Nhân Viên Hành Chính Kiêm Lễ Tân Công Ty Cổ Phần Thủy Sản Việt Úc Bình Thuận

(Mã số: VUBT04) MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Thực hiện chức năng tiếp tân
• Đón khách, hướng dẫn khách đến làm việc tại Công ty
• Lên kế hoạch và triển khai thực hiện đón tiếp các cuộc thăm viếng của quan chức, đối tác
quan trọng của Công ty và Tập đoàn
• Trả lời tất cả các cuộc gọi đến và xử lý các yêu cầu của người gọi
• Điều phối các cuộc gọi và ghi nhận các tin nhắn khi được yêu cầu.
2. Thực hiện chức năng văn thư
• Nhận/gửi và chuyển toàn bộ thư từ, fax, tài liệu đến người liên quan
• Xây dựng và duy trì hệ thống ghi nhận dữ liệu các chứng từ nhận được / gửi đi.
• Xây dựng và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ, chứng từ, văn bản quy củ, bài bản, được cập nhật thường xuyên
• Hỗ trợ việc soạn thảo, xử lý văn bản
3. Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ văn phòng
• Mua sắm văn phòng phẩm và các thiết bị văn phòng thông thường tại Công ty
• Giám sát việc sử dụng văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng
• Đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, liên hệ với nhà thầu để sửa chữa, bảo trì (hệ thống điện, nước, máy lạnh, trần nhà, sàn gỗ, cửa ra vào, bàn ghế,…)
• Theo dõi và đặt mua các nhu yếu phẩm trong văn phòng (nước uống, cà phê, đường, sữa,…)
• Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng
• Giải đáp thắc mắc và hướng dẫn các thành viên trong Công ty
• Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và chuẩn bị tài liệu các cuộc họp, hội nghị
4. Hỗ trợ các Ban Giám đốc và các cộng sự trong Công ty
• Làm thủ tục visa, đặt vé máy bay, phòng nghỉ khách sạn cho các Ban Giám đốc và các cộng sự Công ty đi công tác
• Hỗ trợ thủ tục ứng tiền công tác phí cho Ban Giám đốc và các cộng sự Công ty đi công tác
• Theo dõi công nợ vé máy bay, thư từ, chi phí khách sạn, các chi phí văn phòng và liên hệ thanh toán
• Thực hiện công tác tổ chức chuẩn bị cho cuộc họp, hội thảo, sự kiện của Ban Giám đốc tổ chức tại công ty cũng như bên ngoài công ty (bố trí lịch ăn ở, phương tiện đi lại, giải trí, team building,…)
• Liên hệ với báo chí, đơn vị tổ chức sự kiện để hỗ trợ, sắp xếp lịch tham dự sự kiện cho Ban Giám đốc và các cộng sự của Công ty
• Cung cấp các dịch vụ hành chính cho Ban Giám đốc và các cộng sự trong Công ty
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu
• Quản lý nhà khách
• Quản lý đội xe
• Tìm kiếm nhà cung cấp, thương lượng giá cả, mua hàng, theo dõi đơn hàng (in nón, áo, huy hiệu, bảng tên, bảng hiệu, name card, quà tặng,…)
• Tìm kiếm, thu thập thông tin, bài viết trên internet
• Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám đốc

- Lương thưởng cạnh tranh
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp
- Cơ hội thăng tiến cao.