Trợ Lý Giám Đốc Điều Hành

1. Hỗ trợ GĐ điều hành các mặt hoạt động Khối hỗ trợ để phục vụ hoạt động vận hành Khối chuyên môn
- Là cầu nối truyền đạt tất cả các chỉ đạo, chủ trương, giao việc từ GĐ điều hành tới các Phòng/Ban liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc/nhắc việc tất cả các Phòng/ban theo các công việc GĐ điều hành đã chỉ đạo. Được quyền nhắc việc và cảnh báo tới các Phòng/ban, nhân sự liên quan khi sắp đến thời hạn, báo cáo cho GĐ điều hành những công việc không hoàn thành được đúng tiến độ;
- Tổng hợp các báo cáo theo tuần/tháng/quý từ các Phòng thuộc khối hỗ trợ, đánh giá tình hình hoạt động và tham mưu cho GĐ điều hành các giải pháp thúc đẩy hiệu quả công việc từng Phòng/ban;
- Thừa lệnh ủy quyền của GĐ điều hành để giám sát, kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy chế của Bệnh viện trong quá trình vận hành, duy trì hoạt động (Ngoại trừ hoạt động chuyên môn Khám chữa bệnh) đảm bảo tính pháp lý. Khi phát hiện việc không tuân thủ quy trình hoặc không đảm bảo tính pháp lý có quyền yêu cầu dừng sự việc và ngay lập tức báo cáo GĐ điều hành;
- Thừa lệnh ủy quyền của GĐ điều hành tham gia các cuộc họp của các Khoa/Phòng thuộc khối chuyên môn để nghe các báo cáo, thảo luận và ghi nhận kiến nghị báo cáo cho GĐ điều hành;
- Thay mặt GĐ điều hành tổng duyệt các chương trình, sự kiện nội bộ, được quyền yêu cầu điều chỉnh/bổ sung để đảm bảo công tác chuẩn bị đầy đủ, sẵn sàng. Báo cáo GĐ điều hành những vấn đề ngoài khả năng và phạm vi quyền hạn;
- Tham gia xây dựng các quy định, quy trình làm việc của các Phòng/Ban thuộc Khối hỗ trợ. Tham mưu cho GĐ điều hành trước khi phát hành văn bản;
- Thay mặt GĐ điều hành giải quyết các công việc theo ủy quyền khi GĐ điều hành vắng mặt tại Bệnh viện.
2. Trợ giúp GĐ điều hành quản lý thời gian và kiểm soát công việc
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp hàng tuần/tháng cho GĐ điều hành. Nhắc lịch trước các buổi họp/sự kiện quan trọng;
- Rà soát trước tất cả các báo cáo, các nội dung họp cần trình bày với GĐ điều hành để đảm bảo các báo cáo, các nội dung họp đã được chuẩn bị đầy đủ;
- Làm thư ký trong tất cả các cuộc họp để ghi nhận nội dung và các chỉ đạo của GĐ điều hành cho từng cá nhân, phòng/ban, đảm bảo các chỉ đạo được đến đúng người có trách nhiệm và có thời hạn hoàn thành cụ thể;
- Kiểm tra các văn bản, chứng từ, từ các bộ phận khác chuyển đến trước khi GĐ điều hành phê duyệt. Được quyền hướng dẫn/yêu cầu các Phòng/Ban sửa đổi nội dung, bổ sung chứng từ hợp lệ.
3. Hỗ trợ các phòng ban, bộ phận trong công việc hoạch định mục tiêu, kế hoạch, chính sách theo chức năng khi được GĐ điều hành phân công.
- Tham mưu, tư vấn hỗ trợ các phòng/ban trong việc giải quyết các khó khăn trong quá trình xử lý công việc của bộ phận;
- Giám sát và hỗ trợ các phòng/ban xử lý các vướng mắc trong quá trình phối hợp giữa các Bộ phận.
4. Giúp việc cho GĐ điều hành thực hiện công tác đối nội, đối ngoại.
5. Độc lập thực hiện các nhiệm vụ đặc biệt được GĐ điều hành trực tiếp yêu cầu (Tiến hành xin các giấy phép phục vụ hoạt động của BV theo đúng quy định Bộ/Ngành; Quy hoạch phòng CNTT, Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu).
6. Quản lý hồ sơ, tài liệu về Bệnh viện, công ty và Hồ sơ cá nhân của GĐ điều hành. Được quyền cung cấp cho các Cá nhân, phòng/ban và các đối tác phù hợp.

- Lương thưởng hấp dẫn - Các chế độ bảo hiểm theo đúng quy định – Môi trường làm việc chuyên nghiệp.