Tạo thư mời hội họp chuyên nghiệp - Gửi thư mời nhanh chóng, miễn phí

Thư mời hội họp là văn bản thường xuyên xuất hiện trong các cơ quan doanh nghiệp khi cần mời một cá nhân đến tham dự cuộc họp liên quan trực tiếp tới công việc chung. Bên cạnh đó, mẫu thư mời hội họp sẽ thường có nội dung quan trọng nằm trong chiến lực phát triển doanh nghiệp vậy nên hình thức hóa về mẫu chuẩn sẽ luôn được đề cao. Tuy nhiên, để tạo được tính thống nhất cho các doanh nghiệp thì bài viết sẽ chia sẻ tới bạn mẫu thư mời hợp họp chuẩn nhất dưới đây.

1. Thư mời hội họp bạn đã nắm bắt được 

Bản chất của thư mời hội họp sẽ giống với thông báo về sự kiện cuộc họp sắp diễn ra sắp tới tại một doanh nghiệp nào đó, cung cấp thông tin cùng thời gian, địa điểm và nội dung về cuộc họp đó. Đối với ai nhận được thư mời hội họp sẽ là đối tượng bắt buộc cần tham gia vì bạn sẽ là một mắt xích quan trọng, công việc bạn đảm nhận có đóng góp lớn cho công ty. Đặc biệt với cuộc họp sắp diễn ra cần tới bạn để được phổ biến về chính sách, định hướng thay đổi mới cho công việc. 

Hội họp là một hoạt động thường xuyên tại các cơ quan doanh nghiệp hiện nay, riêng đối với các đơn vị kinh doanh nhỏ cùng số lượng người ít thì việc thông báo mời họp sẽ truyền miệng. Còn đối với các doanh nghiệp, tập đoàn lớn thì việc hội họp sẽ cần chuẩn chỉnh hóa bằng thư mời, có thể sử dụng về gửi thư trực tuyến hoặc in ấn gửi trực tiếp tới cá nhân. Vì thông qua thư mời này sẽ giúp các cá nhân hiểu được tính chất cần thiết và sự quan trọng của cuộc họp từ đó sẽ ý thức được sự chuẩn bị về cuộc họp một cách chu đáo hơn. 

Có thể đối với nội dung của cuộc họp thông thường thì thư mời sẽ chỉ bao gồm về thời gian và địa điểm, nhưng đối với các cuộc họp khẩn và quan trọng thì sẽ cần nói sơ qua về nội dung. Ví dụ như xử lý một cá nhân vi phạm nội quy công ty xây dựng làm tổn thất về sàn đổ trần thì cuộc họp sẽ cần nêu ra ra lý do đó và để bàn bạc về khiển trách ra sao.  

Dù là họp với bất kỳ nội dung gì thì việc tạo ra một mẫu thư mời chuẩn về nội dung cùng hình thức sẽ luôn là điều kiện tất yếu giúp nâng cao hơn về tính chất quan trọng của buổi họp. Tất nhiên, ngoài mẫu thư hội họp phổ biến thì hiện nay sẽ còn rất nhiều mẫu thư mời họp với nội dung khác mà bạn cũng cần quan tâm.

Nếu bạn muốn mời bất cứ đối tượng nào đó dự cuộc họp quan trọng thì có lẽ bạn hãy viết thư mời chứ không nên sử dụng gọi điện, nhắn tin. Hơn nữa là nội dung của thư mời bạn cần đáp ứng về nội dung cơ bản chi tiết và cụ thể sẽ được trình bày tạo phần tiếp theo. 

2. Đáp ứng về nội dung khi viết về thư mời hội họp 

Có lẽ quan những thông tin chia sẻ ban đầu về mẫu thư mời hội họp chắc chắn bạn đã phần nào hiểu được về sự quan trọng và mẫu thư mời hội họp sẽ cần viết những gì đúng không. Nhưng làm sao để viết được mẫu giấy mời hội họp chuẩn và đẹp thì đó lại là câu hỏi của rất nhiều người. 

Đặc biệt khi nội dung thư mời hội họp lại là yếu tố cốt lõi cần người thực hiện thật sự chú ý, thông thường sẽ do chính bộ phận nhân sự soạn thảo cùng sự phê duyệt của Ban Giám đốc. Tuy nhiên, việc trình bày nội dung lại không quá khó, chỉ đơn giản và thật sự ngắn gọn như sau:

2.1. Phần mở đầu thư hội họp

+ Tên cơ quan: Sẽ được viết tại góc bên trái đúng theo  tên đăng ký làm việc tránh sự sai sót vì người được mời sẽ không biết đó là công ty nào.

+ Quốc hiệu tiêu ngữ: Đây là mục bắt buộc dành  cho mọi văn bản hành chính và đối với thư mời hội họp sẽ được trình bày tại phía bên phải. 

+ Tiêu để thư mời: Thể hiện về mục đích tổng quát nhất cho cuộc họp được viết chữ in hoa có dấu căn giữa mở đầu.

2.2. Phần nội dung thư hội họp 

Nội dung trình bày của thư mời họp sẽ là kính gửi tới khách mời (người nhận thư) đầy đủ thông tin và chính xác về họ và tên, tham dự cuộc họp gì, địa điểm tổ chức và thời gian cụ thể. Đặc biệt có sự nhấn mạnh về lý do cũng như vấn đề được đưa ra tại cuộc họp đó là như thế nào

Ví dụ: 

Kính gửi: Ban Giám đốc công ty TNHH AKA

Thay mặt Ban Giám đốc công ty TNHH NKN kính mời ban Giám đốc công ty TNHH AKA đến dự buổi họp về vấn đề xây dựng kế hoạch hỗ trợ lao động phổ thông tìm việc làm theo chương trình hợp tác giữa hai bên. 

Thời gian: 14h, ngày 1 tháng 10 năm 2020

Địa chỉ: Tại tòa 5A, Loo3, Khu đô thị AD, HM, Hà Nội.

2.3. Phần kết thư hội họp

Đưa ra lời đề nghị và cảm ơn dù đã trình bày được lý do thể hiện về nội dung cần thiết và cần tới sự có mặt của người nhận thư nhưng để tăng tính khẳng định bạn cũng cần đưa ra lời đề nghị. Đề nghị về việc mong muốn họ đến đúng giờ, có sự chuẩn bị tài liệu và đóng góp ý kiến cho buổi hội họp và tất nhiên sau đó bạn cũng đừng nên bỏ qua lời kính mong thể hiện sự tôn trọng và mong muốn họ tới buổi họp. 

Ví dụ: “Đề nghị người phụ trách có mặt tại địa điểm họp đúng giờ, chuẩn bị tài liệu đầy đủ và đóng góp về các ý kiến tích cực giúp buổi họp thành công như mong đợi”. Lời “Kính mong ông/bà được mời đến dự họp đúng thời gian đã quy định.

Cuối cùng bạn cũng sẽ cần thể hiện được chữ ký của người lãnh đạo cơ quan để tăng tính xác minh cho buổi họp để hoàn thiện được mẫu thư mời đúng chuẩn và nhanh nhất. Bên cạnh đó việc sử dụng các mẫu thư mời hội họp sẽ còn tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của các cơ quan hay doanh nghiệp  mà có sự thay đổi khác nhau. Vậy nên, bạn cũng cần tìm hiểu nhiều hơn nữa để có được một sự lựa chọn tốt hơn để sử dụng. 

3. Vậy thư mời hội họp sử dụng cho những trường hợp nào?

Không chỉ duy nhất về thư mời họp họp mà còn rất nhiều mẫu giấy tờ hay biểu mẫu, tài liệu mà bạn có thể sử dụng trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày. Đặc biệt khi bạn là người cần sử dụng nhiều mà có ít thời gian thực hiện thì bạn có thể lựa chọn tải và tham khảo mẫu với timviec365.vn để sử dụng miễn phí và nhanh chóng hơn. 

>> Tải mẫu thư mời hội họp mới nhất ngay tại đây: mau- giay-moi-hoi-hop-moi-nhat.doc

>> Mẫu thư mời hội họp lớp:Mau-giay-moi-hop-lop.pdf

>> Download nhanh thư mời hội họp chuẩn: Thu_Moi_Hop.pdf

Việc mời bất kỳ đối tượng nào tham dự cuộc hội họp thì bạn cũng cần xác định được đối tượng được mời đó là ai và chức vụ đảm nhận là gì. Lời lẽ sử dụng sẽ cần tới sự trang trọng, không quá rườm rà chỉ cần đọc qua là hiểu được bạn đang mời họ tham gia cuộc họp về vấn đề gì, thời gian địa điểm là tại đâu. 

Mẫu thư mời hội họp sẽ được dùng trong rất nhiều trường hợp khác nhau không có sự cố định một lý do. Có thể mẫu thư hội họp lại được sử dụng cho họp phụ huynh, mẫu giấy mời tham dự hội nghị, đôi khi là mẫu giấy mời liên hoan, mẫu giấy mời họp đảng chi bộ, giấy mời làm việc, giấy mời tham gia tiệc,... 

Tùy theo chính từng hoàn cảnh cụ thể mà thư mời hội họp sẽ được dùng cho những mục đích khác nhau như về mẫu giấy mời hội họp lớp tức là muốn gặp lại những người bạn cũ từng học và sẽ chuyển tới tất cả các thành viên của lớp cũ. Nhưng với mẫu thư họp đảng bộ lại hướng tới các vấn đề liên quan tới đảng và được gửi tới các đảng viên. 

Nếu khi tìm hiểu bạn vẫn có sự thắc mắc cho mình thì hãy đọc ngay với timviec365.vn về mẫu tài liệu cung cấp, sau đó chỉ  cần điền các thông tin cung cấp phù hợp cho hoàn cảnh cụ thể là đã có thể sử dụng. 

4. Một vài lưu ý khi viết mẫu thư hội họp dành cho bạn

* Thông tin của người mời hội họp

Đối với phần này bạn sẽ cần ghi đầy đủ và rõ ràng về họ tên cùng như chức vụ để khi người nhận giấy mời có thể biết được chính xác về ai là người mời mình. Bên cạnh đó bạn cũng có thể đưa ra số điện thoại liên hệ để người nhận có thể liên lạc với bạn về trường hợp cần thiết khi có lý do chính đáng. 

* Tóm tắt nội dung 

Người viết sẽ là người chịu trách nhiệm về việc ghi rõ về các nội dung của cuộc họp và ghi một cách tóm tắt nhất. Sự ngắn gọn từ 1 - 2 dòng nhưng đủ để giúp người độc nắm bắt được nội dung cơ bản và thông điệp muốn truyền tải là gì, thư mời không nên quá dài dòng. 

* Thời gian và địa điểm 

Tất nhiên đây sẽ là mục không thể bỏ qua với một mẫu biên bản hội họp nhưng cũng có điều cần lưu ý riêng. Khi viết người trình bày sẽ có trách nhiệm ghi rõ về thời gian địa điểm diễn ra cụ thể để người được mời có thể xác định vị trí tới. Qua đó rút ngắn được thời gian cho việc đi lại, và thời điểm gửi tốt nhất là nên trước 1 tuần để họ có thể sắp xếp thời gian và tham gia đầy đủ. 

* Lời đề nghị

Thể hiện về yêu cầu với người tham dự cuộc họp chuẩn bị về một nội dung nào đó có thể là về một bài phát biểu, một tiết mục văn nghệ hoặc hài kịch,...tùy thuộc theo cuộc hội họp tham gia. Tất nhiên nội dung này sẽ chỉ được dành cho những người đặc biệt và cần có sự chuẩn bị trước chứ không phải là tất cả. 

Bên cạnh đó lời đề nghị cũng có thể sử dụng là yêu cầu về ăn mặc trang phục ra sao, có các tiêu chuẩn gì. Điều này có lẽ sẽ phụ thuộc vào người chủ trì cuộc hội họp mong muốn để viết nội dung một cách phù hợp hơn. 

* Chữ ký và ngôn ngữ

Có thể đối với một số mẫu giấy mời hội họp của công ty, hay họp lớp sẽ cần có chữ ký của người đại diện đứng đầu để thể hiện sự xác thực và nâng cao hơn về hiệu lệnh. Về ngôn ngữ thì sự trang trọng, thể hiện được sự lịch sự và tôn trọng sẽ luôn là điều cần thiết không nên đưa ra mệnh lệnh đối với người tham dự. 

Như vậy có thể thấy được việc hoàn tất một thư mời hội họp không quá khó nhưng cũng không hẳn là dễ dàng. Bởi ngoài sự tuân theo khung sườn cơ bản thì bạn sẽ cần kết hợp và linh hoạt đưa nội dung chính xác để tạo được sự thu hút người tham dự. Vậy nên, việc tìm hiểu và trau dồi nhiều hơn về cách viết đó là yếu tố cơ bản giúp bạn trở thành một nhân viên giỏi, nhận được sự đánh giá cao từ nhà tuyển dụng. 

Hy vọng qua thông tin được timviec365.vn chia sẻ ngày hôm nay sẽ tạo nền tảng có ích nhất cho quá trình viết thư mời hội họp và hoàn thành thư hội họp cho chính bạn.