HR & Admin Officer

HR tasks:
- Provide information and guidance to all the employees and management on the HR practices and policies of the company;
- Establish, maintain and update personal information, preparation of labor contract, HR records for all the employees, time and attendance system and other related database, provide routine reports;
- Prepare and submit all compulsory reports required by Labor Department, Social Insurance Department and Tax Department related to employees such as Personal income tax code registration, dependents declaration, employee fluctuation reports ...
- Coordinate with the related government departments for any issues related to Human resource.
- Manage, update and follow up employees list, organization chart, annual leave, attendance sheet check and prepare the payroll on time.
- Provide up to date data on all compulsory deductions monthly and ensure pay slips are prepared on time and distributed.
- Handle all benefits for employees: Sickness, social insurance, personal income tax for employees.
- Prepare and coordinate with accountant of the personal income tax yearly finalization for all employees.
- Handle the resignation procedure for employees including finalize and return social insurance book.
- Handle visa applications, temporary residence card, travel arrangements, meeting arrangements, work permit applications etc.
- Post jobs and recruit new employees.
Admin tasks:
- Handle petty cash
- Support to follow up project documents; work with suppliers to purchase goods for customers.
- Prepare purchase order, payment certificate for the contractors/ suppliers according to Manager’s request.
- Others tasks as assigned by General Manager.
******
Nhiệm vụ Nhân sự:
- Cung cấp thông tin và hướng dẫn nhân viên trong việc thực hiện các chính sách của công ty.
- Thiết lập và cập nhật thông tin cá nhân, soạn thảo hợp đồng lao động, lưu trữ hồ sơ nhân sự của nhân viên theo thời gian và các dữ liệu liên quan khác; cung cấp báo cáo thường lệ.
- Chuẩn bị và nộp tất cả các báo cáo theo yêu cầu của Sở LĐTBXH, Cơ quan BHXH và của cơ quan Thuế TNCN liên quan đến người lao động như Đăng ký MST cá nhân, Đăng ký người phụ thuộc, báo cáo biến động nhân viên ...vv.
- Kết hợp với cơ quan chức năng liên quan về các vấn đề liên quan đến nhân sự.
- Quản lý, cập nhật và theo dõi nhân sự, cập nhật danh sách nhân sự, sơ đồ tổ chức, ngày phép, chấm công, tính lương cho nhân viên đúng hạn.
- Cập nhật các khoản khấu trừ háng tháng; chuẩn bị và phát phiếu lương đúng hạn.
- Theo dõi các chế độ, ốm đau thai sản, bảo hiểm, thuế TNCN cho nhân viên.
- Chuẩn bị và phối hợp với kế toán để quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho nhân viên.
- Giải quyết các thủ tục nghỉ việc, chốt sổ và trả sổ BHXH cho nhân viên.
- Thực hiện các công việc như xin thị thực nhập cảnh, làm thẻ trạm trú, sắp xếp các chuyến công tác, cuộc họp, xin cấp phép lao động...vv….
- Tuyển dụng nhân viên
Nhiệm vụ Hành chánh:
- Quản lý sổ tiền mặt
- Hỗ trợ theo dõi các hồ sơ dự án, làm việc với nhà cung cấp đặt hàng cho khách hàng.
- Chuẩn bị đơn hàng, giấy chứng nhận thanh toán cho nhà thầu/ nhà cung cấp theo yêu cầu của Quản lý.
- Các công việc khác theo sự phân công của cấp trên.

- Mức lương thỏa thuận theo năng lực - Các chế độ phúc lợi theo luật lao động, trợ cấp gửi xe và cơm trưa - Môi trường làm việc năng động, thân thiện.