Nhân Viên Kế Toán Hồ Chí Minh, Hà Nội

 Đảm bảo tính chính xác và đúng hạn của mức lương, việc tuyển dụng và tất cả việc thanh toán lương.
 Đảm bảo việc tuyển dụng và thay đổi mức lương tuân thủ quy trình phê duyệt.
 Đảm bảo điều kiện làm việc phù hợp với luật Lao Động Việt Nam và quy định của công ty.
• Lên kế hoạch và thực hiện Ngân sách hàng năm cho dự án
• Cập nhật thông tin / báo cáo về công việc thực tế và dự tính so với ngân sách đã được phê duyệt tới Giám đốc Quản lý hàng ngày / hàng tuần / hàng tháng.
• Theo dõi khoản phải thu, nợ xấu.
• Theo dõi khoản phải thanh toán, chịu trách nhiệm về quy trình thu mua rõ ràng, tuân thủ theo quy định hướng dẫn quy trình đấu thầu của dự án.
• Theo dõi quy trình thanh toán lương nhân viên.
• Theo dõi công tác quản lý tiền mặt, bao gồm tài khoản ngân hàng của dự án, thanh toán trực tuyến, tiền vặt, tiền mặt tại quầy Lễ tân.
• Giám sát quy trình theo dõi số lượng tài sản.
• Duy trì mối quan hệ chặt chẽ với cơ quan chính quyền đặc biệt với Cục thuế và Kiểm toán.
 Báo cáo
• Chuẩn bị báo cáo tài chính bao gồm báo cáo thu nhập, bảng cân đối, báo cáo tiền mặt.
• Chuẩn bị báo cáo thuế hàng tháng bao gồm danh sách hóa đơn mua hàng, danh sách hóa đơn bán hàng / thu nhập, mẫu tờ khai thuế (nộp hàng quý cho cục thuế).
• Chuẩn bị báo cáo hóa đơn hàng tháng.
• Chuẩn bị bảng lương hàng tháng: mẫu tổng hợp và mẫu cá nhân cho tất cả nhân viên.
• Giải quyết các mâu thuẫn liên quan tới thù lao / lợi ích nhân viên.
• Chuẩn bị bị báo cáo tài chính hàng tháng, tổng hợp Cư dân / khách thuê, tỷ lệ lấp đầy, phân tích chênh lệch ngân sách, tổng hợp chi phí vận hành, tổng hợp chi phí nhân sự, lịch gia hạn và hết hạn, biểu đồ chi tiêu.
• Chuẩn bị và phát hành thông báo tiền phí dịch vụ / tiền thuê / hóa đơn hàng tháng bao gồm Thông báo thanh toán và hóa đơn đỏ (VAT) theo yêu cầu.
• Duy trì cập nhật các ghi chép của tất cả hợp đồng (Cư dân, khách thuê, nhà cung cấp...), hỗ trợ Giám Đốc Quản lý tòa nhà bằng cách kiểm tra hợp đồng nháp và nêu đề xuất.
 Ngân sách
• Biên soạn số liệu doanh thu & chi phí để lập ngân sách 3 tháng trước cuối năm.
• Theo dõi lợi nhuận & lỗ hàng tháng so với ngân sách, thông báo những chênh lệch lớn tới Giám Đốc Quản lý tòa nhà.
• Chỉnh sửa dự tính ngân sách dựa trên dòng doanh thu / chi phí.
 Khoản cần thu
• Chịu trách nhiệm thu Phí dịch vụ, Tiện ích, Gửi xe và các phí khác.
• Đảm bảo xuất hóa đơn chính xác và đúng hạn.
• Sử dụng quy trình nhắc nhở / cảnh báo để kiểm soát / giảm thiểu nợ.
• Ghi chép / báo cáo tất cả các khoản thu tới Giám đốc Quản lý tòa nhà / bộ phận tài chính dự án.
 Khoản cần thanh toán
• Đảm bảo tất cả việc thu mua tuân thủ theo hướng dẫn tài chính đã được phê duyệt.
• Sử dụng những mẫu Yêu cầu mua / đặt hàng / yêu cầu thanh toán cho tất cả các việc thu mua.
• Đảm bảo có đủ tất cả tài liệu cần thiết cho bộ phận tài chính của dự án hoàn thành việc thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn.
• Ghi chép / báo cáo những thu mua tới Giám đốc Quản lý tòa nhà / bộ phận tài chính dự án.
• Giám sát quy trình lương / thưởng / chi phí (hoặc khấu trừ) của nhân viên. Đảm bảo ghi chép chấm công được xác minh để tính toán ca trực / làm thêm giờ.
 Quản lý tiền mặt
• Kiểm soát và theo dõi tiền mặt và đảm bảo tiền mặt tại quầy lễ tân được quản lý hợp lý.
• Kiểm soát tiền mặt được xử lý tại văn phòng BQL Tòa nhà: hóa đơn, tiền đặt cọc, tiền phạt...ghi chép nguồn tiền.
• Giữ tài khoản dự án an toàn và bảo mật. Tất cả các khoản thanh toán đều phải được ký phê duyệt bởi Giám đốc Quản lý tòa nhà.
• Ghi chép / báo cáo tình trạng tiền mặt và tình trạng thanh toán tới Giám đốc Quản lý tòa nhà hàng ngày.
• Duy trì mối quan hệ công việc tốt với những nhân viên ngân hàng được chỉ định. Thông báo tới Giám đốc Quản lý tòa nhà bất kỳ vấn đề nảy sinh.
 Theo dõi tài sản
• Đảm bảo tất cả tài sản của dự án được theo dõi và duy trì để tránh lãng phí.
• Đảm bảo tất cả những thu mua được sử dụng hiệu quả tránh lãng phí.
• Ghi chép / báo cáo tài sản dự án trên mẫu đăng ký tài sản: cập nhật hàng năm.
 Làm việc với các nhà chức trách
• Duy trì thông tin liên lạc với nhiều nhà chức trách: bao gồm Bộ xây dựng, Cục thuế, Cảnh sát, PCCC, Cục quản lý xuất nhập cảnh. Lưu giữ tất cả những ghi chép cuộc họp với cán bộ cơ quan chức năng, đảm bảo chi tiết liên hệ được chính xác. Thông báo ngay lập tức cho Giám đốc Quản lý tòa nhà nếu có bất kỳ vấn đề.
• Duy trì mối quan hệ công việc tốt với nhân viên ngân hàng để tạo điều kiện tốt cho công tác thanh toán và thu tiền. Thông báo ngay lập tức cho Giám đốc Quản lý tòa nhà nếu có bất kỳ vấn đề.
 Rủi ro và Tuân thủ
• Giám sát tất cả những hoạt động chung tại dự án và lưu ý những lĩnh vực có rủi ro sẽ ảnh hưởng tới mặt tài chính và thương mại của dự án: mất mát hoặc thiệt hại tài sản, thương tích cá nhân, thiệt hại về người, mối quan hệ cộng đồng.
• Luôn cập nhật các thông lệ kế toán Việt nam và Cục thuế để đảm bảo thuế TNCN và TNDN được xử lý chính xác đúng hạn và cách tính toán được chấp nhận bởi cơ quan chức năng. Bất kỳ thắc mắc của Cục thuế phải được thông báo ngay tới Giám đốc Quản lý tòa nhà, Kế toán trưởng để có được giải quyết nếu cần thiết.
• Đảm bảo chống trộm cắp, hối lộ, những khoản tiền hoa hồng không rõ ràng khi làm việc với quỹ của công ty và khách hàng: lưu giữ ghi chép và các công việc được thực hiện một cách rõ ràng, giấy tờ có chữ ký hai bên, quy trình đấu thầu nhiều bên minh bạch. Thường xuyên kiểm tra xác nhận các tài khoản phải thu và phải thanh toán cũng như các sổ sách theo đúng các yêu cầu và thông báo tất cả những sai phạm tới trưởng bộ phận để giải quyết.
 Khác
• Thực hiện những trách nhiệm liên quan hay nhiệm vụ đặc biệt được yêu cầu bởi Giám đốc Quản lý tòa nhà.
• Tuân thủ theo tiêu chuẩn và quy trình của tòa nhà.
• Tuân thủ theo quy định về an toàn, sức khỏe, vệ sinh tại tòa nhà.
• Nắm rõ quy trình khẩn cấp và PCCC.
 Dịch vụ khách hàng (Nội bộ & Bên ngoài)
• Chủ động hỗ trợ khách hàng.
• Chịu trách nhiệm nhận biết và thực hiện nhu cầu của khách hàng.
• Chịu trách nhiệm trước những yêu cầu của khách và theo dõi trong quá trình thực hiện.
• Chào hỏi Cư dân / Cư dân / khách thuê / khách hàng trước khi họ chào bạn.
 Hình thức & Tác phong
• Sử dụng những ngôn ngữ cơ thể tích cực.
• Hình ảnh cá nhân thể hiện tính tích cực và chuyên nghiệp.
• Tuân thủ tiêu chuẩn tác phong của tòa nhà và bộ phận.
 Giao tiếp
• Cố gắng thấu hiểu và đồng cảm.
• Chủ động lắng nghe và xử lý thông tin trước khi trả lời.
• Giao tiếp, nói chuyện một cách rõ ràng và súc tích bằng cả Tiếng Anh và Tiếng Việt.
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản phù hợp với yêu cầu của vị trí.
 Thực tiễn công việc
• Tuân thủ các quy trình và chính sách vận hành chuẩn.
• Tự nguyện chấp nhận những chỉ dẫn và hỗ trợ quyết định của quản lý.
• Giữ khu vực làm việc sạch sẽ và có tổ chức
• Tuân thủ quy định làm việc an toàn và lành mạnh.
 Quyết định / Giải quyết vấn đề
• Chủ động nhận biết vấn đề và sẵn sàng chấp nhận trách nhiệm giải quyết vấn đề.
• Suy nghĩ sáng tạo để xác định các giải pháp.
• Cung cấp giải pháp thay thế nếu thích hợp.
 Chính trực
• Trung thực và chân thành khi làm việc cùng khách hàng và đồng nghiệp.
• Đối xử với tất cả đồng nghiệp và khách hàng bằng sự tôn trọng và không phân biệt đối xử.
• Giữ những thông tin về đồng nghiệp (bao gồm lương, hiệu quả công việc, thông tin kỷ luật và chấm dứt hợp đồng) được bảo mật tuyệt đối.
• Giữ những thông tin về hợp đồng, thanh toán, nhà cung cấp bảo mật tuyệt đối.
• Trong quá trình kiểm toán hay điều tra nội bộ, giữ những thông tin được yêu cầu và thông tin được tổng hợp bảo mật tuyệt đối
 Làm việc theo nhóm
• Làm việc với thái độ tích vực với đồng nghiệp và chủ động đóng góp để có tinh thần động đội tốt.
• Sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp.
• Tôn trọng những sự khác biệt trong nhóm.