Tạo thư mời nhận việc miễn phí - danh sách mẫu thư chuyên nghiệp nhất

Sự bùng nổ của Internet và hệ thống thông tin liên lạc đa dạng đã mở rộng cơ hội săn tìm ứng viên ưng ý cho nhà tuyển dụng cũng như cơ hội tiếp cận việc làm hấp dẫn nhất cho ứng viên với tỉ lệ tương đương nhau. Sự cân bằng về cơ hội này tạo ra tính quyết định của những mẫu thư mời nhận việc trong quá trình thu hút và chiêu mộ được nhân tài. Với vai trò những tuyển dụng, Headhunter,  bạn đã biết viết mẫu thư mời nhận việc gửi đến ứng viên như thế nào cho thuyết phục như thế nào? Tất cả sẽ được giải mã ngay sau đây.

1. Thư mời nhận việc là gì? Tầm quan trọng của thư mời nhận việc? 

Trong tiếng Anh, thuật ngữ thư mời nhận việc được sử dụng phổ biến với tên gọi “ Employment offer email”. Đây chính là tài liệu quan trọng mà nhà tuyển dụng gửi đến ứng viên của mình với mục đích mời họ về làm việc sau một buổi phỏng vấn thành công. Thay vì những cuộc gọi, một mẫu email chuẩn chỉnh, chân thành và đầy đủ những quyền lợi, thời gian bắt đầu nhận việc trở thành thứ “vũ khí” lợi hại giúp doanh nghiệp  chiêu mộ người giỏi sau một quá trình tìm kiếm tuyển dụng vất vả.  

Là con đẻ của ngành nhân sự, chắc bạn sẽ thấu hiểu hơn ai hết 1001 chuyện cười ra nước mắt của nghề mà mình đang theo đuổi cũng như tâm quan trọng của một mẫu thư mời nhận việc. Đó đích thị là tài liệu giúp doanh nghiệp của bạn gia tăng sức cạnh tranh trong cuộc chiến giành giật nhân tài cho những vị trí phù hợp trước đối thủ mạnh. Một thư mời nhận việc thành công cũng phản ánh được nỗ lực tuyển dụng của bộ phận và kết thúc hành trình “rong ruổi” rải hồ sơ khắp nơi của những ứng viên khó chiều lòng. Cũng giống như CV, sẽ có hai quyết định “đồng ý ” hoặc “không đồng ý ” được đưa ra.

Chỉ có điều, nhà tuyển dụng không chuyên - người nắm quyền sinh quyền sát trong thời điểm nhận CV và phỏng vấn có nguy cơ đối mặt với khả năng bị “hớt tay trên” bởi những chuyên viên tuyển dụng khác có năng lực viết thư mời nhận việc thuyết phục.

Những mẫu thông báo trúng tuyển, thư mời nhận việc không hồi đáp chính là dấu hiệu rõ nhất để nhận biết rằng cả quy trình, nỗ lực tuyển dụng trước đây đã chính thức đổ sông đổ biển. Do đó, bên cạnh việc đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ tuyển dụng thì viết những mẫu thư mời nhận việc thuyết phục là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà các nhà tuyển dụng đã có kinh nghiệm lâu năm đến những ai mới chân ướt, chân ráo vào nghề cần phải nằm lòng. Nếu bước vào làng tuyển dụng và đang đi tìm câu trả lời cho cách viết mẫu thư mời nhận việc như thế nào thì nội dung ngay sau đây dành cho bạn. 

2. Nội dung trong một mẫu thư mời nhận việc gồm những gì?

Được trình bày dưới dạng một bức thư và chuyển tiếp qua thư điện tử email, sự rõ ràng và chính xác mà phía tuyển dụng cần làm nổi bật ngay trên tiêu để của email.

 Tiêu đề email phải được khu biệt với phần nội dung bên dưới bằng kích cỡ, chữ lớn hoặc phông chữ nổi bật và thể hiện được thiện chí được mời ứng viên đến nhận việc. Điều này giúp ứng viên nhanh chóng nắm bắt được nội dung của bức thư và tiếp tục theo dõi xuống nội dung ngay bên dưới. 

Sự đầy đủ trong một email mời nhận việc được phản ánh thông qua nhưng nội dung  cụ thể mà nhà tuyển dụng trình bày bao gồm:  Mô tả chi tiết về vị trí công việc của ứng viên. Tại đây, ứng viên có thể tiếp nhận và trả lời cho câu hỏi một ngày làm việc của mình sẽ như thế nào, trong thời gian nào và nội dung công việc những gì với chức danh gì, phòng ban cụ thể là gì và người hướng dẫn hay cấp trên trực tiếp. 

Đây đồng thời là “tài liệu mật” giữa tuyển dụng và ứng viên đề cập đầy đủ đến những quyền lợi được hưởng nếu như họ đồng ý nhận việc tại doanh nghiệp có thể kể đến như mức lương cụ thể và những chế độ đãi ngộ hấp dẫn dựa trên đề xuất của ứng viên và sự cân nhắc của nhà tuyển dụng sau buổi phỏng vấn kết thúc. Nội dung không thể thiếu trong một bức thư mời nhận việc chuyên nghiệp, đó chính là lịch trình làm việc và hợp đồng.

Thư mời nhận việc đồng thời mang ý nghĩa như một bức thư trúng tuyển bởi nó cũng cấp cho ứng viên về kết quả và thời điểm cụ thể mà ứng viên đó được xác nhận bắt đầu làm việc tại công ty. Ngoài ra, trong thư cũng thể hiện rõ được một số nội dung cơ bản của hợp đồng làm việc như thời điểm nhận việc, thời điểm tiếp nhận hợp đồng thử việc cũng như thời hạn của hợp đồng. 

3. Hướng dẫn tạo thư mời nhận việc hiệu quả, thu hút nhân tài

3.1.  Những tiêu chí bắt buộc phải xuất hiện trong một mẫu thư mời nhận việc chuẩn 

Theo các chuyên gia tuyển dụng, để gia tăng sự đồng ý của ứng viên trong một mẫu thư mời nhận việc cần phải đảm bảo  4 tiêu chí cụ thể bao gồm: Sự rõ ràng, súc tích về mặt thông tin, sự đầy đủ về nội dung, cách trình bày chuyên nghiệp và văn phong phù hợp.

Sự đầy đủ của một lá thư mời nhận việc được thể hiện qua việc nhà tuyển dụng đề cập chính xác đến những nội dung đã được trình bày ở trên từ: Vị trí, quyền lợi, thời gian nhận việc, lương thưởng, những chế độ đãi ngộ cụ thể...Ngoài ra, thư mời nhận việc sẽ để cập đến những tài liệu cần phải chuẩn bị trong ngày đầu chuẩn bị để làm quen với công việc hoặc bản mềm hợp đồng. Những thông tin này sẽ giúp ứng viên nắm rõ được vị trí làm việc của mình cũng như dễ dàng đưa ra quyết định nhân việc hay không. 

Tiêu chí rõ ràng ngoài được thể hiện qua tiêu để của email, còn thể hiện trong cách triển khai các ý, các nội dung trong thư. Các nội dung trong thư ưu tiên trình bày theo những ý và gạch đầu dòng rõ ràng để ứng viên dễ tiếp cận và hiểu được ý đồ và mong muốn của nhà tuyển dụng tránh việc gây ra hiểu nhầm, thắc mắc và trao đổi qua lại nhiều lần. 

Cách trình bày chuyên nghiệp cũng là một thành tố quan trọng làm nên thành công của một email mời nhận việc. Trên thực tế, chưa có một quy chuẩn nào chính xác quy định về cách trình bày email chuyên nghiệp.Tuy nhiên, theo các chuyên gia, những mẫu email ngắn gọn, dễ nhìn với một số tiêu chí:  cách dòng giữa các đoạn, một đoạn vừa mắt tối đa là 3,4 dòng và mỗi ý, câu không quá 1,5 dòng nhận được những phản hồi ứng viên rất tích cực.

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn tôn vinh lên những đặc điểm đặc thù gì đó, có thể thiết kế thêm thư mời nhận việc bản mềm để mang một dấu ấn riêng, miễn sao có thể đáp ứng được tiêu chi đơn giản, dễ nhìn và không quá màu mè để vừa tạo ra được ấn tượng với ứng viên, tăng khả năng nhận diện thương hiệu công ty, vừa giúp ứng viên có thể nắm bắt được sư chuyên biệt của doanh nghiệp. 

Văn phong, câu từ trong một lá thư mời nhận việc không cần quá trung tính như CV, tuy nhiên cần đảm bảo được sự chân thành, cởi mở và hợp với văn hóa của doanh nghiệp. Đôi khi cũng cần cá nhân hóa, phù hợp với từng đối tượng ứng viên cụ thể.

3.2. Hướng dẫn cách viết thư mời nhận việc chuẩn nhất! 

Trong cấu trúc của một mẫu thư mời nhận việc File word, bạn cần đảm bảo những thành phần sau đây:

Thứ nhất là Quốc hiệu , tiêu ngữ. Là văn bản hành chính cực kỳ quen thuộc, trong mẫu thư mời nhận việc của bạn cần phải có Quốc hiệu, tiêu ngữ. Nội dung này sẽ mở đầu một mẫu thư mời nhận việc và thường được viết bằng chữ  in đậm, căn giữa nằm ở phần cao nhất của văn bản.

Ngay bên dưới Quốc hiệu tiêu ngữ là tên của tên của thư. Bạn viết bằng chữ in đậm, rõ ràng cụ thể như “THƯ MỜI NHẬN VIỆC”.

Nếu là mẫu thư điện tử, bạn cũng cần đảm bảo tiêu đề email với nội dung cụ thể như sau: [Tên công ty] Thư mời làm việc tại [Tên công ty] / Chúc mừng bạn đã nhận được lời mời làm việc tại [Tên công ty].

Tiếp theo đó là lời chào vào lời cảm ơn sâu sắc của công ty đến ứng viên đã đồng ý nhận lời mời phỏng vấn. Để cụ thể hơn, bên cạnh tên, nhà tuyển dụng có thể đính kèm thêm một số thông tin cá nhân khác của ứng viên như số điện thoại liên hệ hệ hay địa chỉ cụ thể. 

Mở đầu một mẫu thư điện tử, bạn có thể viết như sau:

"Quỳnh Chi thân mến!

Đầu tiên chúng tôi hết sức cảm ơn bạn đã quan tâm và đăng ký ứng tuyển cũng như tham gia phỏng vấn vị trí nhân viên marketing tại công ty."

Tiếp theo đó, nhà tuyển  dụng sẽ trình bày lý do mời ứng viên đến nhận việc. Đó có thể là dựa vào CV hay quá trình gặp gỡ trao đổi trong phỏng vấn cụ thể như sau:

"Qua những gì bạn đã trình bày trong CV và quá trình gặp gỡ, trao đổi qua phỏng vấn, chúng tôi rất ấn tượng về năng lực của bạn. Vì vậy, chúng tôi xin trân trọng kính mời bạn vào làm việc tại công ty chúng tôi với vị trí nhân viên Marketing. 

Sau lý do sẽ là nội dung để bạn trình bày cụ thể về những nội dung chính mà ứng viên quan tâm nhất bao gồm: vị trí công việc, mức lương thưởng, chế độ đãi ngộ, thời gian nhận việc. Bạn có thể viết thế này.

Tại vị trí này, bạn sẽ làm việc toàn thời gian (Bán thời gian) từ (Thời gian làm việc và số ngày làm việc trong tuần). Bạn sẽ trực tiếp dưới sự quản lý của anh Nguyễn Tiến Đạt thuộc phòng truyền thông. 

Như đã thỏa thuận trong buổi phỏng vấn, bạn sẽ nhận được mức lương  cứng là 8.000.000 đồng (Tám triệu đồng) trong thời gian thời gian làm việc chính thức. Mức lương thử việc trong hai tháng đầu là 85% lương cứng. Ngoài ra bạn cũng sẽ được nhận thêm những khoản hỗ trợ khác của công ty như bảo hiểm y tế và thưởng theo doanh số và chính sách về du lịch, nghỉ dưỡng theo quy định của công ty. 

Bạn cũng có thể tham khảo cụ thể những chính sách và hợp đồng của mình trong bản đính kèm dưới email. 

Thời gian làm việc của bạn bắt đầu từ  8h00 ngày  3/9/2020 và chúng ta sẽ cũng trao đổi cụ thể như thời hạn hợp đồng cũng như nội quy của công ty trong buổi làm việc đầu tiên."

Để xác nhận lời đề nghị làm việc này, Quỳnh Chi vui lòng xác nhận email trước 18h00 ngày 1/9/2020. Bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp đến số điện thoại của phòng tuyển dụng 012345678 để được giải đáp thắc mắc liên quan đến nội dung được trình bày trong thư mời nhận việc. 

Nội dung quan trong tiếp theo nhà tuyển dụng không thể bỏ qua trong một mẫu thư mời nhận việc đó là đánh giá cao sự đồng ý nhận việc và gửi lời cảm ơn sâu sắc, chân thành. Bạn có thể viết như sau:

“Chúng tôi rất mong muốn thấy bạn trở thành thành viên của công ty và chúc bạn có những trải nghiệm tuyệt vời tại đây”.

Xin chân thành cảm ơn bạn!

Cuối thư, đừng quên để lại tên và chữ kỹ của đại diện bộ phận nhân sự nhé. 

4. Địa chỉ tải về mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp nhất!

Là một trong những website chuyên về tuyển dụng nhân lực trực tuyến tiêu biểu nhất tại Việt Nam, timviec365.vn thấu hiểu được tầm quan trọng cũng như nhu cầu tham khảo một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp dành cho nhân viên tuyển dụng như thế nào.

Do đó, bên cạnh mang đến ứng viên những tài liệu quan trọng như CV những mẫu thư xin việc chuẩn chỉnh, tại timviec365.vn, các nhân viên tuyển dụng có thể tham khảo và tạo và tải về  hàng trăm mẫu thư mời nhận việc điện tử chuyên nghiệp được thiết kế theo đa dạng những phong cách khác nhau hoàn toàn miễn phí. Nếu bạn đang cần một mẫu thư mời nhận việc, hãy truy cập ngay vào timviec365.vn để tạo và tải về ngay nhé. 

Trên đây chính là những hướng dẫn cụ thể nhất của timviec365.vn về cách viết một mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp. Chắc chắn rằng bạn đã nắm được tinh thần của nó và tự tạo được một bức thư mời nhận việc để chiêu mộ nhân tài cho doanh nghiệp rồi chứ. Đừng quên truy cập ngay vào timviec365.vn để tải về những về mẫu thư mời nhận việc chuyên nghiệp cũng như cập nhật những việc làm hấp dẫn nhất nhé. Thân ái!