Admin Staff / Nhân Viên Hành Chánh

- Input data of Telephone charge, be in charge payment monthly telephone charge, follow up the receipt of telephone VAT invoice, resolve the problem related to VAT invoice (about 60% main tasks)
- Receive incoming phones and transfer to related person.
- Check and prepare relevant documents to admin expenses for payment & follow up VAT invoices (flower, water, ink, taxi,…)
- Welcome and prepare tea, water for the guests
- Collect staff card, parking card, name stamp of the person who quit job
- Receive, sort and distribute correspondence to related divisions
- Order stationery, name stamp, medicines, refreshment, water, air-ticket.. Register parking card
- Prepare Cabinet lock & unlock schedule & morning greeting schedule
- Input & manage data of stationery cost.
- Arrange and save files administrative document monthly
---------------------------------------
- Nhập chi phí điện thoại hàng tháng, tổng hợp chi phí làm thanh toán, theo dõi nhận hóa đơn VAT, giải quyết phát sinh liên quan đến hóa đơn VAT (chiếm 60% công việc chính)
- Nghe điện thoại và chuyển điện thoại đến các Bộ phận có liên quan
- Kiểm tra chứng từ liên quan đến chi phí của bộ phận Hành chính để làm thanh toán hàng tháng và nhận hóa đơn VAT
- Chuẩn bị trà nước cho khách
- Nhận văn phòng phẩm, thẻ ra vào, đồng phục từ nhân viên nghỉ việc.
- Nhận, phân lọai, giao thư, báo chí đến các bộ phận có liên quan
- Nhận đặt hàng và mua văn phòng phẩm, con dấu, mực in, thuốc, bánh kẹo, nước, vé máy bay… Đăng ký thẻ đậu xe với tòa nhà
- Lập bảng phân công mở khóa tủ và đọc nguyên tắc đạo đức.
- Nhập và quản lý chi phí văn phòng phẩm
- Sắp xếp và lưu chứng từ phòng hành chánh hàng tháng