Thư Ký Hội Đồng Quản Trị

- Quản lý, sắp xếp lịch làm việc, lịch công tác, lịch tham dự sự kiện của HĐQT, TGĐ.
- Chuẩn bị tài liệu họp, sổ, bút, nước uống và danh thiếp cho HĐQT/TGĐ trước mỗi cuộc họp.
- Tiếp nhận các văn bản, tờ trình, hồ sơ, tài liệu trình lên HĐQT, TGĐ, ghi sổ theo dõi. Thông báo cho các phòng, ban, đơn vị đến nhận lại khi đã được HĐQT/TGĐ phê duyệt. Lưu trữ tài liệu cho HĐQT/ TGĐ.
- Thu thập báo cáo, đề xuất của các phòng ban đơn vị, chuyển lên BTLTK để xem xét trước khi trình HĐQT, TGĐ.
- Phối hợp tổ chức các cuộc họp do HĐQT, TGĐ chủ trì hoặc tham dự. Phối hợp với các phòng ban đơn vị có liên quan các công tác tổ chức hậu cần tiếp đón như chuẩn bị phòng họp, trà, nước, hoa quả, bánh ngọt, biển tên, kết nối máy chiếu, trình chiếu giới thiệu về Tập đoàn…
- Tiếp đón, mời nước khách đến làm việc với HĐQT, TGĐ tại Công ty.
- Thu xếp các thủ tục visa, đặt vé máy bay, ăn uống, khách sạn, phương tiện di chuyển và các thủ tục hậu cần khác phục vụ HĐQT, BTGĐ và các thành viên B.TLTK.
- Theo dõi, thu thập các hóa đơn, chứng từ có liên quan chi phí công tác của HĐQT, TGĐ. Tổng hợp báo cáo chi phí hàng tháng và làm thủ tục thanh toán theo quy định.
- Tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng cần thiết phục vụ cho công việc của HĐQT, TGĐ và B. TLTK để đề xuất đơn vị cung cấp. Quản lý sử dụng văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng đó.
- Sắp xếp, thu dọn, vệ sinh phòng làm việc, bàn làm việc, bàn tiếp khách của HĐQT, TGĐ. Bảo đảm luôn sạch sẽ, gọn gàng, đầy đủ dụng cụ để sẵn sàng đón tiếp khách.
- Thực hiện việc mua sắm quà tặng, tặng quà cho đối tác theo chỉ đạo của HĐQT, TGĐ chỉ đạo.
- Các công việc của thư ký văn phòng như in ấn, photo tài liệu, biên dịch đơn giản…phục vụ cuộc họp do HĐQT, TGĐ chủ trì.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng Ban TLTK