Trợ Lý Giám Đốc

1. Trợ lý cần phải có khả năng phản ứng nhanh và hiệu quả nhất để đánh giá tình hình và ra quyết định một vụ việc khẩn cấp khi Ban lãnh đạo không có mặt để giải quyết.
2. Nắm bắt các sản phẩm, quy trình kinh doanh của công ty, tìm hiểu về ngành, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, vị thế của công ty trong thị trường, xu hướng phát triển của ngành hiện tại để tổng hợp thông tin, tư vấn cho Giám đốc về các mặt thị trường, luật pháp, kinh tế liên qua đến lĩnh vực kinh doanh của công ty.
3. Cần tìm hiểu kỹ năng chăm sóc khách hàng, Trong các sự kiện khi tiếp cận với khách hàng của công ty, trợ lý cần có sự am hiểu về khách hàng đó là góp phần duy trì được sự hài lòng của họ thông qua việc giao tiếp gây được thiện cảm, cung cấp thông tin khách hàng cần và đưa ra các phương án giải quyết hợp lý nếu có sự khiếu nại hay chỉ trích. Tất cả những điều đó đều thuộc trong tập hợp kỹ năng Chăm sóc khách hàng.
4. Một trợ lý có khả năng giao tiếp tốt sẽ gây được thiện cảm với đồng nghiệp, đối tác, cũng như khách hàng. Vì vậy người Trợ lý cần phải thể hiện khả năng nghe, khả năng thấu hiểu, khả năng nắm bắt tâm lý đối phương, khả năng thuyết phục và đàm phán. Ngoài ra đối môi trường làm việc Quốc tế, Trợ lý cần có sự am hiểu các quy tắc của nhiều nền văn hóa khác nhau. Đây chính là “vũ khí lợi hại” mang lại thành công cho công việc của bạn.
5. Tham gia cùng Giám đốc trong công tác đối nội/ đối ngoại và giữ gìn hình ảnh công ty, tham dự và hỗ trợ Giám đốc trong các buổi gặp, giao thương với đối tác.
6. Tham mưu, hỗ trợ Giám Đốc trong việc hoạch định và triển khai các chiến lược, mục tiêu, giải pháp và kế hoạch phát triển chung của công ty và của từng phòng ban, bộ phận.
7. Xóa bỏ không khí dè chừng, nghi ngờ, phòng thủ của những thành viên trong nhóm , Tạo ra môi trường làm việc, vui vẻ, hợp tác mà trong đó người Trợ lý đóng vai trò hỗ trợ tích cực đồng thời định hướng cho cả đội.
8. Sắp xếp, triển khai các chính sách/ kế hoạch phát triển kinh doanh từ Giám Đốc đến các bộ phận, phòng ban. Hỗ trợ Giám đốc trong việc điều hành, giám sát, đôn đốc các phòng, bộ phận trong việc triển khai các mục tiêu, kế hoạch theo chức năng đã được phân công.
9. Tổng hợp, đánh giá và lập báo cáo về tình hình hoạt động của công ty và các phòng ban thông qua các báo cáo của từng phòng ban từ đó tham mưu kịp thời cho Giám Đốc các giải pháp để đảm bảo công việc được thực hiện mang lại hiệu quả cao nhất
10. Tham vấn cho các Trưởng phòng, ban, bộ phận trong việc lập mục tiêu, kế hoạch hoạt động trong từng thời kỳ/ giai đoạn phù hợp. Hỗ trợ Trưởng các phòng ban, bộ phận triển khai, xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến các dự án, hợp đồng, kế hoạch hoạt động… của bộ phận theo yêu cầu chỉ đạo của Giám đốc.
11. Khả năng Chủ động dự đoán nhu cầu chính là thể hiện sự tinh ý và chu đáo. Khi người trợ lý hiểu được và đáp ứng những nhu cầu sắp phát sinh.
12. Phối hợp, hỗ trợ các phòng ban, bộ phận trong việc tổ chức sự kiện, quảng bá thương hiệu, hội chợ, họp báo,…
13. Việc sử lý các biến động bất ngờ hay các tình huống phát sinh ngoài kế hoạch là chuyện thường xảy ra vì vậy người Trợ lý Phải có khả năng thích ứng sẵn sàng đón nhận sự thay đổi, coi sự phát sinh ngoài dự kiến là điều đương nhiên vì thế khi nó xảy ra người trợ lý không bị shock hay rơi vào cái gọi là “bẫy tâm lý tiêu cực” . Ngoài ra nhằm ứng phó và đưa ra giải pháp kịp thời cho vấn đề. Mỗi kế hoach đưa ra bao giờ cũng nên có một hoặc vài phương án dự phòng.
14. Trợ lý phải biết sử dụng máy in, máy fax hay các máy móc, vật dụng trong văn phòng khác, không những thế Người trợ lý phải là người tiên phong trong việc cập nhật các công nghệ mới, khoa học và luôn thay đổi từng ngày để hướng dẫn cho Ban Giám đốc và đồng nghiệp của mình sử dụng những tiện ích mới nhất.
15. Cần có kỹ năng tổ chức, Trợ lý phải luôn là người tổ chức tốt về không gian và thời gian, nơi làm việc, văn phòng, tài liệu bao giờ cũng cần sắp xếp khoa học và ngọn ngàng. Biết phân chia thời gian phù hợp cho các đầu mục công việc khác nhau theo đúng thứ tự ưu tiên của chúng cái gì cần làm trước và cái gì cần làm sau để các công việc đều được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng theo yêu cầu
2./ MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Tiếp nhận công văn, tài liệu từ các phòng ban, bộ phận trong công ty trình Tỏng giám đốc phê duyệt.
2. Truyền đạt thông tin của Giám Đốc tới các phòng ban, bộ phận và nhận thông tin phản hồi trong công ty cho Giám đốc.
3. Lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịch họp của Giám Đốc.
4. Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp giao ban, tổng kết,…, sự kiện, lên danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
5. Chuẩn bị tài liệu, phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Giám Đốc
6. Ghi chép văn bản và soạn thảo các văn bản thông báo, kết luận các cuộc họp có sự tham gia của Giám Đốc hoặc Giám đốc chỉ định.
7. Quản lý lưu trữ các tài liệu của Giám Đốc
8. Quản lý các con dấu của công ty và kiểm soát việc đóng dấu trên chứng từ, văn bản.
9. Kiểm tra toàn bộ các công văn, giấy tờ, văn bản, quyết định do công ty ban hành trước khi trình Giám Đốc.
10. Thay mặt giải quyết các công việc khi có ủy quyền của Giám đốc
11. Thực hiện các công việc khác khi được phân công
3./ KỸ NĂNG
1. Có kỹ năng tổ chức, lãnh đạo và quản lý tốt.
2. Kỹ năng làm việc theo nhóm, kỹ năng trình bày, thuyết phục hiệu quả.
3. Kỹ năng giao tiếp, xử lý vấn đề tốt, thông minh và nhạy bén.
4. Biết lập kế hoạch, chủ động trong công việc.
5. Tổ chức, sắp xếp trong công việc, chính xác, dứt khoát nhưng phải hợp lý theo thực tế.
6. Thành thạo tin học văn phòng: Word, Excel, Power Point, Internet..v.v.

- Thưởng theo doanh số.
- Đầy đủ các chế độ theo Luật lao động Việt Nam: BHXH, BHYT, ngày nghỉ phép năm, lễ tết….
- Môi trường làm việc trẻ trung, hiện đại, năng động và chuyên nghiệp.
- Chế độ đào tạo: Đào tạo trong nước hoặc nước ngoài.
- Các hoạt động tập thê: Teambuilding, Outing, …