Nhân Viên Làm Chứng Từ - Quản Lý Chất Lượng

* Mô tả công việc: Tham gia kiểm hàng, gửi mẫu và làm chứng từ cho các lô hàng xuất khẩu, hàng nhập khẩu, hàng nội địa.
* Trách nhiệm: 
- Phụ trách công việc chứng từ hàng xuất theo các hồ sơ của nhân viên phòng kinh Doanh. 
- Kiểm tra , ký xác nhận bao bì các lô hàng xuất 
- Kiểm tra L/C theo yêu cầu phòng kinh doanh.
- Thực hiện công việc kiểm hàng với NAFIQAD đối với các lô hàng có kiểm hàng:
- Nhận hợp đồng từ Phòng kinh doanh.
- Nhận kế hoạch kiểm hàng từ Phòng kinh doanh Phan Thiết.
- Làm hồ sơ kiểm hàng : Giấy đăng ký, packing list, phiếu bù hàng 
- Mail hồ sơ kiểm hàng cho phòng QLCL HNPT (nếu kiểm hàng tại Phan Thiết) 
- Đăng ký lịch kiểm hàng với Nafi.
- Tổng hợp list hàng kiểm báo anh Lĩnh, báo phòng QLCL, kho 4000MT phòng kinh doanh để kiểm hàng .
- Đi kiểm hàng tại kho Swire
- Mail phiếu bù hàng cho phòng QLCL, phòng kinh doanh để theo dõi bù hàng.
- Gởi mẫu kiểm phòng kiểm nghiệm bên ngoài (nếu có).
- Tính phí kiểm lô hàng. 
- Scan lưu hồ sơ kiểm hàng .
- Theo dõi kết quả .
- Báo kết quả cho các bộ phận liên quan.
- Báo trả mẫu Nafi lưu về Phan Thiết. 
* Đối với các lô hàng thẩm tra không cần kiểm hàng:
- Làm hồ sơ đăng ký cấp chứng thư nộp tại NAFI .
* Thực hiện công việc lấy chứng thư:
- Tổng hợp các chứng từ: packing list, bill, kết quả, hồ sơ kiểm hàng để soạn Health certificate và các chứng từ khách yêu cầu. 
- Mail hồ sơ và đến NAFIQAD lấy Health.
- Giao hồ sơ cho Phòng xuất.
- Scan, lưu hồ sơ. 
- Mail heath certificate cho phòng QLCL
- Phụ trách công việc kiểm hàng tại Kiểm Dịch Thực Vật, Vinacontrol, SGS, Intertek … cho các lô hàng có yêu cầu.
- Phụ trách công việc gởi mẫu kiểm theo yêu cầu của HNPT và HNSG tại các phòng kiểm nghiệm độc lập như: Pasteur, Hải đăng, Case, Intertek, Trung Tâm 3, Bereau Veritas …
- Phụ trách hồ sơ hàng nhập: làm hồ sơ đăng ký các lô hàng nhập tại cơ quan Thú Y, NAFI, Kiểm Dịch Thực Vật, Vinacontrol, Trung Tâm 3…
- Phụ trách hồ sơ hàng nội địa: Giải quyết những vấn đề phát sinh của nội địa về hồ sơ chứng từ liên quan đến chất lượng.
- Theo dõi, lưu trữ hồ sơ công bố chất lượng, kết quả kiểm nghiệm định kỳ của HNPT và HNSG để cập nhật lên ổ đĩa nội địa để dễ dàng cập nhật.
- Làm hồ sơ công bố chất lượng các mặt hàng sản xuất tại Hải Nam Sài Gòn : Vi cá, yến sào, nấm mèo, bún gạo, bánh phở….
- Gửi mẫu kiểm nghiệm định kỳ các mặt hàng công bố tại HNSG.
- Kiểm tra, ký xác nhận bao bì các lô hàng nội địa.
- Làm hồ sơ đăng ký cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm cửa hàng 55 Phạm Ngọc Thạch, HNGV, Nhà hàng chè yến.
- Làm báo cáo và họp giao ban với các phòng ban hàng ngày, báo cáo với Ban Giám Đốc hàng tuần, hàng năm.
- Làm hồ sơ đăng ký độc quyền kiểu dáng công nghiệp. 
- Theo dõi thông tin về các qui định mới của NAFI, Thú Y, VASEP… để thông báo đến ban Giám Đốc và các bộ phận.
- Theo dõi cảnh báo của thị trường EU, Nhật, Mỹ…để cập nhật thông tin đến Ban Giám Đốc và các bộ phận.
- Đề xuất các kiến nghị đến VASEP về các quy định của nhà nước không phù hợp. 
- Theo dõi ký hợp đồng với các phòng kiểm nghiệm.
- Làm hồ sơ HACCP cho xưởng Gò Vấp
- Theo dõi đăng ký hàng gắn A.
- Làm các công việc khác theo yêu cầu Ban Giám Đốc và trưởng phòng.
* Quyền hạn: 
- Được quyền nêu lên những khó khăn, vướng mắc để nhờ trưởng phòng , các phòng ban và Ban Giám Đốc hỗ trợ giải quyết.
- Được quyền đề xuất các trang thiết bị, vật tư phục vụ cho công việc.