Chuyên Viên Hành Chính Văn Thư

Chức danh: Chuyên viên Hành chính văn thư
Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng
Phòng ban: Phòng Hành chính quản trị
Mục tiêu công việc (Tổng quát)
Thực hiện các công tác hành chính phục vụ cho hoạt động của các Khối, Phòng, Ban, đơn vị trong Công ty để đảm bảo sự vận hành thông suốt, đồng thời nghiêm túc tuân thủ các quy định của pháp luật và các Quy định nội bộ của Công ty trong quá trình thực hiện.
1. Công tác Văn thư
a. Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo đúng quy định của công ty và luật của nhà nước.
b. Tiếp nhận, đăng ký, trình và chuyển giao văn bản đến đảm bảo tính kịp thời và bảo mật của văn bản. Kiểm tra, xử lý văn bản đi theo đúng quy trình.
c. Tổ chức thu thập, phân loại, thực hiện các khâu xử lý nội dung để đưa hồ sơ tài liệu vào lưu trữ đảm bảo tính khoa học, kịp thời và bảo mật thông tin.
d. Phát hành văn bản cây thư mục (mềm)
e. Lưu trữ các Hợp đồng mua sắm
f. Xây dựng dự thảo Quy trình quản lý văn thư lưu trữ và Quy trình Quản lý con dấu..
g. Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ.
h. Hỗ trợ các phòng, ban, bộ phận khác trong công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu đảm bảo các bộ phận thực hiện đúng quy trình, quy định văn thư lưu trữ của Công ty.
2. Công tác Hành chính, hậu cần:
a. Thực hiện các công việc, giao dịch phát sinh có liên quan tới Ban Quản lý tòa nhà VINACONEX 34 Láng Hạ (làm vé xe, điện, nước, làm ngoài giờ, công văn thông báo...)
b. Theo dõi, quản lý tài sản của Công ty. Phối hợp cùng IT và các đơn vị liên quan cập nhật danh sách tài sản, dán nhãn tài sản và kiểm kê tài sản định kỳ theo quý, năm... theo Quy trình Quản lý tài sản
c. Hỗ trợ thực hiện các thủ tục công tác trong và ngoài nước (book phòng và vé máy bay) cho cán bộ Công ty)
d. Thực hiện book phòng, đặt vé máy bay, làm thủ tục thanh toán công tác phí cho Ban Tồng giám đốc.
e. Theo dõi và thực hiện thanh toán dịch vụ phòng khách sạn và đại lý vé máy bay.
f. Định kỳ 03 tháng/lần, báo cáo Trưởng bộ phận về việc xem xét, đánh giá chất lượng của các nhà cung cấp, từ đó lựa chọn nhà cung cấp để lấy được chính sách giá và chất lượng dịch vụ tốt nhất theo chỉ đạo của Trưởng bộ phận.
g. Hỗ trợ thực hiện các sự kiện, party nhỏ, nội bộ của Công ty, các lớp training cho các Khối, Phòng, ban...
h. Thực hiện các nhiệm vụ hành chính văn phòng, hậu cần khác theo phân công của Trưởng bộ phận và chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc.
3. Hỗ trợ công tác Lễ tân
a. Thực hiện các nhiệm vụ lễ tân khác theo phân công của Trưởng bộ phận và chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc.

- Competitive Salary and Bonus - Social Insurance, Health Insurance, Unemployment Insurance according to Labor Laws - Professional, dynamic working environment