Finance Administrative Assistant/ Trợ Lý Tài Chính - Hành Chính

Work place: Hanoi
Length of position: One year, extendable based on performance and funding
Reports to: Finance and HR Manager
Nơi làm việc: Hà Nội
Thời hạn: 1 năm, có thể gia hạn tùy thuộc vào năng lực làm việc và ngân sách
Báo cáo: Quản lý Tài chính – Nhân sự
Main Responsibilities
The Finance Administrative Assistant will provide daily administrative, office operations and finance
support to the CHAI Vietnam office. The Finance Administrative Assistant will be supervised by the
Finance and HR Manager and will collaborate with all staff.
- Provide support in trainings, workshops, meeting and mentoring preparation (e.g. printing
materials, logistics arrangements, etc.);
- Assist in preparing letters to partners, local government authorities and other project/program
documents upon requests;
- Assist in translation and interpretation from English to Vietnamese and vice versa;
- Arrange travel logistics for team members on business trips (e.g. air tickets, accommodations,
airport taxis, car rentals);
- Assist in obtaining work permits, visas and resident cards for expatriate staff and visitors;
- Assist in managing the office filing system (both soft and hard correspondences,
project/program documents);
- Take notes at team meetings;
- Maintain office supplies and office maintenance;
- Support in handling some basic accounting tasks including tracking expenditures, handling
petty cash and payments, etc.
- Perform other duties as requested.
Nhiệm vụ chính
Trợ lý Tài chính – Hành chính sẽ hỗ trợ các việc hành chính và tài chính của văn phòng CHAI Việt
Nam. Cán bộ Tài chính – Hành chính sẽ làm việc dưới sự giám sát của Quản lý Tài chính và Nhân sự
và phối hợp với tất cả các nhân sự khác.
- Hỗ trợ công tác tổ chức các khóa tập huấn, hội nghị, hội thảo và giám sát kỹ thuật (ví dụ: in ấn
tài liệu và các công việc hậu cần khác);
- Hỗ trợ chuẩn bị công văn gửi các đối tác, cơ quan nhà nước và tài liệu của các chương trình/dự
án khác khi cần;
- Hỗ trợ trong công tác dịch thuật từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại;
- Thu xếp hậu cần cần thiết cho các nhân sự khi đi công tác (ví dụ: đặt vé máy bay, khách sạn,
taxi sân bay, thuê xe...);
- Hỗ trợ làm các thủ tục xin giấy phép lao động, thị thực và thẻ tạm trú cho nhân viên người
nước ngoài và khách nước ngoài vào Việt Nam làm việc;
- Hỗ trợ sắp xếp, quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ của văn phòng (thư tín bản cứng và bản mềm,
các tài liệu chương trình/dự án);
- Ghi chép biên bản cuộc họp trong các buổi họp nội bộ;
- Duy trì văn phòng phẩm và bảo trì, bảo dưỡng cơ sở vật chất, thiết bị văn phòng;
- Hỗ trợ các nhiệm vụ tài chính cơ bản như kiểm tra các chi phí, quản lý tiền mặt và các khoản
thanh toán, v.v…
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi cần.

- Social Insurance, Health Insurance, Unemployment Insurance according to Labor Laws - Professional and active working environment - Opportunities to be trained in the professional environment to maximize your potential