Chánh Văn Phòng

* Nhiệm vụ tổng quát:
- Hoạch định kế hoạch hoạt động dài, trung, ngắn hạn của Văn phòng công ty theo chiến lược công ty và chỉ đạo cấp trên.
- Tổ chức VPCT nhằm hình thành một bộ máy hoạt động hữu hiệu có kết quả, hiệu quả, năng suất và chất lượng.
- Quản lý nhân viên VP công ty; Giám sát, nhắc nhở việc thực hiện các c ông việc hành chính, pháp chế, lễ tân, thông tin …. Đảm bảo hoạt động thông suốt tòan Công ty.
- Phối hợp toàn lực lượng VPCT, phối hợp tốt với các bộ phận bên trong và bên ngoài Công ty để hoàn thành mục tiêu đề ra.
- Lập ngân sách tối ưu để hoạt động và kiểm soát việc thực hiện ngân sách.
- Xây dựng và phát triển đội ngũ CBNV VPCT, phát triển cán bộ kế thừa.
- Triển khai kế hoạch, vạch ra những giải pháp, biện pháp cụ thể nhằm đạt mục tiêu Kế hoạch đã đề ra.
- Kiểm soát việc thực hiện kế hoạch và chương trình hành động.
- Cải tiến liên tục nhằm đảm bảo hoàn thành và hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ đã cam kết.
** Nhiệm vụ cụ thể:
* Nhiệm vụ hàng ngày:
- Tiếp nhận và xử lý kịp thời các chỉ đạo của GĐ, thông tin của các đơn vị trong và ngoài Công ty, báo cáo của CBNV trong VPCT.
- Phân công, giao việc, hướng dẫn cho CBNV trong VP thực hiện những công việc mới phát sinh.
- Kiểm tra, hiệu chỉnh các văn bản, báo cáo, kế hoạch, phương án, v.v.. của CBNV trong VPCT trước khi trình duyệt hoặc phát hành.
- Phối hợp các đơn vị thực hiện các công tác phát sinh.
- Tham mưu, tham gia ý kiến với hoạt động của các đơn vị, của Công ty.
* Nhiệm vụ hàng tuần
- Triển khai xây dựng và kiểm tra thực hiện kế hoạch công tác tuần của CBNV VPCT.
- Nhắc nhở rút kinh nghiệm, bổ sung kịp thời các thiếu sót trong công tác của CBNV VPCT.
- Kiểm tra chương trình làm việc với các đơn vị bên trong và ngoài Công ty.
* Nhiệm vụ hàng tháng
- Báo cáo các chương trình công tác của VPCT định kỳ theo yêu cầu.
- Xây dựng, triển khai và kiểm tra thực hiện kế hoạch công tác tháng của VP.
- Phối hợp các đơn vị thực hiện các công tác hành chánh định kỳ như kiểm tra lưu trữ soát xét văn bản.
- Tổ chức họp SXKD định kỳ hàng tháng của Công ty.
* Nhiệm vụ hàng quý
- Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động quý của đơn vị .
- Lập kế hoạch công tác quý của đơn vị .
- Tổ chức Hội nghị sơ kết công tác quý của Công ty
* Nhiệm vụ hàng năm và không định kỳ
- Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động năm của đơn vị.
- Lập kế hoạch công tác năm của đơn vị.
- Tổ chức Hội nghị sơ kết công tác năm - tất niên của Công ty.
- Tổng hợp báo cáo tổng kết tình hình hoạt động năm của các đơn vị trong Công ty.
- Tổ chức các Lễ hội, sự kiện lớn trong năm.
- Đề xuất xếp lương, điều chỉnh mức lương chức danh, khen thưởng, kỷ luật đối với CBCNV trong đơn vị.