Chuyên Viên Hành Chính (Phụ Trách Quản Lý Tài Sản & Xây Dựng Cơ Bản)

- Công tác quản lý tài sản:
+ Quản lý nhập/xuất kho các loại tài sản và cập nhật danh mục tài sản thường xuyên vào phần mềm quản lý tài sản khi có sự thay đổi như bàn giao, thu hồi, điều chuyển, nâng cấp hay thanh lý tài sản,…theo đúng Quy trình Quản lý Tài sản.
+ Đảm bảo mọi tài sản của Công ty được sử dụng thống nhất một loại mã tài sản theo quy định và có dán tem mã vạch.
+ Thực hiện kiểm tra, rà soát tài sản tồn trong kho theo các đề xuất cung cấp tài sản của các đơn vị. Nếu không có tài sản tồn trong kho thì tham mưu ý kiến/đề xuất hình thức thực hiện đến Cấp thẩm quyền nhằm đáp ứng nhu cầu trang cấp tài sản cho đơn vị.
+ Thực hiện thủ tục bàn giao và điều chuyển tài sản trong kho theo yêu cầu đã được phê duyệt cho người sử dụng
+ Theo dõi tiến độ cung ứng/ mua sắm tài sản của đơn vị phụ trách mua hàng nhằm đảm bảo tiến độ cấp phát tài sản.
+ Thực hiện thủ tục thu hồi/ nhập kho đối với tài sản mà người sử dụng không có nhu cầu sử dụng/ hoặc theo thông báo chấm dứt HĐLĐ/ điều chuyển công tác để tái sử dụng hoặc đề xuất thanh lý theo quy định của Công ty
+ Tiếp nhận tài sản mới mua thuộc lĩnh vực hỗ trợ từ đơn vị phụ trách mua sắm và lưu các phiếu bảo hành tài sản (nếu có) theo quy định.
+ Lập kế hoạch bảo trì/ bảo quản định kỳ và ngân sách bảo trì/ sửa chữa đối với tài sản sử dụng chung của Công ty và phụ trách thực hiện.
+ Chịu trách nhiệm đối với trường hợp xảy ra mất mát, hư hỏng tài sản tồn trong kho thuộc phạm vi phụ trách.
+ Phối hợp với đơn vị chuyên môn để sửa chữa khi tài sản hư hỏng, trường hợp không tự sửa được thì tìm đơn vị bên ngoài sửa chữa, trường hợp chi phí sửa chữa cao thì phối hợp với đơn vị phụ trách mua hàng để deal giá.
- Công tác kiểm kê tài sản:
+ Kết hợp với các đơn vị chuyên môn lập kế hoạch kiểm kê theo định kỳ 6 tháng/lần hoặc bất thường do bàn giao, sát nhập, chia tách, giải thể hoặc theo chỉ đạo của CTQ.
+ Là đầu mối tổ chức triển khai công tác kiểm kê, thực hiện báo cáo kết quả kiểm kê TS cho CTQ và lưu toàn bộ hồ sơ theo Quy trình QLTS.
- Công tác thanh lý tài sản:
+ Sau các đợt kiểm kê, có trách nhiệm tham mưu cho CTQ trong việc điều chuyển các tài sản cho các đơn vị có nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý tài sản hoặc hủy bỏ các tài sản hư hỏng không còn sử dụng được đúng theo các quy định về thanh lý tài sản.
+ Thực hiện thủ tục và tổ chức thực hiện thanh lý/ hủy các loại tài sản theo đúng quy trình và quy chế thanh lý tài sản của Công ty.
+ Cập nhật tài sản thanh lý/hủy bỏ vào PM QLTS.
+ Lưu toàn bộ bản sao bộ hồ sơ thanh lý tài sản và chuyển đơn vị phụ trách kế toán lưu bộ bản gốc.
- Công tác quản lý sửa chữa văn phòng/ nhà xưởng thuộc phạm vi xây dựng cơ bản
(phối hợp với Đơn vị phụ trách quản lý tòa nhà, quản lý dự án, kỹ thuật tổng hợp)
+ Kiểm tra hệ thống cấp thoát nước, hệ thống PCCC, hệ thống điện , hệ thống chiếu sáng, hệ thống lạnh trung tâm, máy bơm CC, hệ thống nước uống, hệ thống báo cháy, công cụ dụng cụ chữa cháy, hệ thống đèn chiếu khẩn cấp, …thuộc văn phòng/nhà xưởng nhằm đảm bảo hoạt động được xuyên suốt.
+ Giám sát hành lang thoát hiểm, cảnh quan môi trường làm việc, vệ sinh tòa nhà, cung cấp nước uống cho văn phòng/nhà xưởng.
+ Phối hợp với đơn vị chuyên môn thực hiện khảo sát là lập phương án sửa chữa văn phòng làm việc/ nhà xưởng; nâng cấp, tháo dỡ, di dời, lắp đặt thiết vị văn phòng/ nhà xưởng của Công ty
+ Phối hợp với đơn vị phụ trách mua hàng và các đơn vị chuyên môn trong công tác chọn đơn vị thi công theo đúng quy định có liên quan của Công ty.
+ Triển khai và giám sát công tác sửa chữa, bảo trì văn phòng/ nhà xưởng đúng yêu cầu và tiến độ và báo cáo công việc cho CTQ.
- Quản lý Bất động sản (BĐS):
+ Phối hợp với BP văn thư trong công tác lưu trữ hồ sơ photo/ bản sao công chứng các BĐS.
+ Tiếp nhận hồ sơ BĐS, phân loại và lập danh mục thống kê và cập nhật định kỳ để quản lý hồ sơ, lý lịch tài sản là BĐS.
+ Thực hiện công tác nộp thuế nhà đất, thuế cho thuê nhà và mua hóa đơn liên quan đến hoạt động kinh doanh tài sản là Bất động sản của Công ty, hoặc của cá nhân lãnh đạo thuộc danh mục quản lý.
+ Phối hợp với bộ phận văn thư và bộ phận phụ trách pháp lý thực hiện các thủ tục công chứng Hợp đồng thuê/cho thuê/ mượn các Bất động sản và các thủ tục liên quan đến giấy tờ nhà đất theo quy định của nhà nước cập nhật lại chính xác pháp lý BĐS khi có biến động về pháp lý BĐS
+ Tìm kiếm khách hàng cho các hoạt động thuê/ cho thuê các danh mục tài sản là BĐS mà Phòng HCQT đang quản lý theo chỉ đạo của Ban TGĐ đạt hiêu quả cao nhất.
+ Phối hợp với đơn vị phụ trách nguồn vốn – đầu tư tìm kiếm KH mua bán BĐS theo chỉ đạo.
+ Phối hợp với đơn vị liên quan lên kế hoạch kiểm tra hiện trang BĐS theo định kỳ tối thiểu 3 tháng/lần và lập báo cáo cho cấp thẩm quyền.
+ Phối hợp với đơn vị liên quan lập kế hoạch và phương án thi công, chi phí bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp và ghi nhận kết quả
- Thực hiện việc mua/ tái tục bảo hiểm, thủ tục yêu cầu bồi thường bảo hiểm đối với cơ sở vật chất, tài sản đang quản lý.
- Thực hiện các quy định, chỉ đạo của công ty: tái cấu trúc, kế hoạch, văn bản lập quy, chế độ báo cáo…
- Tham mưu cho cấp quản quản lý về các mặt trong lĩnh vực phụ trách.
- Báo cáo kết quả trước cấp QLTT hàng tuần, tháng, quý, năm hoặc khi có yêu cầu
- Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác do cấp QLTT giao.
* QUYỀN HẠN:
- Liên hệ giao dịch với các tổ chức bên ngoài để giải quyết công việc.
- Đề xuất các vấn đề liên quan đến công tác QLTS thuộc phạm vi phụ trách đến cấp thẩm
quyền.
- Đề xuất cung cấp các dụng cụ cần thiết để thực hiện công việc.
- Đề xuất được hỗ trợ khi gặp khó khăn trong việc thực hiện công tác được giao.
- Đề xuất các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí trong công tác QLTS, quản lý sửa chữa văn phòng/nhà xưởng của Công ty và các BĐS đang quản lý
- Đề xuất ý kiến với phụ trách trực tiếp và các cấp cao hơn trong các lĩnh vực thuộc công việc cần giải quyết
- Những quyền hạn khác được Ban Tổng giám đốc ủy quyền trong từng sự vụ.-