Chuyên Viên Hành Chính/ Administration Executive (Supervisor)

A- Trách nhiệm chính - Key Responsibilities
1. Soạn thảo công văn giấy tờ của BP Hành chính/ Draft official documents of Admin section.
2. Tổng hợp các yêu cầu thanh lý tài sản, phối hợp với P. Kế toán tiến hành thanh lý tài sản/ Generate request of asset disposals, co-ordinate with Accounting Dept. to carry out asset disposals.
3. Các công việc xin cấp, gia hạn visa, thẻ tạm trú, giấy phép lao động cho CB nước ngoài đến làm việc cho Công ty/ thực hiện các thủ tục xin visa cho cán bộ Công ty đi công tác/ Carry out related jobs to foreigners as applying for Visa, Visa extension, temporary residence card, work permit and related jobs to all company employees who go for business trip.
4. Đặt vé máy bay, đặt KS cho CBCNV đi công tác/ Book flight ticket, hotel for all company employees when they go for business trip.
5. Đặt may BHLD, quản lý & cấp phát định kỳ/đột xuất cho khối Bán hàng/ Order labor uniform, manage and distribute periodically or in unscheduled cases for sales section.
6. Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng, có trách nhiệm kiểm kê TS khi phòng Kế toán yêu cầu./ Manage assets, office equipments, carry out asset inventory when being requested by Accounting Dept.
7. Nhận yêu cầu đăng ký VPP từ các BP/PB, làm các thủ tục mua, theo dõi và cấp phát VPP/ Receive stationery request from other depts., carry out purchasing procedure, follow and distribute them.
8. Chịu trách nhiệm mua các đồ dung, vật dụng theo yêu cầu tại Metro & các Siêu thị./ Be responsible buying requested tools, articles…. at super markets.
9. Theo dõi suất ăn căng tin ( lập báo cáo tồn thực phẩm hàng ngày). Các công việc đăng ký VS an toàn Thực phẩm./ Follow quantity of meal at canteen (make daily remained food report), be responsible for food safety registration.
10. Lên thực đơn hàng ngày (thay đổi thường xuyên phù hợp với mùa, ngày) đảm bảo đủ định lượng và dinh dưỡng phục vụ CBCNV Công ty (in thực đơn tuần & chụp ảnh suất ăn mẫu hàng ngày)/ Make daily food menu (change regularly in accordance with season) to ensure nutrition and food quantity factors for all employees.
11. Tiếp nhận, theo dõi & đôn đốc các yêu cầu sửa chữa được các PB gửi tới. Theo dõi các công việc sửa chữa tòa nhà văn phòng./ Receive, follow repair request from other depts. Follow repair jobs of head office.
12. Theo dõi vệ sinh công nghiệp bên ngoài & bên trong tòa nhà (giặt ghế văn phòng, khơi thông cống rãnh, dịch vụ sửa chữa văn phòng) - định kỳ 1 lần/năm/ Follow outside and inside industrial sanitation of head office (office seat washing, drainage pipe cleaning, office repairing) – period of once a year.
13. Theo dõi thực hiện các hợp đồng Bảo vệ HN (thời hạn HĐ và thanh toán hàng tháng)/ Follow daily operation of security service in Head office (contract terms and monthly payment)
14. Theo dõi hợp đồng & giám sát diệt côn trùng & thanh toán hàng tháng / Follow operation of pest control service and make monthly payment request.
15. Theo dõi HĐ mua bảo hiểm tài sản, cùng kế toán cập nhật báo tang, giảm TS, hàng hóa, hàng tháng, chuẩn bị các kỳ tái tục BH/ Follow asset insurance contract, co-ordinate with accounting dept. to updated monthly increased or decreased asset, goods situation and report, prepare for extended insurance contract.
16. Theo dõi thanh toán và tiến hành làm các thủ tục thanh toán đối với các công việc đang chịu trách nhiệm./ Follow payments and carry out payment procedure for jobs that are responsible.
17. Các công việc HC khác theo điều động của Giám đốc cấp cao, Phòng HR-GA./ carry out administrative jobs requested by Senior Director, HR-GA Department.

- Ngày Lễ, thưởng năm từ 2 - 3 tháng trở lên / Public Holidays, Annual bonus for 2 - 3 of monthly salary & up - BHXH, BH tai nạn cá nhân, BH chăm sóc sức khỏe / Social Ins, P. Accident Ins, Health Care Insurance - Điều chỉnh & Tăng lương hàng năm / Annual Salary Adjustment & Increase