Điều Phối Viên Nhập Khẩu

* NHIỆM VỤ CHÍNH:
- Phát triển hiệu quả quy trình cung ứng hàng hóa xuất, nhập khẩu thông qua việc tối ưu hóa các hoạt động với đối tác, giảm chi phí, thời gian, nhân lực và mang lại kết quả mỗi ngày một cải thiện.
- Là một Điều Phối Viên nhập khẩu, sẽ báo cáo cho Giám Đốc cung ứng Thực phẩm nhập khẩu.
MÔ TẢ CHI TIẾT CÔNG VIỆC:
* Chịu trách nhiệm nhập khẩu hàng hóa theo quy trình:
- Đảm bảo thực hiện nhập khẩu các mặt hàng phù hợp quy định Việt Nam và công ty.
- Đảm bảo chỉ nhập khẩu hàng hóa từ các nhà xuất khẩu được phép xuất khẩu tới Việt Nam.
- Nhận đơn hàng từ International Food Sourcing Manager/ Director của bộ phận nhập khẩu.
- Làm hợp đồng, shipping mark và gửi đến các nhà cung cấp trong 1-2 ngày từ khi đơn hàng được xác nhận.
- Mua bảo hiểm và mở tín dụng thư cho các đơn hàng (nếu có)
- Gửi yêu cầu tạo code cho nhà cung cấp mới đến các bộ phận nội bộ công ty (SSC: Thu Mua, Supply Chain,…)
- Theo dõi và kiểm tra lịch trình đơn hàng, đảm bảo không bỏ sót đơn hàng hoặc cập nhật trễ trong báo cáo hàng tuần (ETD, ETA, trì hoãn (nếu có),…)
- Liên hệ với ngân hàng để nhận bộ chứng từ hàng hóa (nếu có)
- Chuẩn bị tất cả các chứng từ để khai báo hải quan
- Chịu trách nhiệm cập nhật các dữ liệu tracking, báo cáo, hồ sơ nhập hàng và báo ngay các bên liên quan về tình huống và hướng giải quyết khi có bất thường.
- Theo dõi shipment status (tình trạng vận chuyển và cảnh báo hàng ngày khi có thay đổi ETA muộn hơn dự kiến và làm việc hiệu quả với các bên để hạn chế sai sót, cung ứng đủ hàng, kịp thời)
- Làm việc chặt chẽ với kế toán, tài chính để có theo dõi nguồn thu, chi trong nhập khẩu được kịp thời, chính xác, minh bạch, phù hợp với quy định của công ty.
- Lưu trữ hồ sơ theo quy định, đảm bảo thỏa mãn yêu cầu của Kiểm toán, thanh tra nhà nước và nội bộ.
* Thông báo đến kho trung tâm và TTTM cho việc nhận hàng nhập khẩu và lên kế hoạch giao hàng:
- Thông báo danh sách hàng hóa, thời gian giao nhận hàng và lấy mẫu tại kho
- Thông báo đến kho việc in tem nhãn tiếng việt cho hàng nhập khẩu (nếu có)
- Cập nhật tình trạng các chuyến hàng nhập khẩu cho kho và TTTM để kho sắp xếp nhân sự nhận hàng và lên kế hoạch giao hàng.
- Thông báo giá bán, giá thành sản phẩm (Cost prices) và các thành phần đi kèm (hộp, tem, nhãn,... nếu có)
* Chịu trách nhiệm tính toán tổng chi phí hàng nhập khẩu và các công việc khác:
- Tính giá chi phí ước tính cho các lô hàng nhập khẩu,
- Theo dõi khiếu nại bổi thường nhà cung cấp, forwarder,…. (nếu có)
- Phối hợp với các bên thanh toán hợp đồng, hóa đơn dịch vụ, phí dịch vụ, L/C, hóa đơn bảo hiểm,…. kịp thời, minh bạch cho nhà cung cấp, công ty bảo hiểm, forwarder, ngân hàng,…
* Làm báo cáo:
- Tình hình của các chuyến hàng nhập khẩu
- Chi phí tổng hợp đầy đủ, chính xác, cho từng lô hàng, từng đối tác, từng sản phẩm với đủ các tiêu chí quan trọng nêu trong hợp đồng mua hàng.
- Làm tập hợp cơ sở dữ liệu, báo cáo khác theo nhu cầu từng thời điểm.