Hcm_Trưởng Phòng Hành Chính

* Nhiệm vụ điều phối thực hiện các hoạt động sau:
- Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất.
- Quản lý cơ sở vật chất của VMT tại tòa nhà và các mặt bằng thuê ngoài.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị làm việc của CBNV trong công ty.
- Phối hợp cùng bộ phận Kỹ thuật sửa chữa, bảo dưỡng, cải tạo mới văn phòng theo định kỳ hoặc đột xuất.
- Quản lý và giám sát đối tác trong các hoạt động xây dựng, setup văn phòng hoặc sữa chữa văn phòng, thiết bị.
- Kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng theo định kỳ. Sửa chữa, thay mới các tài sản hư hỏng.
- Phối hợp cùng Phòng kế toán kiểm tra tài sản Công ty định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu.
* Chức năng hành chính văn phòng
- Quản lý hồ sơ, công văn giấy tờ nội bộ và bên ngoài
- Thực hiện thủ tục xin phép, thủ tục hành chính với các cơ quan ban ngành.
- Công tác Lễ tân, đón tiếp khách.
- Quản lý phòng họp: book phòng họp, sắp xếp phòng họp….
- Quản lý và kiểm soát khách ra vào tòa nhà.
* Chức năng mua sắm
- Tiếp nhận và thực hiện các yêu cầu mua sắm của CBNV và các bộ phận trong Công ty theo quy định.
- Quản lý hoạt động mua sắm của công ty.
- Tìm kiếm, đánh giá và quản lý các đối tác, đơn vị cung cấp dịch vụ của Công ty.
- Thực hiện mua sắm hàng hóa, dịch vụ theo yêu cầu của các bộ phận phòng ban được ban lãnh đạo Công ty phê duyệt.
- Kiểm soát và quản lý các hàng hóa, dịch vụ mua sắm của Công ty.
* Chức năng thư ký- Trợ lý
- Hỗ trợ trực tiếp công việc của Ban lãnh đạo công ty.
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp của Ban lãnh đạo.
- Tiếp khách đối ngoại.
- Hỗ trợ ban lãnh đạo trong một số giao dịch với đối tác Menard Nhật bản và các đối tác quốc tế khác.
- Theo dõi các công việc hàng ngày theo sự phân công của ban lãnh đạo. Thực hiện các báo cáo định kỳ.
Cung cấp các dịch vụ Văn phòng: Tạp vụ, bảo vệ , lái xe….
- Đảm bảo công tác vệ sinh trong tòa nhà, các Shop bán hàng và các địa điểm hoạt động của Công ty.
- Đảm bảo công tác bảo vệ trong tào nhà và các SHOP.
- Thực hiện trang trí không gian làm việc tại Văn phòng và không gian kinh doanh tại các SHOP .
- Dịch vụ lái xe, đưa đón lãnh đạo, khách hàng, CBNV trong quá trình thưc hiện công việc.
- Thưc hiện dịch vụ giặt khăn và giao khăn cho các SHOP.
- Các công việc, dịch vụ phát sinh theo hoạt động kinh doanh của Công ty.