Trợ Lý Vận Hành Trung Tâm Thương Mại - Big C Hải Phòng

* Trợ lý Quản lý vận hành trung tâm thương mại có nhiệm vụ hỗ trợ tất cả các công việc liên quan đến sự ổn định của Trung tâm thương mại nói riêng và sự phát triển của phòng Quản lý tài sản nói chung.
* NHIỆM VỤ:
- Hỗ trợ trong việc quản lý khách thuê đảm bảo khách thuê tuân thủ nội quy TTTM và cam kết trong hợp đồng thuê.
- Phụ trách các báo cáo về tiền thuê, báo cáo công nợ, báo cáo điện nước, báo cáo share doanh thu, đôn đốc khách thuê thanh toán đúng hạn và báo cáo Plaza Manager.
- Theo dõi các hợp đồng thuê, tiếp nhận các yêu cầu của khách thuê liên quan đến hợp đồng thuê và báo cáo Plaza Manager.
- Tiếp nhận các yêu cầu thuê mới từ các khách hàng tiềm năng, tập hợp đăng ký thuê mặt bằng gửi Plaza manager và Bộ phận Leasing.
- Phụ trách các giấy tờ liên quan đến thủ tục hành chính, tiếp nhận và xử lý thông tin, soạn thảo công văn theo yêu cầu
- Phụ trách việc chuyển giao giữa EB và Việt Nhật, mua các thiết bị vật dụng kỹ thuật nhỏ liên quan đến công việc;
- Theo dõi và báo cáo việc nhập xuất thiết bị vật tư tại Trung tâm thương mại;
- Phụ trách và thông báo các bộ phận liên quan như kỹ thuật & an ninh để theo dõi giám sát các thủ tục xuất nhập hàng hóa, giấy phép thi công của các gian hàng tại TTTM;
- Phụ trách tập hợp giấy nghỉ phép, xác nhận chấm công của ekip Plaza gửi Phòng Nhân sự
- Hỗ trợ quản lý & giám sát chất lượng dịch vụ của các đơn vị cung cấp dịch vụ tại TTTM;
- Hỗ trợ về mặt hành chính cho các thành viên khác của ê-kíp;
- Theo dõi, lưu trữ, giao nhận báo cáo, chứng từ, chuyển phát EMS.
- Đi kiểm tra toàn bộ khu vực Quản lý ít nhất 4 lần/1ngày để kiểm tra khu vực cho thuê và tình trạng chung của TTTM. Báo cáo tình hình, đưa ra kiến nghị giải quyết và cải tiến tới Plaza Manager
- Tiếp nhận thông tin thái độ phản hồi từ chủ thuê để kịp thời hỗ trợ chủ thuê hoặc tập hợp thông tin báo cáo Plaza Manager có phương án hỗ trợ phù hợp
- Kiểm tra giấy phép kinh doanh của chủ thuê, hàng giả, hàng nhái, bản quyền thương hiệu, tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy chứng nhận cho thuê, và giám sát thái độ làm việc của nhân viên gian hàng.
- Thực hiện đầy đủ các quy trình về cho thuê như mẫu đăng ký thuê gian hàng, biên bản bàn giao mặt bằng, theo dõi đặt cọc, đốc thúc công nợ của khách thuê.
- Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu công việc và theo phân công của quản lý các cấp.