Tạo thư thông báo trúng tuyển hấp dẫn, gửi email nhanh cùng Mail365

Thư thông báo trúng tuyển là một tài liệu chính thức mà doanh nghiệp gửi đến các ứng viên được lựa đã lựa chọn sau quá trình phỏng vấn, tuyển dụng. Vậy làm sao để viết một lá thư thông báo trúng tuyển thu hút, thể hiện được sự chuyên nghiệp cũng như để nhân viên đã trúng tuyển đó cảm nhận được những quyền lợi mà họ sẽ được hưởng khi làm việc tạo doanh nghiệp mình?

1. Tại sao cần viết thư thông báo trúng tuyển thật thu hút và đầy đủ?

Thư thông báo trúng tuyển giống như một lời mời làm việc chính thức mà doanh nghiệp đưa ra với nhân viên tương lai của mình. Thư thông báo trúng tuyển này có thể được gửi qua email, cũng có thể được gửi như những lá thứ truyền thống khác thông qua đường bưu điện.

Cụ thể vai trò của thư thông báo trúng tuyển như sau:

1.1. Thư thông báo trúng tuyển đưa ra lời thông báo việc làm chính thức cho nhân viên mới

Nếu một lời mời làm việc được thực hiện qua điện thoại hoặc email, rất có thể sẽ kèm theo một lá thư chính thức xác nhận các chi tiết về công việc như mô tả công việc, mức lương, phúc lợi, nghỉ phép có lương và cơ cấu quản lý. Lời mời làm việc có thể phụ thuộc vào việc nhân viên mới hoàn thành các bước bổ sung, chẳng hạn như vượt qua kiểm tra lý lịch hoặc người tham chiếu, … Nhìn chung, doanh nghiệp sẽ cần viết thư thông báo trúng tuyển để chính thức hóa về thông báo đạt yêu cầu công việc mà doanh nghiệp gửi đến nhân viên mới. Đồng thời cũng cụ thể hóa một lần nữa về quyền lợi và yêu cầu công việc mà nhân viên đó được hưởng cũng như cần phải đáp ứng.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ gửi song song thư thông báo trúng tuyển và gọi điện trực tiếp đến ứng viên để thông báo trúng tuyển cũng như nhắc nhở về ngày đầu tiên đến nhận việc. Một lá thư thông báo trúng tuyển giúp thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

1.2. Viết thư thông báo trúng tuyển để nhắc lại một lần nữa thời gian và yêu cầu công việc

Mặc dù hầu hết các điểm quan trọng của thỏa thuận việc làm sẽ được đề cập trong cuộc điện thoại, nhưng thư thông báo trúng tuyển vẫn sẽ cung cấp các thông tin quan trọng về công việc như:

-  Ngày và giờ bắt đầu làm việc: Điều này có thể đã được thảo luận qua điện thoại với ứng viên, nhưng điều quan trọng là bạn phải ở trên cùng một trang thông tin với người quản lý tuyển dụng và những người còn lại trong nhóm để biết khi nào họ có thể nhận được một người mới.

- Trách nhiệm và vai trò công việc: Một trong những điểm chính của thư thông báo trúng tuyển là nêu chi tiết những trách nhiệm chính mà ứng viên sẽ phải hoàn thành. Điều này cung cấp sự rõ ràng từ tất cả các bên - và cung cấp một điểm tham chiếu khác cho các ứng viên khi họ đang quyết định giữa nhiều lời mời làm việc hoặc vị trí.

- Lương cơ bản và lương thưởng: Thông thường lương cơ bản cũng có thể được thực hiện trong giai đoạn đàm phán, nhưng nó có thể được xác nhận trong thư mời làm việc. Đây cũng là khu vực cần lưu ý cơ cấu tiền thưởng, số lượng tiền thưởng đó và cách đạt được nó.

-  Lợi ích sức khỏe và các đặc quyền khác: Công ty của bạn đang cung cấp những gì? Thêm một thành viên phòng tập thể dục? Nghỉ phép dài hạn? Những đặc quyền bổ sung này có thể không phải lúc nào cũng có trong thư mời, nhưng chúng phải rõ ràng trong đơn đăng ký. Nếu đầy đủ, bạn có thể liên kết hoặc gửi gói giới thiệu nhân viên với nhiều chi tiết hơn. Nếu có bất kỳ điều gì cụ thể hoặc khác biệt mà ứng viên đã thương lượng hoặc đề cập, đây là nơi trong thư để bao gồm điều đó.

- Lịch trình làm việc: Hầu hết các công việc văn phòng sẽ có giờ làm việc khá tiêu chuẩn, nhưng nếu nhân viên phải đi du lịch hoặc làm việc cuối tuần, thì hãy liệt kê điều đó trong thư mời làm việc. Hoặc nếu lịch trình không theo quy ước, chẳng hạn như trực ca hoặc ca thứ hai, thì hãy nêu rõ những yêu cầu đó trong thư mời làm việc.

- Cơ cấu tổ chức: Xác định cơ cấu tổ chức hoặc bộ phận trong thư xin việc sẽ giúp nhân viên mới làm rõ ai và họ chịu trách nhiệm gì. Cùng với các nhiệm vụ công việc, điều này cung cấp định hướng và quyền sở hữu. Chi tiết nhân viên sẽ báo cáo cho ai và bất kỳ vị trí nào mà nhân viên mới sẽ chịu trách nhiệm.

- Các thỏa thuận về bảo mật và không tiết lộ: Bao gồm mọi điều khoản bảo mật và NDA bắt buộc trong thư mời làm việc, đặc biệt nếu bạn đang xử lý thông tin bí mật và độc quyền có thể cạnh tranh.  NDA đã tăng lên trong những năm gần đây, đặc biệt là khi cạnh tranh cũng gia tăng.

 Vì lý do tương tự, bạn có thể cần phải bao gồm một điều khoản không cạnh tranh. Điều này sẽ ngăn tài năng của bạn chạy trốn và đi đến đối thủ cạnh tranh của bạn trên đường hoặc bên kia đường. Thường có những giới hạn về thời gian đối với những người không cạnh tranh và đây có thể là một góc độ thương lượng cho một ứng viên.

- Kiểm tra lý lịch việc làm: Tùy thuộc vào vị trí, điều này có thể là chính thức hoặc không chính thức.  Gọi một vài tài liệu tham khảo có thể là đủ để kiểm tra lý lịch; một vị trí quan tâm trực tiếp đến mọi người sẽ cần một cuộc điều tra lý lịch chính thức hơn. Một số ngôn ngữ trong thư mời làm việc có thể chỉ ra rằng nó phụ thuộc vào quá trình kiểm tra lý lịch.

Vậy làm sao để viết thư thông báo trúng tuyển chuẩn xác nhất?

2. Cách viết thư thông báo trúng tuyển chính xác – thu hút bạn nên biết

Thư thông báo trúng tuyển hiện thường được gửi dưới hai dạng là gửi qua bưu điện hoặc gửi truyền thống. Đối với các doanh nghiệp, cơ quan nhà nước thì mẫu thư thông báo trúng tuyển thường được trình bày theo dạng văn bản hành chính truyền thống, còn với các doanh nghiệp tư nhân thì lá thư này được thiết kế đa dạng về kiểu dáng hơn. Mặc dù vậy một lá thư thông báo trúng tuyển vẫn phải đáp ứng các yêu cầu về nội dung và trình bày để đảm bảo những thông tin mà ứng viên sẽ cần nhận được. Cụ thể cách viết thư thông báo trúng tuyển như sau:

Đầu tiên là thông tin doanh nghiệp và tiêu đề thư. Thông tin doanh nghiệp sẽ bao gồm địa chỉ email của doanh nghiệp, nếu là lá thư gửi online thì đây sẽ chính là địa chỉ email gửi thư tới. Tiếp theo sẽ là địa chỉ doanh nghiệp và số điện thoại công ty. Thông tin này cần chính xác 100% nhằm đảm bảo tính xác thực của thư. Tiêu đề thư sẽ được đề ở dưới và in hoa ví dụ: THƯ THÔNG BÁO TRÚNG TUYỂN. Ngoài ra, bên cạnh sẽ là lô gô công ty, thêm logo giúp lá thư của bạn thu hút hơn cả.

Mở đầu thư sẽ là lời cảm ơn và lời chúng mừng ứng viên đã tham gia phỏng vấn cũng như đã trúng tuyển vo doanh nghiệp. Khi viết mục này, bạn nên thể hiện sự khéo léo, trân trọng năng lực của ứng viên, Ví dụ bạn có thể viết “Qua quá trình gặp gỡ và trao đổi trực tiếp trong cuộc phỏng vấn, chúng tôi rất ấn tượng với phần thể hiện của bạn. Do vậy, chúng tôi muốn tạo cơ hội cho bạn cũng như cho chúng tôi để bạn trở thành một nhân viên xuất sắt của doanh nghiệp tại vị trí….”. Cách trình bày lịch sự, nhã nhặn và khéo léo sẽ là điểm nhấn mạnh mẽ mà doanh nghiệp bạn tạo với ứng viên của mình cũng thể hiện sự đánh giá cao vai trò và năng lực của họ với doanh nghiệp.

Nội dung chính của thư, bạn sẽ cần nhắc lại một lần nữa về mức lương và thời gian thử việc cùng với đó là những mô tả công việc cần thực hiện cũng như các chế độ cụ thể của doanh nghiệp đem lại. Cụ thể ở mục này, bạn có thể viết như sau:

“Như đã trao đổi với bạn trong buổi phỏng vấn:

- Mức lương khởi điểm: 7.000.000 đồng + 15% hoa hồng sản phẩm.

- Thời gian thử việc: 1 tháng với chế độ lương chứng là 85%.

Mô tả công việc:

- Nhận từ khóa và viết bài theo yêu cầu chuẩn seo.

- Nghiên cứu, cập nhật các trend hiện có để phát triển kịch bản, video viral cho doanh nghiệp.

- Tìm kiếm các phong cách viết bài mới ứng dụng vào bài viết để thu hút độc giả.

- Nắm bắt các thông tin từ nhiều nguồn kênh khác nhau.

- Thực hiện những yêu cầu khác theo sự sắp xếp của cấp trên”.

Bên cạnh việc nhắc lại những công việc như đã thỏa thuận, bạn cũng cần nhắc lại về những quyền lợi mà người lao động được hưởng ví dụ như chế độ bảo hiểm, du lịch nghỉ dưỡng hay thời gian trả lương định kỳ trong tháng.

Bộ hồ sơ đi kèm khi nhận viên sẽ bao gồm những gì cũng sẽ được thông báo đầy đủ, chi tiết tại đây. Đồng thời cũng thông báo chi tiết ngày đầu tiên đi làm cũng như yêu cầu phản hồi trước ngày đầu tiên nhận việc đó. Cuối cùng, bạn nên nhắc lại một lần nữa địa chỉ email của công ty đi kèm số điện thoại để ứng viên có thể liên lạc khi cần. Ngoài ra, cuối thư cũng bao gồm tên và chữ ký của người quản lý.

3. Cần lưu ý điều gì khi viết thư thông báo trúng tuyển

Khi viết thư thông báo trúng tuyển, bạn sẽ cần đáp ứng các yêu cầu như sau:

- Đảm bảo nội dung: nội dung thư sẽ bao gồm các thông tin về chế độ lương thưởng, yêu cầu công việc, ngày nhận việc rõ ràng, chi tiết để ứng viên nắm được thông tin.

- Không được sai lỗi chính tả.

- Nhắc đúng tên doanh nghiệp của bạn bao gồm các thông tin quan trọng như số điện thoại, địa chỉ email, địa chỉ doanh nghiệp.

- Lựa chọn màu của thư phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Hiện nay có rất nhiều mẫu thư thông báo trúng tuyển đẹp và thu hút được thiết kế riêng cho nhà tuyển dụng. Nổi bật trong số này phải kể tới thư của timviec365.vn trong mục email 365. Bạn có thể truy cập website và lựa chọn một mẫu thư phù hợp nhất cho mình.

Nhìn chung, thư thông báo trúng tuyển là thông báo quan trọng mà doanh nghiệp gửi đến ứng viên của mình. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ về thư thông báo trúng tuyển cùng những thông tin hữu ích khác cho mình.