Thư Ký - Trợ Lý Tổng Giám Đốc

- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp cho Ban Tổng Giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành.

- Chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc.

- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các Phòng Ban và tổng hợp gửi lên Ban Tổng Giám đốc.

- Lưu giữ thông tin tài liệu liên quan.

- Soạn thảo các quyết định, thông báo do TGĐ yêu cầu

- Thực hiện các công việc của Ban Tổng giám đốc.

- Cập nhật tình hình luật pháp và kinh tế liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của công ty để kịp thời báo cáo Tổng Giám Đốc.

- Theo dõi tình hình hoạt động của thị trường, tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính, nhân sự…của Công ty thông qua việc thu thập, tổng hợp, phân tích các thông tin cần thiết để tư vấn cho Tổng Giám Đốc.

- Lập báo cáo cần thiết theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc.

- Nhận biết và báo cáo Tổng Giám Đốc các điểm không phù hợp được ghi nhận trong quá trinh thực hiện công việc của các khối, của công ty kèm thêm đề xuất các giải pháp để giải quyết, ngăn ngừa các vấn đề này.

- Tham dự các cuộc họp và thực hiện việc ghi chép, ghi âm và lập biên bản cuộc họp đầy đủ, chính xác để gởi cho các thành viên tham dự cuộc họp trong vòng 2 giờ sau khi kết thúc buổi họp.

- Ghi nhận các công việc Tổng Giám Đốc đã giao cho các Giám Đốc khối và tiến hành theo dõi tiến độ thực hiện để báo cáo Tổng Giám Đốc theo định kỳ được yêu cầu.

- Liên hệ với các khách hàng, đối tác, các thành viên trong Ban Giám Đốc và sắp xếp hợp lý lịch làm việc, lịch họp hằng ngày của Tổng Giám Đốc.

- Chuẩn bị hoàn chỉnh cho các chuyến công tác của Tổng Giám Đốc và các chuyến công tác của khách hàng, đối tác đến công ty làm việc với Tổng Giám Đốc (liên hệ thủ tục visa, đặt vé máy bay, khách sạn, xe đứa rước, đặt phòng họp,….)

- Kịp thời thông báo cho Tổng Giám Đốc tham dự các cuộc họp bên ngoài cũng như họp nội bộ.

- Thực hiện dịch các tài liệu Tiếng Anh hoặc ngược lại theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc.

- Thực hiện lưu trữ khoa học, hợp lý, bảo mật các hồ sơ, tài liệu, thông tin của Công ty.

- Đảm bảo tất cả thông tin có liên quan đến công việc, kế hoạch của Tổng Giám Đốc được tuyệt đối bảo mật

- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Tổng Giám Đốc.

- Bảo mật tuyệt đối các hồ sơ, tài liệu và thông tin có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám Đốc Công ty.

- Phê duyệt các chứng từ theo bảng phân quyền của Tổng Giám Đốc (nếu có).

- Được quyền yêu cầu cung ứng đủ nguồn lực, tài lực để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

- Thay mặt Tổng Giám Đốc giải quyết các vấn đề khác khi được ủy quyền.

- Đóng góp ý kiến lên Tổng Giám Đốc nhằm tăng hiệu quả hoạt động, kinh doanh của Côg ty.

- Yêu cầu các Trưởng Phòng, nhân viên khác hợp tác và hỗ trợ trong công việc.