Danh sách mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ - Tạo và tải miễn phí

Mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ bao gồm những nội dung gì? Nếu bạn là người mới bắt đầu làm việc trong ngành nhân sự thì hãy cùng tham khảo nội dung sau. 

Mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ như là một tín hiệu từ nhà tuyển dụng gửi đến cho các ứng viên, thông điệp này sẽ giúp cho ứng viên có niềm tin vào nhà tuyển dụng và yên tâm về quyết định chọn lựa công ty của mình hơn. Đây cũng là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tông trọng, lịch sự nhất định đối với các ứng viên tham gia ứng tuyển vào các vị trí tại công ty. 

1. Vai trò của mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ là gì? 

Sau một thời gian chờ đợi mà không có bất kỳ phản hồi nào từ nhà tuyển dụng có lẽ các ứng viên sẽ tự động để ngầm hiểu rằng: Họ không có cơ hội làm việc tại công ty này rồi, hay chắc hồ sơ, CV hay thư xin việc của họ có vấn đề gì đấy rồi hoặc không đáp ứng đủ tiêu chí mà nhà tuyển dụng đưa ra rồi,.. và rất có thể nhà tuyển dụng sẽ đánh mất đi một đi một ứng viên tài năng chỉ vì không phản hồi lại thư của các ứng viên. 

Chính vì vậy, thư phản hồi lại ứng viên chính là một trong những lời thông báo từ nhà tuyển dụng để ứng viên có thể biết được rằng nhà tuyển dụng đã đọc hồ sơ của họ. Thông qua các thông báo đó nhà tuyển dụng cũng có thể nhắc ứng viên cần mang theo những gì? Cần chuẩn bị gì nếu có cơ hội được tham gia phỏng vấn. 

2. Nội dung của mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ 

Mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ gồm những nội dung gì? Cần lưu ý những điểm nào? Để hiểu biết và viết đúng loại thư từ này bạn nên tham khảo nội dung những chia sẻ dưới đây. 

2.1. Những nội dung quan trọng trong bố cục mẫu thư

Sự xuất hiện của những nội dung này trong thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ là bắt buộc::

- Tiêu đề thư 

- Lời chào đầu thư

- Nội dung chính trong thư

- Lời kết

- Lời nhắc các ứng viên và lời chúc cuối thư

- Chữ ký của ban tuyển dụng + tên công ty 

Khi viết thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ bạn cần dựa theo các mục nội dung chính như trên để có thể viết một cách chính xác và đầy đủ nhất. Để biết chi tiết hơn về cách viết cho mỗi mục thì phần nội dung dưới đây sẽ trình bày cụ cách viết thư trả lời ứng viên khi nhận được hồ sơ của họ như hướng dẫn bên dưới.

2.2. Chi tiết cách viết nội dung trong thư

Tiêu đề thư được viết theo công thức như sau: Cảm ơn bạn đã ứng tuyển + tại vị trí ứng tuyển(tên vị trí ứng tuyển) +  tại công ty (tên công ty).

Tiếp đến là phần lời chào đầu thư: Xét về cách chào theo đúng văn phong thì bạn có thể trình bày lời chào đầu thư như sau: 

Xin chào bạn + tên ứng viên. 

Phần nội dung chính trong thư bao gồm ba phần mở thân kết bao gồm các nội dung chính trong mỗi đoạn như sau: 

Đoạn mở bài: Ban tuyển dụng + tên công ty xin chân thành cảm ơn bạn đã ứng tuyển tại vị trí hoặc bạn cũng có thể viết là xin chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm đến cơ hội việc làm tại công ty chúng tôi. 

Đoạn thân - phần thông tin chính có thể là các thông báo, lưu ý từ nhà tuyển dụng về hồ sơ ứng viên hoặc đó cũng có thể là thông báo về thời gian mà ứng viên có thể nhận được kết quả chính xác về kết quả hồ sơ. Phần này các bạn có thể viết như sau: 

Ban tuyển dụng công ty ABC ( tên công ty cụ thể) rất vui khi nhận nhân được sự quan tâm và dành thời gian đọc thông tin tuyển dụng về vị trí (tên vị trí công việc). Để đánh giá kỹ lưỡng và chính xác nhất về hồ sơ của bạn, chúng tôi sẽ cố gắng xem xét để phản hồi lại thông tin sớm nhất cho bạn trong khoảng thời gian từ 3 đến 5 ngày tới. 

Lưu ý ở phần trình bày nội dung này đó chính là phần thời gian phản hồi lại thư của ứng viên. Bởi trong thực tế, tùy thuộc vào thời gian tuyển dụng mà mỗi nhà tuyển dụng sẽ có một khoảng thời gian phản hồi lại ứng viên khác nhau có thể là từ 2 - 5 ngày, 3 - 5 ngày, thậm chí từ 1 cho đến 2 tuần hoặc đến hết ngày này tháng này - hết thời gian tuyển dụng của công ty thì ban tuyên dụng sẽ chọn lọc ra các ứng viên có hồ sơ tốt nhất. 

Vậy, chiến lược tuyển dụng của công ty bạn là gì? tiêu chuẩn để chọn ra các ứng viên cho từng vị trí trong công ty là gì? Dựa vào các thông tin đó mà bạn có thể xác định được thông tin chính xác về khoảng thời gian trả lời kết quả hồ sơ cho các ứng viên một cách chính xác nhất. 

Ngoài cách trình bày nội dung theo mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ như trên, bạn cũng có thể tham khảo cách trình bày khác cụ thể như sau: 

Công ty( tên công ty) rất vui khi nhận được hồ sơ của bạn đã gửi đến cho vị trí (tên vị trí), ban tuyển dụng công ty (tên công ty) xin gửi đến bạn một số lưu ý như sau:

- Thời gian phản hồi lại đối với các hồ sơ và bài kiểm tra thử(nếu có) đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí mà ban tuyển dụng đặt ra. Chúng tôi sẽ cố gắng phản hồi lại bạn kết quả hồ sơ trong vòng từ 1 đến 2 tuần, kể từ ngày nhận được hồ sơ của bạn qua thư này. 

- Đối với các hồ sơ và bài kiểm tra thử chưa đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí mà ban tuyển dụng công ty đề ra, chúng tôi sẽ lưu lại hồ sơ đó khi có các vị trí khác phù hợp hơn.

Vậy đối với phần kết thư các bạn cần trình bày như thế nào? Hãy cùng tham khảo gợi ý ngay sau đây: 

Chúc bạn có một ngày tốt lành và hãy kiểm tra thư thường xuyên để có thể cập nhật được các thông tin mới nhất từ chúng tôi, và hy vọng được hợp tác với bạn trong thời gian tới. 

Đó là một ví dụ về lời kết và cảm ơn ngắn gọn từ nhà tuyển dụng. 

Phần cảm ơn cuối thư/kính thứ bạn có thể sử dụng các từ như  Trân trọng! là từ được sử dụng trong hầu hết các thư mà nhà tuyển dụng gửi đến các ứng viên. Thể hiện sự lịch sự và tôn trọng đối với các ứng viên - những người mà có thể trở thành nhân viên trong tương lai tại công ty họ đang làm việc. 

Cuối cùng đó là phần ký tên: Bạn có thể dùng tên thật của bạn để ký và ghi rõ họ tên, hoặc bạn cũng có thể ký tên dựa trên danh nghĩa công ty ví dụ như: Ban tuyển dụng/ phòng nhân sự công ty (tên công ty).

Như vậy bằng cách thực hiện việc trình bày đủ 6 phần nội dung chính trong việc viết thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ như trên là bạn đã có thể hoàn thiện xong một bức thư phản hồi lại các ứng viên rồi. Vậy theo bạn mục đích của việc phản hồi lại thư của các ứng viên đã nộp hồ sơ này là gì?

3. Mục đích chính của mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ là gì? 

Thông qua nội dung về cách trình bày thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ mà chúng ta có thể suy ra được các mục đích khi viết thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ này bao gồm các mục đích sau: 

- Ứng viên có thể biết được thời gian chính xác mà họ nhận được kết quả hồ sơ thông qua thư trả lời của nhà tuyển dụng. Họ có quyền hy vọng về kết quả của mình và chờ đợi kết quả phỏng vấn đó.

- Thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng đến các ứng viên và sự uy tín của công ty. 

- Ứng viên có thể chờ đợi kết quả và chuẩn bị cho phần phỏng vấn tiếp theo (nếu được chọn)

Trong khi trình bày thư phản hồi lại các ứng viên nhà tuyển dụng cần trình bày nội dung sao cho sát nghĩa nhất có thể, để làm sao khi nhìn vào nội dung bức thư người đọc - các ứng viên có thể hiểu rõ được thông điệp mà nhà tuyển dụng muốn gửi đến, mục đích của họ trong bức thư đối với các ứng viên là gì?

4. Tổng hợp các lưu ý khi viết thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ

Nội dung cần trình bày một cách đầy đủ, ngắn gọn, phân biệt các ý, dứt khoát để các ứng viên có thể dễ dàng nắm bắt được thông điệp của nhà tuyển dụng, từ đó họ cũng có thể thực hiện theo các yêu cầu và lưu ý mà nhà tuyển dụng yêu cầu trong mail. 

Nội dung thư phản hồi cũng có thể được thay đổi linh hoạt không nhất thiết phải theo một cấu trúc nhất định. Điều này tùy thuộc vào việc nhà tuyển dụng muốn thống báo đến các ứng viên những thông điệp gì? Hay những lưu ý gì? Vì thế mà nội dung có thể được thay đổi linh hoạt theo các hướng đó. 

Cách xưng hô trong thư phản hồi ứng viên đã nộp hồ sơ: Vì một thực tế là cả nhà tuyển dụng và các ứng viên không hề biết đến nhau, chưa từng gặp mặt nhau, nên việc xưng hô cũng vì thế mà nên có sự giữ khoảng cách nhất định, lịch sự và tôn trọng. Các bạn có thể sử dụng ngôi thứ nhất và thứ hai như bạn và tôi, hoặc ngôi thứ nhất và ngôi thứ 3 tôi - anh/chị. 

Tránh các lỗi sai, đặc biệt là sai về chính tả, ngữ pháp, ngữ nghĩa của các từ trong câu. Chính vì vậy mà sau khi nhà soạn thảo xong thư bạn có thể đọc lại, rà soát kỹ lại nội dung thư, hình thức thư đã ổn hay chưa? kịp thời sửa chữa lại những lỗi sao đó. 

Địa chỉ liên hệ công ty và đường dây nóng có thể liên lạc với nhà tuyển dụng. Ở phần kết thư các bạn có thể thêm phần thông tin liên hệ, đường dây nóng để các ứng viên có thể liên lạc khi mà họ có bất kỳ vấn đề nào cần thắc mắc một cách trực tiếp, và địa chỉ cụ thể của công ty. 

Chưa hết, Đối với phần tên riêng của công ty, vị trí công việc, tên ứng viên, tên nhà tuyển dụng cần được viết hoa một cách rõ ràng. Bên cạnh đó bức thư cần được sử dụng ngôn ngữ viết, văn phong trang trọng, lịch sự, thể hiện sự tôn trọng nhất định đối với các ứng viên. 

Kết luận, Thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc chuyển các thông điệp của nhà tuyển dụng đến với các ứng viên. Đồng thời đây cũng chính là một tín hiệu gửi đến các ứng viên để họ có thể mong đợi, và có sự tin tưởng vào nhà tuyển dụng. 

Thông qua bài viết mẫu thư trả lời ứng viên đã nộp hồ sơ với các nội dung chính như vai trò, mục đích, và cách viết các nội dung chính trong thư đã được trình bày trong bài viết, hy vọng các bạn đã có thể nắm bắt được các thông tin trong bài viết để có thể tham khảo và áp dụng vào công việc một cách hữu ích nhất.