Trưởng Bộ Phận Cung Ứng Dịch Vụ Văn Phòng

* Quản lý và kiểm soát hoạt động của bộ phận:
- Xây dựng kế hoạch, quản lý và giám sát hoạt động của bộ phận theo chức năng, nhiệm vụ.
- Thực hiện báo cáo hoạt động của bộ phận theo đình kì tuần, tháng, quý hoặc đột xuất theo yêu cầu từ Giám Đốc Khối TÀI CHÍNH VẬN HÀNH, Ban Điều Hành Công ty
- Tham mưu cho Trưởng phòng trong việc thực hiện mục tiêu, giải pháp và các chỉ đạo từ Giám Đốc Khối TÀI CHÍNH VẬN HÀNH, Ban Điều Hành công ty.
- Xây dựng các kế họach cung ứng để đáp ứng nhu cầu đề xuất của các đơn vị
- Đề xuất và xây dựng các quy trình mua hàng nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của các đơn vị.
- Xây dựng, rà soát bảng mô tả công việc, KPIs cho từng chức danh trong bộ phận.
* Thực hiện điều phối hoạt động cung ứng trang thiết bị, công cụ dụng cụ, đồng phục, VPP … cho hệ thống và trụ sở:
- Giám sát và điều phối hoạt động cung ứng trang thiết bị, công cụ dụng cụ, VPP, đồng phục … từ các đơn vị. Kiểm tra và đôn đốc tiến độ cung ứng nhằm đáp ứng cung cấp đầy đủ, nhanh chóng và kịp thời phục vụ cho hệ thống.
- Kiểm soát định mức tồn kho, đảm bảo số lượng các chủng loại trong kho đầy đủ, kịp thời đáp ứng cho các đơn vị.
- Giám sát việc kiểm tra số lượng đầu vào, nghiệm thu, nhập kho công cụ.
- Giám sát và theo dõi việc tuân thủ thực hiện thẩm định các đơn hàng, đúng quy trình
- Xem xét và kiểm soát thủ tục thanh toán, nhập kho cho NCU đảm bảo tuân thủ đúng quy trình.
* Tìm kiếm, phát triển và quản lý chất lượng NCC:
- Thực hiện đánh giá, lựa chọn, tìm kiếm NCC phù hợp với chi phí thấp nhất theo các chỉ tiêu theo các tiêu chuẩn của công ty: Giá cả, hậu mãi, năng lực NCC, phương thức thanh toán…
- Quản lý và nâng cao chất lượng NCC thông qua lịch sử hoạt động của NCC nhằm đưa ra những phản hồi kịp thời.
- Tìm kiếm và khai thác, phát triển NCC tạo thêm nguồn hàng đạt chất lượng với chi phí tối ưu cung cấp cho toán hệ thống
* Thực hiện phân tích, đo lường các hoạt động của bộ phận, phòng:
- Kiểm soát ngân sách các loại chi phí Hành Chính trong bộ phận, phòng.
- Triển khai và giám sát kế hoạch hoạt động cho bộ phận, phòng
- Thực hiện các báo cáo về tình hình hoạt động của bộ phận; phòng theo kết quả đạt được hàng tháng, quý, năm.
- Thực hiện đánh giá, đo lường và cải tiến các quá trình thuộc phạm vi P.QTHC và đánh giá tính tuân thủ của phòng.
* Thực hiện các công việc khác do Giám Đốc Khối TÀI CHÍNH VẬN HÀNH và Trưởng phòng phân công:
- Thưc hiện các chỉ đạo từ Giám Đốc Khối TÀI CHÍNH VẬN HÀNH, Trường phòng phân công.
- Thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Giám Đốc Khối TÀI CHÍNH VẬN HÀNH
- Tiếp đoàn kiểm tra, đánh giá từ bên ngoài hoặc nội bộ khi có yêu cầu
- Tiếp nhận và giám sát xử lý các thông tin liên quan đến các đơn hàng của bộ phận từ hệ thống cửa hàng và Chi nhánh
- Giám sát và hỗ trợ rà soát các đề xuất, tờ trình của Chi nhánh trong công tác cung ứng hàng hóa, CC – DC.