Mail365 - Trình tạo và gửi thư mời phỏng vấn miễn phí tốt nhất

Làm thế nào để có được mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn giúp nhà tuyển dụng chuyên nghiệp hơn? Qua mẫu thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ tạo được thiện cảm tốt với ứng viên để gửi lời thông báo trang trọng cho những ứng viên tiềm năng của mình.

Với một bức thư mời phỏng vấn gửi qua email được viết chuyên nghiệp và nổi bật sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn thu hút ứng viên một cách hiệu quả, tăng mức độ phản hồi của ứng viên, nhất là trong tình hình doanh nghiệp đang ở trong trạng thái khát nhân lực và cần tìm người lao động nhanh chóng. 

Nếu như bạn là một nhà tuyển dụng và nhận nhiệm vụ từ trưởng phòng nhân sự về việc soạn thảo thư mời ứng viên đến phỏng vấn, bạn chưa biết bắt đầu như thế nào với lá thư mời của mình vậy thì hãy tham khảo ngay bài viết này. Đơn giản là vì tại đây Phượng sẽ mang đến những kiến thức quan trọng cho bạn có thể hiểu về thư mời phỏng vấn từ A đến Z, bao gồm việc hiểu bản chất thế nào là thư mời phỏng vấn, mẫu thư mời phỏng vấn việc làm theo quy định mới nhất như thế nào, cách viết thư mời phỏng vấn ra sao để chinh phục ứng viên,...?

1. Bạn có biết thế nào là mẫu thư mời phỏng vấn?

Trong giới chuyên môn các nhà tuyển dụng, mẫu thư mời phỏng vấn còn được gọi là Interview Invitation Email.  Đây là một loại thư từ dùng chuyên biệt cho công tác tuyển dụng việc làm, sử dụng để gửi cho người ứng viên ngay sau vòng xét duyệt thành công hồ sơ ứng tuyển của họ. 

Mục đích của thư mời phỏng vấn theo tên gọi hẳn đã quá rõ mồn một: mời ứng viên trúng tuyển vòng xét duyệt hồ sơ bước tiếp vào vòng phỏng vấn. Đối với ứng viên thì đó là một cơ hội nghề nghiệp lớn, nó cho thấy, họ đã đi đến gần với vị trí việc làm hơn.

Tuy nhiên, nhận được thư mời phỏng vấn thì người ứng viên có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận. Như Phượng vừa chia sẻ, thư mời phỏng vấn đem đến cơ hội việc làm mà chính người ứng viên hướng tới nhưng tại sao lại có cả nguy cơ họ từ chối chính cơ hội đó bằng cách từ chối thư mời phỏng vấn? Điều này âu cũng dễ hiểu và bạn có thể hình dung đến việc, sẽ có rất nhiều thư mời tuyển dụng cũng được gửi tới cho họ trong thời điểm đó. Vậy thì ứng viên hoàn toàn có quyền được lựa chọn chấp nhận lời mời của một lá thư nào có thể tạo ấn tượng tốt. 

Theo logic ấy, rõ ràng đơn vị bạn cũng có nhiều đối thủ cạnh tranh  trong cuộc chiến tìm kiếm người tài năng về phụng sự cho doanh nghiệp đúng không nào. Để trở thành người chiến thắng, chiêu mộ thành công nhân tài, nhất định bạn - người đại diện cho công ty kết nối nhân lực cần phải có chiến lược tốt, bắt đầu từ việc chuẩn bị sẵn sàng một mẫu thư mời phỏng vấn thật chuyên nghiệp và apply nội dung bên trong đó đầy cuốn hút nhé. 

2. Nội dung chính thể hiện trong mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Nội dung của thư mời phỏng vấn là điều vô cùng quan trọng đối với mẫu thư mời phỏng vấn. Nhà tuyển dụng cần phải đảm bảo nội dung đó rõ ràng, súc tích, có thể truyền tải chính xác và dễ hiểu mong muốn của nhà tuyển dụng muốn mời người ứng viên bước vào vòng phỏng vấn tiếp theo. Để chuyển thành hiệu quả mong muốn đó,, bạn hãy chắc chắn trong nội dung của thư mời phỏng vấn đã có đầy đủ nội dung sau đây:

2.1. Tiêu đề của email gửi thư mời phỏng vấn

Tiêu đề email gửi thư mời phỏng vấn cần phải chính xác, đặc biệt khi bạn lựa chọn một template email theo mẫu có sẵn. Có rất nhiều rủi ro xảy ra chỉ cần bạn bất cẩn một chút chẳng hạn như gửi email nhưng để nguyên tên và địa chỉ người nhận thư hoặc để tiêu đề không đúng với mục đích  gửi thư. 

Điều đó dễ khiến ứng viên cảm thấy điều đầu tiên là họ không được tôn trọng, nếu là người dễ tính hơn thì họ mặc định bạn đã gửi nhầm mail cho họ, người được mời là người khác và chắc chắn bạn sẽ nhận được một lời đánh giá về bạn rằng, bạn là một nhà tuyển dụng không chuyên nghiệp, dù cho lời đánh giá đó bạn chẳng thể nghe được.

Ngoài ra, tiêu đề email gửi mẫu thư mời phỏng vấn cần phải nêu rõ ràng mong muốn của bạn là gì - muốn mời ứng viên đó tới tham dự buổi phỏng vấn của công ty bạn. Khi không ghi rõ ngay mục đích ấy ra ở tiêu đề mail thì ứng viên có thể sẽ không chú ý tới mail của bạn vì họ còn dành thời gian để khám phá các mail mời phỏng vấn rõ ràng hơn của các nhà tuyển dụng khác.

2.2. Một lời cảm ơn chân thành tới ứng viên

Nhiều người sẽ cảm thấy không thỏa đáng khi phía nhà tuyển dụng lại phải cảm ơn ứng viên. Phượng biết có rất nhiều người đang tự cho rằng giữa nhà tuyển dụng và ứng viên là mối quan hệ thứ bậc, trong đó, ứng viên luôn ở cấp thấp hơn và chỉ có ứng viên mới cần chủ động tìm đến nhà tuyển dụng còn nhà tuyển dụng có quyền được nói có hoặc không với ứng viên.

Có thật là như vậy? Xin thưa rằng, ai còn đang giữ suy nghĩ đó thì hãy từ bỏ ngay, nhất là người đó lại đang đóng vai trò là một nhà tuyển dụng.  Thực chất, không có bất cứ thứ bậc cao thấp hay trên dưới giữa ứng viên với nhà tuyển dụng, đó là một mối quan hệ bình đẳng. 

Việc cả đôi bên gửi lời cảm ơn đến cho nhau là điều cần thiết để đảm bảo mục đích của mình được thực hiện. Ứng viên gửi mail tới cho nhà tuyển dụng kèm theo lời cảm ơn tương đương với việc nhà tuyển dụng gửi lời cảm ơn trong thư mời phỏng vấn đến ứng viên vậy, tất cả đều dựa trên cơ sở hai bên tôn trọng lẫn nhau. 

Lời cảm ơn với sứ mệnh mang tới thiện chí cho đối phương cho nên đó là yếu tố buộc phải có trong email gửi thư mời phỏng vấn. 

2.3. Hình thức phỏng vấn

Việc cung cấp thông tin này đến ứng viên ngay trong thư mời là điều đặc biệt cần thiết vì đối với câu chuyện phỏng vấn mà nói, có rất nhiều hình thức phỏng vấn được nhà tuyển dụng áp dụng như phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn online, phỏng vấn qua điện thoại hay qua skype,... Tùy từng hình thức sẽ phải đưa nội dung yêu cầu kèm theo. Chằng hạn như nếu cuộc phỏng vấn diễn ra thông qua sự kết nối skype thì phía công ty cần cung cấp đầy đủ tài khoản skype cho ứng viên và đồng thời yêu cầu ứng viên gửi tài khoản skype của họ lại để bạn dễ dàng kết nối khi buổi phỏng vấn diễn ra.

2.4. Một số nội dung thông tin nhanh cần đưa trong mẫu thư mời phỏng vấn

Ở những phần tiếp theo của lá thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đảm bảo đầy đủ các nội dung bên dưới đây:

- Mục đích chính của buổi phỏng vấn sắp tới là gì?

- Thời gian, địa điểm cụ thể, rõ ràng diễn ra buổi phỏng vấn

- Thông tin người gửi email, lưu ý gửi gắm: Để đề phòng những rủi ro có thể xảy ra trong thời gian diễn ra cuộc phỏng vấn như ứng viên đi lạc đường sẽ bị đến trễ lịch hẹn phỏng vấn hoặc không nhớ chính xác thời gian phỏng vấn,... bạn cần đưa cả vào email cac thông tin liên lạc để khi họ cần hỗ trợ thì có thể liên lạc với bạn dễ dàng.

- Thông tin liên quan đến doanh nghiệp: trong mẫu thư mời phỏng vấn không thể thiếu phần này. Những thông tin như fanpage, website,... chính là cơ sở uy tín giúp doanh nghiệp tăng độ uy tín trong mắt ứng viên. 

3. Bí quyết giúp tăng tỷ lệ thành công của thư mời phỏng vấn

Có một vài mẹo nhỏ nhưng “có võ” Phượng muốn gửi tới cho bạn nắm được để tăng tỷ lệ thành công của email thư mời phỏng vấn. Tiếp nhận ngay các thông tin bên dưới để giúp thư mời phỏng vấn của bạn Apply thành công trong mắt của ứng viên.

Thứ nhất, có thể cung cấp một số lựa chọn về thời gian, địa điểm hay hình thức để ứng viên chọn lựa mục đích “chiều lòng” ứng viên, mang đến cho họ sự thoải mái nhất để bước vào cuộc phỏng vấn. Với chiến lược mà thu về được nhiều hồ sơ ứng tuyển thì việc đem tới cơ hội để ứng viên được tự do đề xuất hoạt động phỏng vấn đặc biệt có ích, giúp gia tăng hành vi mở thư mời cũng như số lượng ứng viên tham gia vào cuộc phỏng vấn. 

Thứ hai, sau thời gian 2 đến 6 tiếng đồng hồ, bắt đầu từ lúc gửi thư đến mail của ứng viên, bạn cần gọi điện cho ứng viên để thông báo về việc gửi thư mời và xác nhận xem ứng viên đã xem thư hay chưa. Còn một mục đích khác từ việc gọi điện Phượng cho rằng rất có ích, đó chính là khéo léo nhắc nhở ứng viên hãy mở mail để xem thư ứng tuyển. Qua cuộc gọi nhắc nhở đó, cũng coi như là bạn đã có một cuộc phỏng vấn Test thử trước tiên để kiểm tra về cách ứng xử của ứng viên như thế nào và có bước đầu đánh giá, nhận xét về mức độ phù hợp của từng người, dễ dàng cho việc sau này chọn lọc người tiềm năng nhất.

4. Những lưu ý quan trọng khi viết mẫu thư mời phỏng vấn

Bạn hãy lưu lại ngay một số điểm quan trọng dưới đây nếu muốn thư mời phỏng vấn gửi cho ứng viên thực sự hoàn hảo và chuyên nghiệp:

- Văn phòng trang trọng, nghiêm túc, chỉn chu. Tuyệt đối tránh sử dụng từ lóng, từ viết tắt, hạn chế đưa các biểu tượng icon, emoji vào trong thư.

- Thể hiện sự lịch sự: Có rất nhiều yếu tố mà quá trình gửi email phải đặc biệt chú ý nhằm tránh gây bất lịch sử và để lại ấn tượng không tốt trong mắt của ứng viên. Bạn lưu ý không nên gửi thư mời ở các thời điểm sau giờ làm việc hay lúc cuối tuần. Đây đều là những thời điểm nhạy cảm, ai cũng cần được nghỉ ngơi. Thậm chí họ chẳng dành thời gian này cho việc check mail và nếu có vô tình mở mail đi chăng nữa và nhìn thấy email mời phỏng vấn của bạn, họ cũng dễ có thái độ không mấy thiện cảm, đó là lý do để không bao giờ mail của bạn được mở ra để đọc. 

Trường hợp giữa bạn và ứng viên lệch nhau về múi giờ thì hãy tế nhị chọn thời điểm cả đôi bên cùng trong thời gian làm việc để thuận lợi cho quá trình trao đổi. 

- Mang theo sự lịch thiệp vào thứ thư mời phỏng vấn bạn nhé bằng cách gửi thư mời phỏng vấn vào đúng mail cá nhân của ứng viên.

5. Tham khảo mẫu thư mời phỏng vấn phổ biến

5.1. Mẫu thư mời phỏng vấn Tiếng Việt

 MẪU THƯ MỜI PHỎNG VẤN TIẾNG VIỆT.docx

5.2 Mẫu thư mời phỏng vấn Tiếng Anh

 MẪU THƯ MỜI PHỎNG VẤN TIẾNG ANH.docx

Như vậy, việc chuẩn bị một bức thư mời phỏng vấn đặc biệt quan trọng, là bước đầu tiên để quyết định sự tiếp cận thành công với ứng viên. Nếu là một nhà tuyển dụng, bạn hãy tham khảo ngay những bí quyết chuẩn bị thư mời ứng viên phỏng vấn mà Bích Phượng chia sẻ hoặc tải mẫu thư mời phỏng vấn từ trên trang web timviec365.vn về máy để có được lá thư chuẩn chỉnh, giàu sức thuyết phục nhất nhé.