Thư Ký Tổng Giám Đốc

1. Trợ giúp cho Tổng Giám đốc
• Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng/bộ phận, phòng ban trực thuộc xin ý kiến trình Tổng GĐ phê duyệt;
• Truyền đạt thông tin của Tổng GĐ tới các phòng, phòng ban, phòng ban liên quan và nhận thông tin feedback cho Tổng Giám đốc;
• Soạn thảo, bố trí, quản lý hồ sơ chứng từ hóa đơn của các đơn vị trình ký Tổng GĐ một cách ngăn nắp, có hệ thống;
• Theo dõi và báo cáo tiến độ tiến hành công việc của các phòng ban, phòng ban, đơn vị theo yêu cầu của Tổng Giám đốc;
• Truyền tải chỉ đạo của Tổng GĐ & theo dõi việc lập, triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động trong công tác lãnh đạo của công ty.
• Trợ giúp Tổng GĐ đề xuất các quyết định phù hợp cũng như triển khai tới các đơn vị thực hiện nghiêm túc;
• Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc xây dựng các bước báo cáo, các bước quản lý trong công ty.
• Chuẩn bị file, thu thập thông tin cần thiết và tham gia dự họp cùng Tổng giám đốc với KH, đối tác.
• Theo dõi tình hình báo cáo tuần/tháng/quý của các bộ phận.
• Cầu nối LH giữa các thành viên với ban Tổng GĐ công ty
2. Tổ chức, bố trí lịch, làm việc
• Sắp xếp lịch họp, tổ chức, tham gia, ghi chép & tổng hợp nội dung các cuộc họp theo yêu cầu từ TGĐ;
• Sắp xếp kế hoạch công tác, sắp lịch trình làm việc, lịch họp cho Tổng giám đốc và thông báo lịch làm việc của Tổng GD theo tuần/tháng.
• Thông dịch, biên dịch, phụ đỡ cho Tổng GĐ trong công tác đối nội, đối ngoại, quan hệ giao dịch với các cơ quan chức năng khi được giao phó.
• Tham gia tổ chức các cuộc họp
• Tham gia lên ý tưởng, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Hội nghị, họp giao ban & tổng kết.
• Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, lĩnh hội và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.
4. Trách nhiệm công việc:
• Hoàn thành các công việc đã nêu trên .
• Hoàn thành các công việc do cấp Quản lý trực tiếp phân định để xử lý.
• Tuân thủ các quy định, quy trình, quy chế , Nội quy của C ty.
• Tôn trọng, yêu quý công việc do mình đảm nhận để tạo ra giá trị trong công việc.
• Tôn trọng tổ chức & tinh thần đoàn kết vì màu cờ sắc áo của tổ chức mình
5. Báo cáo công việc:
• Thực hiện Báo cáo ngày ( tùy theo tính chất công việc), báo cáo tuần/tháng/quý cho công việc mình đảm nhận.
• Gửi báo cáo cho cấp Quản lý trực tiếp theo đúng quy định của Cty.