Phó Phòng Hành Chính Quản Trị

Mục tiêu vị trí công việc (tóm tắt tổng quan về VTVL):
Thực hiện sự phân công của Trưởng phòng Tổ chức nhân sự - Hành chính quản trị trong công tác hành chính quản trị:
- Công tác văn thư, lưu trữ: quản lý công văn đi, công văn đến, hồ sơ, tài liệu về nhà cửa, trang thiết bị vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong bệnh viện
- Đầu mối quản lý và tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết các sự kiện, các buổi hội nghị, hội thảo, cuộc họp của bệnh viện
- Công tác quản lý tài sản, thiết bị vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong bệnh viện
- Quản lý phương tiện vận tải của bệnh viện
- Quản lý việc xử lý chất thải, việc cung cấp nước sạch, điện toàn bệnh viện
- Công tác quản lý tòa nhà gồm vận hành, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng để đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất
- Đảm bảo công tác trật tự trị an chung
- Đảm bảo môi trường cảnh quan bệnh viện xanh, sạch, đẹp
Công việc chính phải thực hiện
- Lập kế hoạch công tác trong phạm vi được phân công để trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.
- Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong bệnh viện theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ, đúng chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính:
- Cung ứng vật tư thông dụng: mua sắm, quản lý, cấp phát vật tư, trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm và các đồ dùng thông thường cho các khoa, phòng theo định mức
- Làm thủ tục thanh lý các vật tư, trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng
- Làm thủ tục đối chiếu công nợ các vật tư, trang thiết bị thông dụng
- Tổ chức tốt công tác quản lý có hệ thống các công văn đi và đến của bệnh viện, hệ thống bảo quản lưu trữ hồ sơ theo quy định. Đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của bệnh viện.
- Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện toàn bệnh viện
- Tham gia kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị thông dụng của các khoa, phòng trong bệnh viện
- Quản lý nhà cửa, kho tàng, vật tư thiết bị thông dụng của bệnh viện
- Lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, các vật tư, trang thiết bị thông dụng của các khoa, phòng
- Theo dõi và đóng các khoản phí. Các khoản phí ngoài việc chi trả cho tiền điện, nước chung trong tòa nhà còn có chi phí cho việc làm vệ sinh các khu vực dùng chung như hành lang, sảnh,… hay chi phí sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà, vật tư, trang thiết bị
- Tổ chức, thực hiện sửa chữa nhà cửa, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng theo kế hoạch
- Quản lý các phương tiện vận tải của bệnh viện. Điều động xe ô tô đi công tác và cấp cứu theo quy định
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung ứng điện, hơi để sấy, hấp tiệt trùng và xử lý chất thải bệnh viện
- Lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật của tòa nhà, các vật tư, trang thiết bị thông dụng của các khoa, phòng
- Theo dõi và đóng các khoản phí. Các khoản phí ngoài việc chi trả cho tiền điện, nước chung trong tòa nhà còn có chi phí cho việc làm vệ sinh các khu vực dùng chung như hành lang, sảnh,… hay chi phí sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà, vật tư, trang thiết bị
- Tổ chức, thực hiện sửa chữa nhà cửa, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng theo kế hoạch
- Quản lý các phương tiện vận tải của bệnh viện. Điều động xe ô tô đi công tác và cấp cứu theo quy định
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung ứng điện, hơi để sấy, hấp tiệt trùng và xử lý chất thải bệnh viện
- Đảm bảo vệ sinh ngoại cảnh sạch, đẹp (vườn hoa, cây cảnh), hệ thống cống rãnh thông thoát trong bệnh viện; định kỳ tổ chức kiểm tra
- Đảm bảo công tác trật tự trị an chung. Tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động trong bệnh viện
- Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư trang thiết bị thông dụng, báo cáo giám đốc bệnh viện
- Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng để trình giám đốc bệnh viện duyệt và tổ chức thực hiện. Kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, tham ô
- Định kỳ báo cáo giám đốc về nhận xét việc sử dụng hợp lý vật tư tiêu hao ở các khoa, phòng trong bệnh viện để giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỷ luật
- Giám sát đối với nhân viên vệ sinh, nhân viên bảo vệ đảm bảo thực hiện tốt yêu cầu công việc
Quyền hạn:
- Sử dụng các dụng cụ, phương tiện được giao phụ trách đúng với tính năng tác dụng để thực hiện nhiệm vụ
- Đôn đốc các cá nhân, đơn vị trong công tác hành chính quản trị và quản lý tòa nhà
Số cán bộ thuộc quyền quản lý: Căn cứ vào số lượng CBNV bệnh viện giao

- Mức lương thỏa thuận khi phỏng vấn - Được hưởng các chế độ bảo hiểm, nghỉ phép, ... theo quy định của Luật Lao động - Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động.