Nhân Viên Lễ Tân - Văn Thư

- Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến các phòng, ghi nhận thông tin từ khách hàng nhắn lại. Gọi điện thoại ra ngoài theo yêu cầu của CBCNV.

- Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác: tuỳ từng trường hợp công việc của khách cần hay có yêu cầu các phòng ban, sắp xếp khách làm việc ở phòng khách hay tại sảnh.

- Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);

- Thực hiện liên lạc đặt vé máy bay, tàu hoả, vé xe ô tô đi công tác cho CBCNV khi có yêu cầu.

- Quản lý các phương tiện vật dụng như máy Fax, tổng đài điện thoại, báo chí…

- Mua sắm văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, café…) cho văn phòng Công ty;

- Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty ghi vào sổ giao nhận, và chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết;

- Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty, ghi vào sổ gửi công văn đi;

- Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan;

- Công văn đến: Nhận và đóng dấu kiểm soát công văn đến các loại và chuyển Giám Đốc duyệt, chuyển các phòng – cá nhân theo bút duyệt.

- Chuyển theo yêu cầu của người gửi (tên/ phòng ban) nếu thư cá nhân.

- Công văn đi: gửi fax/thư theo yêu cầu của các phòng ban.

- Theo dõi công văn đến đến nơi đúng thời gian cần, liên lạc người nhận gấp nếu có yêu cầu (giao dịch bằng điện thoại).

- Lưu trữ hồ sơ công văn, tài liệu và hợp đồng, photo tài liệu, cung cấp các biểu mẫu giấy tờ, hướng dẫn CBCNV điền vào các mẫu theo quy định công ty.

- Thực hiện các việc khác được giao bởi quản lý trực tiếp.