Nhân Viên Lễ Tân Hành Chính

Quản lý trực tiếp: Phó Chánh Văn phòng
Công ty: MB Ageas Life
Phòng ban: Hành chính Quản trị
Địa điểm làm việc: Hà Nội
Mục tiêu công việc (Tổng quát): Thực hiện công tác lễ tân/ hậu cần linh hoạt, hiệu quả theo các quy định nội bộ của Công ty.
Thực hiện các công tác hành chính phục vụ cho hoạt động của các Khối, Phòng, Ban, đơn vị trong Công ty để đảm bảo sự vận hành thông suốt
Nhiệm vụ chính:
1. Công tác Lễ tân
a. Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận, chuyển cuộc gọi tới các bộ phận/phòng ban trong công ty.
b. Tiếp đón và chỉ dẫn khách đến liên hệ công tác.
c. Quản lý, theo dõi và giám sát bộ phận cleaner, đảm bảo sự sạch đẹp, gọn gàng của các tầng văn phòng đặc biệt là tầng 4.
d. Quản lý lịch book phòng họp cho các Phòng, Ban, đơn vị. Trực tiếp thực hiện công tác hậu cần cho các cuộc họp có sự tham gia của Ban diều hành.
e. Chịu trách nhiệm dọn dẹp và giữ vệ sinh phòng Chủ tịch HHĐTV, Chủ tịch UBĐH.
f. Thực hiện, theo dõi tài liệu và bưu kiện chuyển phát nhanh cho các Phòng, ban...
g. Đầu mối tiếp nhận, điều phối, theo dõi và tổng hợp chi phí sử dụng xe/ thẻ taxi của công ty
h. Hỗ trợ thực hiện các sự kiện, party nhỏ, nội bộ của Công ty, các lớp training cho các Khối, Phòng, ban...
i. Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đên công tác lễ tân theo phân công của Trưởng bộ phận và chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc.
2. Phối hợp công tác hành chính
a. Theo dõi, tập hợp các hóa đơn, chứng từ để làm thanh toán với Khối TCKT trong phạm vi các đầu mục mua sắm theo sự chỉ đạo của Trưởng bộ phận.
b. Phối hợp thực hiện các Hợp đồng dịch vụ thường xuyên: điện, nước, điện thoại, in ấn, dịch tài liệu, hoa tươi…dưới sự chỉ đạo của Trưởng bộ phận.
c. Định kỳ 03 tháng/lần báo cáo Trưởng bộ phận về việc xem xét, đánh giá chất lượng của các nhà cung cấp, từ đó lựa chọn nhà cung cấp để lấy được chính sách giá và chất lượng dịch vụ tốt nhất theo chỉ đạo của Trưởng bộ phận.
d. Thực hiện các nhiệm vụ văn phòng khác có liên quan đên công tác hành chính theo phân công của Trưởng bộ phận và chỉ đạo của Ban Tổng Giám đốc.

- Cơ chế đãi ngộ cạnh tranh – Cơ hội duy nhất được tham gia công ty bảo hiểm nhân thọ mới ngay từ ban đầu - Một môi trường học tập chưa từng có trong đó bạn xây dựng sự nghiệp của chính bản thân.