Nhân Viên Chứng Từ Xnk (Bookings. Ops)

- Tiếp nhận các thông tin về các lô hàng (các bookings) đang và sẽ triển khai của Công ty bao gồm thông tin hợp đồng, thông tin lịch giao hàng, chứng từ giao hàng…và theo dõi, cập nhật, quản lý toàn bộ kế hoạch xuất nhập khẩu hàng hóa đảm bảo chính xác - kịp thời trên hệ thống phần mềm và các dạng dữ liệu khác theo quy định của Công ty;
- Dựa vào các chứng từ được cung cấp, thường xuyên liên hệ với các Hãng tàu để cập nhật lịch hàng cho các bookings bao gồm thời gian đi (ETD), thời gian đến (ETA), thời gian lưu miễn phí, mức lưu …;
- Truy suất, đôn đốc Hãng tàu, Nhà cung cấp theo yêu cầu của kế hoạch kinh doanh, tiếp nhận Thông báo hàng về ( A/N) của các lô hàng và thông báo kịp thời đến các vị trí liên quan trong Phòng và vị trí khác được chỉ định thông báo;
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến Hãng tàu, Cảng biển bao gồm xác minh các chi phí làm hàng của các bên liên quan này; xin ân hạn thời gian lưu miễn phí, xin chuyển cảng....đảm bảo cho việc thực hiện thông quan và giải phóng hàng nhanh chóng, bảo vệ đầy đủ quyền lợi của người thuê và sử dụng dịch vụ (Công ty);
- Thực hiện việc mua bảo hiểm cho các lô hàng khi nhận được chứng từ. Phối hợp cùng cấp Quản lý và các vị trí liên quan đấu nối với bên bảo hiểm để giải quyết tổn thất (nếu có). Lập báo cáo hồ sơ mua bảo hiểm trong tháng, đối chiếu với chứng từ, hóa đơn trong tháng chuyển Phòng Tài chính thanh toán theo quy định.
- Nhập dữ liệu phần mềm online theo quy định được phân công. Thực hiện các chế độ báo cáo, tương tác theo quy định đảm bảo cho công tác lập kế hoạch tuần, tháng của cấp Quản lý cũng như việc phối hợp thuận lợi giữa các phòng/ban nghiệp vụ của Công ty theo kế hoạch kinh doanh của Công ty đề ra.

- Tiếp nhận chứng từ của lô hàng, kiểm tra tính phù hợp và tương tác để hoàn thiện chứng từ đảm bảo chứng từ hợp lệ theo đúng quy định của khâu thông quan;
- Chuẩn bị chứng từ copy của các lô hàng trình ký theo kế hoạch tuần; đảm bảo việc chuyển chứng từ này cho Nhà thầu chậm nhất 03 ngày so với kế hoạch triển khai;
- Đảm bảo việc chuẩn bị - trình ký – chuyển phát chứng từ cho Nhà thầu có sự quản lý của Trưởng Bộ phận và theo quy định của Công ty đáp ứng việc quản trị chất lượng giao nhận chung của Bộ phận cũng như phòng ngừa, ngăn chặn các phát sinh, thiệt hại do việc thất lạc hoặc gửi nhầm chứng từ;
- Lập hồ sơ xin cấp giấy phép kiểm dịch nhập khẩu và các giấy phép liên quan khác. Đấu nối với cơ quan chức năng đảm bảo việc cấp giấy phép đúng thời gian không ảnh hưởng đến tiến độ thông quan của lô hàng và báo cáo cấp Quản lý để giải quyết kịp thời khi có phát sinh.
- Thực hiện công tác văn thư lưu trữ của Bộ phận đảm bảo việc sử dụng hồ sơ, tài liệu ngăn nắp, thuận tiện cho công việc cũng như đúng quy trình luân chuyển hồ sơ của Công ty;
- Thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo quản trị theo quy định và theo yêu cầu của cấp Quản lý và ban Giám Đốc