Admin Supervisor / Hành Chánh Văn Phòng

- Lên kế hoạch, dự trù kinh phí cho các hoạt động Hành Chính tại VP chính phù hợp với mục tiêu và định hướng của công ty.
- Lên kế hoạch và hướng dẫn nhân viên các phòng ban cải thiện kỹ tuân thủ các nội quy của công ty về Vệ sinh, ATLĐ, Vệ sinh nơi làm việc, 5S,….
- Phát triển các hoạt động nhằm cải thiện hình ảnh môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh, sạch đẹp, văn hóa ứng xử nơi công sở..
- Quản lý và phân tích hiệu quả việc sử dụng các tài sản vật chất công ty, đề xuất các cải tiến hiệu quả sử dụng.
- Theo dõi & Quản lý các công việc hành chính văn phòng nhằm tạo sự an toàn, tiện ích và thoải mái nơi công sở:
Tài sản và bảo trì:
- Trang thiết bị vật chất tại SSC (lịch bảo hành, bảo trì, cải tạo,…)
- Kiểm tra hệ thống, trang thiết bị điện lạnh tại văn phòng và các thiết bị điện (tiết kiệm và hạn chế thất thoát tài sản tại VP).
- Đề xuất thay thế, sửa chữa cơ sở vật chất khi đến hạn, hoặc có hỏng hóc.
- Theo dõi lịch bảo trì của từng hạng phục tại văn phòng.
- Tạo mối quan hệ tốt đẹp với bên cho thuê để có được dịch vụ chất lượng nhất cho công ty.
- Theo dõi hợp đồng thuế, hợp đồng bảo hiểm.
- Lên kế hoạch xây dựng và kiểm tra PCCC.
Mua hàng:
- Lên dự trì kinh phí các hoạt động hành chính tại văn phòng công ty theo yêu cầu hàng quý, năm.
- Đánh giá chất lượng và giá cả của nhà cung cấp hàng quý, hàng năm, gửi báo cáo cho cấp quản lý để duyệt.
- Thương lượng với nhà cung cấp về giá và hợp đồng.
Hỗ trợ:
- Quản lý cấp phát đồng phục (đổi vị trí, cấp mới, cấp bổ sung, …) theo nhu cầu của quản lý hệ thống nhà thuốc.
- Sắp xếp khách sạn và đặt vé máy bay.
- Sắp xếp đón người nước ngoài.
- Giám sát vấn đề nhà ở của người nước ngoài, của nhân viên học việc, công tác theo yêu cầu của công ty.
- Tham gia vào việc chỉnh sửa, làm bản vẽ, sắp xếp hành chánh khi mở hoặc cải tạo văn phòng của công ty.
- Phối hợp với các Trưởng phòng để sắp xếp việc hỗ trợ từ Hành chánh.