Nhân Viên Lễ Tân Kiêm Hành Chính

1. Nhiệm vụ chính / Main responsibilities:
Lễ tân
Đón khách, hướng dẫn khách đến làm việc tại Công ty.
Chuẩn bị phòng họp, công tác hậu cần cho các cuộc họp
Tham gia công tác hậu cần cho các sự kiện của Công ty.
Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và chuẩn bị tài liệu các cuộc họp, hội nghị
Trực điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các bộ phận, ghi nhận thông tin từ khách hàng nhắn lại.
Văn thư
Nhận và kiểm soát công văn đến (thư từ, công văn, bưu phẩm…), chuyển đến các bộ phận - cá nhân liên quan hoặc người có thẩm quyền giải quyết.
Kiểm soát và chuyển công văn đi đến đúng địa chỉ và kịp thời.
Lưu trữ các hồ sơ, các văn bản nội bộ và phân phối đến các đơn vị, phòng ban liên quan.
Quản lý con dấu và thực hiện công tác đóng dấu văn bản đúng quy định.
Hành chính
Tổ chức sinh nhật cho các CBCNV Công ty trong tháng.
Thanh toán các khoản chi phí của Công ty (điện, nước, điện thoại, internet, thuê văn phòng, vệ sinh, cơm, ….)
Đặt vé, đặt phòng cho BGĐ và Nhân viên đi công tác khi có yêu cầu.
Soạn thảo các văn bản hành chính
In ấn và công chứng các văn bản khi có yêu cầu của trưởng bộ phận
Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng.
Mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty
Quản lý đội xe, đội bảo vệ, tạp vụ
Thanh toán các chi phí liên quan đến Expat
Xin Giấy phép Lao động, Thị thực, Thẻ tạm trú cho người nước ngoài
Tìm và ký kết HĐ với các NCC cho các dịch vụ, cung ứng phục vụ hoạt động hành chính của Công ty.
Theo dõi, gia hạn Hợp đồng, đánh giá NCC định kỳ hàng năm.
2. Nhiệm vụ khác / Others:
Báo cáo định kỳ các công việc cho Trưởng bộ phận và Ban lãnh đạo hoặc khi có yêu cầu
Theo sự phân công của Trưởng phòng HCNS hoặc BGĐ.
Chấm công và theo dõi chấm công Nhân viên tạp vụ, bảo vệ, lái xe
Soạn thảo / nâng cấp các Quy trình, chính sách liên quan đến Hành chính
Soạn thảo các thông báo của Phòng Hành chánh
Lưu trữ HS liên quan theo quy định
Thực hiện các công tác khác do cấp trên giao.

- Các chế độ theo Luật nhà nước hiện hành.
- Thưởng lương tháng 12, Lễ, Tết, sinh nhật.
- Thưởng khác.