văn phòng - Học ở đâu?

Tùy vào từng cơ sở đào tạo, mà ngành Quản trị văn phòng có thể được phân tách riêng ra từng chuyên ngành nhỏ hơn. Tóm lại, bạn có thể chọn theo học các ngành như (viết tắt là QT): QT văn phòng, QT hành chính công và QT Hành chính - Văn phòng. Nếu bạn đang đi tìm kiếm một chuyên ngành học thú vị, không hề nhàm chán, khi ra trường có rất nhiều cơ hội nghề nghiệp, mức lương ổn định, không lo thất nghiệp và công tác làm việc khá nhẹ nhàng,... thì có thể ngành Quản trị văn phòng rất thích hợp với bạn. 

Vậy học ngành học này ở đâu? Tất nhiên, ngoài chọn ngành thì chọn trường cũng là một nỗi quan tâm không hề nhỏ đối với các bạn trẻ, đúng không nào? Tại nước ta, bạn có thể sẽ khó tìm ra nhiều cơ sở đào tạo mở chuyên ngành này. Tuy nhiên, một số trường Đại học top đầu vẫn đang phát triển ngành Quản trị văn phòng theo xu hướng hiện đại nhất. Bạn có thể tham khảo các trường như: 

• Trường Đại học Sài gòn (SGD) - Tổ hợp môn D1.
• Trường Đại học Hoa Sen (DTH) - Tổ hợp môn D01/03/09 và A00/01.
• Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội (DCN) - Tổ hợp môn A00/01 và D01.
• Trường Đại học Đông Á (DAD) - Tổ hợp môn A16, C00/15, D01.
• Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Bình Dương (DKB) - Tổ hợp môn A00/01, C03, D01.
• Trường Đại học Nội Vụ (DNV) - Tổ hợp môn C19/20. 
• Trường Đại học Dân lập Phương Đông (DPD) - Tổ hợp môn A00/01, C00/01, D01/02/03/04.
• Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông (DTC) - Tổ hợp môn A00, C00/01 và D01.
• Trường Đại học Trà Vinh (DVT) - Tổ hợp môn C00/04, D01/14.

Điểm chuẩn của ngành học này sẽ dao động từ 13 - 23 điểm trên cơ sở kết quả kỳ thi THPT quốc gia. 

3. Công việc Quản trị văn phòng là làm gì?

Như đã nói khi tìm hiểu khái niệm Quản trị văn phòng là gì? Những cá nhân làm việc trong lĩnh vực này còn gọi là Quản trị viên văn phòng. Vậy họ làm gì? Làm ở môi trường như thế nào và mức lương ra sao? 

3.1. Quản trị văn phòng làm gì?

Quản trị viên phòng làm gì? Họ là một chuyên gia hành chính, người thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư để giúp các hoạt động của tổ chức triển khai có hiệu quả. Tùy thuộc vào vị trí cụ thể, nhiệm vụ chính của Quản trị viên văn phòng có thể bao gồm: hỗ trợ hành chính cho nhân viên, sắp xếp hồ sơ, sắp xếp việc đi lại cho giám đốc điều hành, thực hiện kế toán và xử lý bảng lương. Những trách nhiệm bổ sung có thể bao gồm:

• Giám sát các chức năng hành chính và giám sát các thành viên khác của bộ phận.
• Chào hỏi khách hàng, trả lời điện thoại và email của khách hàng, đối tác. 
• Vận hành và bảo trì các thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy in, máy tính,...
• Tiến hành nghiên cứu và tổng hợp báo cáo cho người giám sát và các bộ phận khác. 
• Lên lịch các cuộc họp và sự kiện, tổ chức, chuẩn bị và triển khai các tài liệu cần thiết. 
• Hỗ trợ nhân sự với việc tuyển dụng nhân viên mới,...

3.2. Môi trường làm việc của Quản trị văn phòng

Quản trị viên văn phòng thường làm việc toàn thời gian trong môi trường văn phòng của các công ty, doanh nghiệp. Mặc dù một số khác có thể làm việc kết hợp giữa ngồi văn phòng, gặp gỡ đối tác khách hàng hay đi công tác cùng lãnh đạo. Họ làm việc trong nhiều ngành công nghiệp như giáo dục, y tế, kinh doanh,... Quản trị viên văn phòng dành phần lớn thời gian trong ngày để ngồi tại bàn và sử dụng thiết bị của công ty. Chẳng hạn như: máy tính, điện thoại, máy in,...

3.3. Mức thu nhập trung bình của nghề Quản trị văn phòng

Mức lương của quản trị viên văn phòng khác nhau tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm của nhân viên, trách nhiệm công việc và vị trí địa lý. Tuy nhiên với sự đại trà của công việc này, thì sinh viên mới ra trường tại Việt Nam, bạn có thể nhận việc với mức lương từ 5,5 triệu đến 7 triệu. Còn đối với những cá nhân đã có kinh nghiệm hay trình độ cao, những vị trí trưởng phòng, quản lý,.. có thể có mức thu nhập trên 10 triệu/tháng. 

Việc làm quản trị văn phòng

4. Làm thể nào để trở thành một Quản trị viên văn phòng?

Sau khi đã biết Quản trị văn phòng là gì, bạn có hứng thú với việc trở thành một quản trị viên văn phòng không? Một quản trị viên văn phòng cần những kỹ năng gì và làm thế nào để bạn tham gia vào công việc này?

4.1. Kỹ năng của nghề Quản trị văn phòng

Dưới đây là một số kỹ năng cần thiết mà quản trị viên văn phòng cần thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả:

• Kỹ năng tổ chức: Quản trị viên văn phòng thường thực hiện các nhiệm vụ cho nhiều nhân viên hay bộ phận trong một công ty. Vì vậy, kỹ năng tổ chức là rất cần thiết cho các nhiệm vụ như duy trì lịch sự kiện, lịch họp của công ty và quản lý thời hạn cho các bộ phận khác nhau cùng một lúc. 
• Kỹ năng giao tiếp: Quản trị viên văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời và kỹ năng lắng nghe tích cực để cộng tác với nhân viên, giải quyết các nhu cầu cụ thể của bộ phận cho các nhiệm vụ chung của công ty. 
• Kỹ năng máy tính: Kiến thức về các ứng dụng và phần mềm máy tính là rất cần thiết, vì phần lớn thời gian của Quản trị viên văn phòng dành cho công việc đều trên máy tính. Nhiệm vụ điển hình bao gồm nhập dữ liệu, tạo báo cáo, trả lời email hay tiến hành các cuộc khảo sát trực tuyến khác. 
• Kỹ năng nghiên cứu và phân tích: Quản trị viên văn phòng có thể được yêu cầu nghiên cứu phần mềm mới mà công ty đang xem xét sử dụng hay để phân tích dữ liệu cho nhân viên. Ví dụ: khi chuẩn bị một bài thuyết trình cho một cuộc họp, quản trị viên văn phòng có thể cần chứng minh sự tăng trưởng của công ty bằng cách so sánh số liệu thống kê năm hiện tại với các dữ liệu từ những năm trước. 
• Chú ý đến chi tiết: Quản trị viên văn phòng có nhiệm vụ hoàn thành các bài tập đòi hỏi sự chú ý mạnh mẽ đến chi tiết, chẳng hạn như việc sắp xếp các chuyến đi công tác, nhập dữ liệu và đọc các tài liệu,...
• Tính linh hoạt: Loại công việc này có thể thay đổi hàng ngày. Quản trị viên văn phòng cần có khả năng thích ứng và sắp xếp lại ngày của họ để cung cấp hỗ trợ khi có nhu cầu. Ví dụ, họ có thể được yêu cầu hoãn làm việc thông thường để cung cấp hỗ trợ hành chính cho một bộ phận nhằm đáp ứng thời hạn.

4.2. Cách để trở thành một Quản trị viên văn phòng

Khi đã đọc đến đây, bạn rất mong chờ trong tương lai, công việc này sẽ thuộc về mình? Hãy áp dụng những bước sau để có được vị trí quản trị viên văn phòng nhé!

• Đáp ứng điều kiện giáo dục và những kỹ năng cần thiết

Ứng viên khi ứng tuyển việc làm hành chính văn phòng tại Hà Nội hay bất kỳ đâu với vị trí quản trị viên văn phòng trước tiên nên bổ sung những bằng cấp giáo dục, tốt nhất là bằng trung cấp, cao đẳng, đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng. Trường hợp ngoại lệ, những ứng viên học các chuyên ngành có liên quan cũng có thể ứng tuyển. Bạn cũng nên tham gia học các lớp nâng cao về công nghệ thông tin, tin học văn phòng hay quản lý cơ sở dữ liệu. Các lớp học kỹ thuật hay chương trình chứng nhận có thể giúp ứng viên đạt được các kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng. 

• Tạo một CV mạnh mẽ

Nghiên cứu các vị trí quản trị viên văn phòng và cập nhật mẫu CV của mình cùng với thư xin việc của mình thường xuyên, để làm nổi bật các kỹ năng cần thiết và phù hợp nhất cho các mô tả công việc mà nhà tuyển dụng đã đưa ra. Bao gồm trình độ học vấn cao nhất của bạn và bất kỳ một kinh nghiệm làm việc nào liên quan. 

• Chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn 

Bạn có thể chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn bằng cách đưa ra các câu trả lời mẫu thể hiện các kỹ năng chính của bạn. Chẳng hạn như giao tiếp, cẩn thận và kỹ năng máy tính. Thực hành trả lời những câu hỏi phổ biến mà nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn. 

Với sự ra đời của nhiều doanh nghiệp như hiện nay, có thể nói công việc cho ngành Quản trị văn phòng là không hề thiếu. Đa số mọi công ty đểu tìm kiếm những quản trị viên văn phòng - người sẽ chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ hành chính, làm việc chặt chẽ với các bộ phận có liên quan, xử lý các nhiệm vụ văn thư, điều phối lịch và tổ chức các cuộc họp,... 

Sinh viên học ngành này, ra trường có thể làm ở nhiều vị trí công việc khác nhau trong lĩnh vực ngành nghề này, chẳng hạn như: nhân viên hành chính - văn phòng, nhân viên văn thư, thư ký, trở lý tổng hợp, lễ tân,... Ngoài ra còn có cơ hội tham gia các chức danh cán bộ phụ trách lưu trữ - văn thư của các đơn vị, cơ quan Nhà nước hay làm giảng viên giảng dạy tại các cơ sở đào tạo lớn nhỏ. 

Giờ đây, bạn đã biết Quản trị văn phòng là gì cũng như Quản trị văn phòng ra làm gì và công việc cụ thể như thế nào. Cập nhật mọi tin tuyển dụng tại website Timviec365.vn để biết thêm chi tiết nhé!