Nhân Viên Hành Chánh Nhân Sự Quản Trị Nhà Máy

1. Thực hiện theo lệnh của Trưởng phòng về tất cả các công việc
- Báo cáo các phát sinh theo yêu cầu:
- Kiểm tra, kiểm soát nhân sự phục vụ cho công tác chấm công và báo cáo
- Báo cáo tình hình nhân sự hàng ngày tại nhà máy cho trưởng phòng nhân sự và Giám đốc Nhà máy
2. Tuyển dụng-Nhận yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, bộ phận:
- Liên hệ đăng tuyển bằng nhiều hình thức khác nhau để thu hút ứng viên: đăng tuyển trên nhiều trang web, các trung tâm giới thiệu việc làm, liên hệ tìm hồ sơ thông tin và liên lạc với ứng viên.
- Liên hệ ứng viên bằng điện thoại, email...
- Lên kế hoạch và thực hiện phỏng vấn ứng viên hàng ngày.
- Trả hồ sơ không đạt. làm hợp đồng thử việc trình ký cho ứng viên đạt yêu cầu để nhận việc.
3. Phổ biến nội quy, quy định:
- Nghiêm túc thực hiện các NQQĐ và phổ biến các NQQĐ của công ty cho CBCNV khối nhà máy.
- Đối với CBCNV mới nhận việc khi phỏng vấn tuyển dụng sẽ phổ biến NQQĐ và hướng dẫn thực hiện.
- Hàng ngày theo dõi nhắc nhở việc thực hiện, đánh giá NQQĐ.
- Báo cáo việc thực hiện NQQĐ khi có phát sinh.
4. Phổ biến các thông báo của cấp trên tới CBCNV
- Nhận thông báo, dán bảng tin, thông tin đến các bộ phận.
5. Hỗ trợ nhân sự mới trong công việc nếu cần thiết:
- Lấy dấu vân tay.
- Giới thiệu nhân sự mới, phổ biến NQQĐ.
- Nhắc nhở việc thực hiện các NQQĐ.
- Hỗ trợ các công việc, giải đáp thắc mắc khi có yêu cầu.
6. Thu nhận và lưu trữ hồ sơ CBCNV:
- Thu nhận hồ sơ của CBCNV mới tuyển.
- Yêu cầu bổ sung hồ sơ nếu có thiếu sót và chuyển lưu trữ.
7. Tổ chức lấy dấu vân tay - Chấm công:
- Tổ chức lấy dấu vân tay cho CBCNV mới nhận việc, lưu dữ liệu vào máy, theo dõi việc thực hiện quét dấu vân tay của CBCNV.
- Hàng ngày kết xuất dữ liệu dấu vân tay từ máy chấm công, dựa trên thời gian thực tế ra vào cổng, ghi nhận chấm công sổ từ bảo vệ, lịch đi ca từ trưởng phòng sản xuất, giấy xin phép ra vào cổng và giấy tăng ca của bộ phận để xử lý dữ liệu chấm công, sau khi xử lý dữ liệu xong chuyển cho nhân viên thống kê kế toán làm dữ liệu báo cáo, ngòai ra in ra và trình ký Giám đốc Nhà máy.
- Tổng hợp file chấm công vào ngày 1 đầu tháng chuyển CBCNV xác nhận công, sau đó nhập dữ liệu chấm công độc hại cho sản xuất(nếu có). Sau khi xác nhận đầy đủ, chính xác tập hợp gửi Nhân viên nhân sự tiền lương để tính lương.
8. Cập nhật biến động tăng giảm lao động.
- Tổng hợp file chấm công,chuyển dữ liệu giờ công cho nhân sự tiền lương:
- Cuối tháng chốt công của tháng gửi nhân viên tiền lương.
- Cập nhật báo cáo tình hình tăng, giảm lao động đến thời điểm thực hiện chi trả lương.
9. Đánh giá thực hiện NQQĐ:
- Cập nhật việc thực hiện NQQĐ về giờ công.
- Tổng hợp dữ liệu thực hiện NQQĐ cuối tháng gửi cho các bộ phận đánh giá nhân viên.
10. Làm các loại hợp đồng, phụ lục hợp đồng. Lưu trữ hợp đồng (bản photo):
- Làm hợp đồng thử việc cho CBCNV mới nhận việc, sau đó chuyển trình ký.
- Rà soát CBCNV hết thời gian thử việc, hết hạn hợp đồng cho trưởng bộ phận đánh giá làm hợp đồng chính thức, hoặc tái ký hợp đồng để trình ký.
- Lưu trữ HĐ bản photo, chuyển phụ lục HĐ bản chính cho Nhân sự tiền lương và HĐ bản gốc cho CBCNV.
11. Làm hồ sơ thanh toán thôi việc, theo dõi thời gian thôi việc cho CBCNV
- Lập các quyết định, thủ tục thanh toán, bàn giao khi thôi việc cho CBCNV khối nhà máy
- Theo dõi thời gian thôi việc, thực hiện tuyển mới để bổ sung theo yêu cầu của trưởng bộ phận
12. Làm quyết định thôi việc, điều chuyển, bổ nhiệm:
- Lập đề xuất điều chuyển, bổ nhiệm khi có yêu cầu
- Làm quyết định thôi việc, điều chuyển, bổ nhiệm… lưu hồ sơ theo yêu cầu của Trưởng phòng và các trưởng bộ phận liên quan
- Gửi trình ký các quyết định và chuyển cho CBCNV khi được duyệt
13. Theo dõi phép năm của CBCNV nhà máy:
- In biểu mẫu phép năm cho CBCNV.
- Theo dõi phép năm trong mẫu xin phép để chấm công.
14. Làm thẻ ATM-Lập hồ sơ làm thẻ ATM cho CBCNV mới nhận việc:
- Làm lại thẻ cho CBCNV khi báo mất thẻ.
15. Đăng ký mã số thuế-Kiểm tra, đăng ký mã số thuế cho CBCNV mới.
16. Tiếp xúc, giải đáp thắc mắc cho CBCNV:
- Tiếp nhận ý kiến và giải đáp những thắc mắc của CBCNV trong phạm vi quyền hạn, hoặc chuyển thông tin đến các bộ phận có liên quan để giải quyết.
- Giải quyết nhưng mâu thuẫn trong nội bộ nhà máy trong phạm vi trách nhiệm.
17. Thu thập thông tin, ý kiến của CBCNV để ghi nhận báo cáo:
- Tiếp xúc, nói chuyện và ghi nhận thông tin chuyển ý kiến, nguyện vọng lên cấp trên cho phương hướng giải quyết.
18. Làm các loại đề xuất hoạt động và thực hiện khi được duyệt:
- Làm tất cả các loại đề xuất hoạt động theo yêu cầu của Trưởng phòng và hỗ trợ Giám đốc nhà máy làm đề xuất theo yêu cầu.
- Theo dõi trình ký và mua và thực hiện tạm ứng chi trả khi mua công cụ dụng cụ.
- Làm đề xuất chi thưởng các ngày lễ tết lớn trong năm.
19. Làm việc với nhà cung cấp:
- Làm việc với các nhà cung cấp bên ngoài: Thuê máy photo, diệt mối và chuột...
- Làm việc với đơn vị Tanimex khi có nhu cầu phát sinh
20. Theo dõi việc chi trả các chi phí hành chính nhà máy:
- Theo dõi thực hiện và làm hồ sơ yêu cầu thanh toán, tạm ứng cho các đơn vị: Thuê kho, diệt chuột, thuê máy photo, chi trả nước sinh hoạt & sản xuất, nước thải, ..
- Theo dõi công nợ của nhà cung cấp.
- Nhận hóa đơn, làm hồ sơ thanh tóan, tạm ứng thanh toán các chi phí hành chính tại nhà máy.
21. Làm danh sách sinh nhật, tang chế, cưới hỏi của CBCNV nhà máy
22. Cấp phát bảo hộ lao động-Làm kế hoạch sử dụng, đề xuất mua:
- Lưu giữ, cấp phát đồ bảo hộ lao động cho CBCNV ( đồng phục, nón, khẩu trang)
- Theo dõi việc thực hiện NQQĐ về bảo hộ lao động
23. Cập nhật dữ liệu chi phí hành chính tại nhà máy cho Giám đốc nhà máy:
- Dự kiến ngân sách các chi phí hành chính của nhà máy gửi Giám Đốc nhà máy làm dự toán ngân sách năm, quý, tháng
24. Hỗ trợ làm các hồ sơ để giải quyết chế độ phúc lợi cho CBCNV
- Hỗ trợ chuyển chứng từ, thông tin của CBCNV cho nhân sự tiền lương, bảo hiểm trong việc thực hiện chế độ BHXH và các chế độ khác
25. Tạm ứng trợ cấp ca 3
- Mua sữa cấp phát cho công nhân, mua nước tiếp khách
- Theo dõi mua trà, đá giải nhiệt cho CBCNV
26. Chuẩn bị phòng họp để tiếp khách:
- Chuẩn bị nón, khẩu trang, nước, và áo blue (nếu có yêu cầu)
- Điều tiết nhân viên tạp vụ cho dọn dẹp lau chùi phòng họp, văn phòng nhà máy
27. Theo dõi vệ sinh máy lạnh, các công cụ dụng cụ khác tại nhà máy:
- Giám sát vệ sinh máy lạnh định kỳ
- Lập kế hoạch, đề xuất vệ sinh định kỳ, mua các công cụ dụng cụ khác tại nhà máy để kịp thời tiến hành sửa chữa, vệ sinh
28. Làm báo cáo môi trường, lao động
- Liên hệ các đơn vị đo đạc-Thực hiện báo cáo định kỳ về môi trường và lao động, lao động nước ngoài cho các cơ quan quản lý: Hepza, Sở lao động, Sở tài nguyên môi trường (định kỳ 06 tháng, 01 năm, theo từng quý)
- Lên kế hoạch, tìm đơn vị đo đạc môi trường định kỳ, chi phí thuê đo đạc
29. Tổ chức các sự kiện thuộc chức năng nhân sự:
- Phối hợp với team trong bộ phận Hành chính Nhân sự lên kế hoạch, tổ chức, tìm đối tác, làm đề xuất tổ chức tất niên, du lịch cho CBCNV.
30. Khám sức khỏe định kỳ
- Cùng nhân viên nhân sự phòng giao dịch lên kế hoạch, tổ chức, tìm đối tác thực hiện khám sức khỏe định kỳ cho CBCNV.
31. Thư ký, kế toán công đoàn-Làm các công việc, yêu cầu của Chủ tịch Công đòan.
32. Các công việc hành chính khác phát sinh thêm theo yêu cầu của trưởng phòng và các bộ phận.

- Thu nhập ổn định
- Lương thưởng theo kết quả kinh doanh
- Thưởng các ngày lễ tết đầy đủ
- Phụ cấp thâm niên và các khoản phụ cấp khác.
- Đầy đủ chế độ BHXH, BHYT.
- Tham quan nghỉ mát hàng năm.
- Được làm việc trong môi trường thân thiện, nâng cao tay nghề, nâng bậc tay nghề.