Trưởng Bộ Phận Hành Chính

1. QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH
1.1. Kiểm soát việc quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị tại khối văn phòng
* Tổ chức sắp xếp văn phòng làm việc theo quy hoạch đã được phê duyệt
* Kiểm soát việc cung ứng bàn ghế, trang thiết bị làm việc cần thiết cho các bộ phận đảm bảo thực hiện chu đáo, đầy đủ theo tiêu chuẩn và ngân sách phê duyệt.
* Kiểm soát tình trạng vệ sinh văn phòng đảm bảo mỹ quan nơi làm việc theo tiêu chuẩn.
* Kiểm soát tình trạng sử dụng hiệu quả các phòng họp.
* Phối hợp với các phòng/ban có nhu cầu và Phòng Kế toán theo dõi các tài sản nhận điều chuyển/điều chuyển sang P&L khác theo đúng phê duyệt.
* Đề xuất thanh lý các tài sản tại văn phòng hỏng/không còn nhu cầu sử dụng.
* Kiểm soát việc sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị tại văn phòng, đảm bảo tuân thủ theo các quy định quản lý tài sản do Tập đoàn/Công ty và khai thác hiệu quả, tối ưu nhất, không bị thất thoát, lãng phí.
* Tìm kiếm/Thẩm định và trình phê duyệt phương án lựa chọn nhà cung cấp và giá mua thanh lý tài sản.
1.2. Tổ chức thực hiện các công việc hậu cần tại khối văn phòng
* Xây dựng kế hoạch đặt đồng phục định kỳ tháng/quý/năm để đảm bảo toàn bộ Cán bộ nhân viên đều có đồng phục theo đúng quy định.
* Kiểm soát việc cấp phát thẻ gửi xe, thẻ taxi và đồng phục theo đúng tiêu chuẩn; luôn đảm bảo các thẻ taxi được sử dụng bình thường (trừ trưởng hợp do lỗi của nhà cung cấp dịch vụ).
* Trình Ban lãnh đạo phê duyệt Kế hoạch công tác của các bộ phận theo đúng thời hạn. Kiểm soát chi phí công tác của các bộ phận theo Kế hoạch công tác của chuỗi theo đúng định mức đã được Ban lãnh đạo phê duyệt.
* Kiểm soát việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn đúng thời gian yêu cầu, đúng định mức/tiêu chuẩn đã được phê duyệt/theo quy trình/quy định nội bộ của Công ty, Tập đoàn.
* Kiểm soát việc thanh toán chi phí phát sinh thuộc trách nhiệm của Hành chính (chi phí thẻ taxi, thẻ gửi xe, phòng khách sạn, chi phí điện, nước, thuê văn phòng…) đầy đủ và theo đúng thời gian quy định để không ảnh hưởng về việc sử dụng dịch vụ.
* Tham gia tổ chức sự kiện của chuỗi đảm bảo trong hạn mức chi phí, đảm bảo chất lượng theo quy định.
1.3. Kiểm soát các công việc hành chính vận hành
* Kiểm soát nội dung và tiến độ nộp các hồ sơ thông báo/đăng ký khuyến mại của các phòng/ban/bộ phận đảm bảo đúng theo phê duyệt. Đề xuất giải pháp cho Cán bộ lãnh đạo trực tiếp trong những trường hợp bị vướng mắc.
* Kiểm soát việc lập các báo cáo hành chính của toàn chuỗi theo số liệu từ các Giám đốc miền, Giám đốc vùng
2. QUẢN LÝ MUA SẮM NỘI BỘ
Thực hiện và kiểm soát hoạt động đặt hàng/mua sắm các hàng hóa/dịch vụ
* Tham gia xây dựng danh mục hàng hóa/dịch vụ của Công ty.
* Tìm kiếm và thực hiện so sánh/đánh giá chất lượng, giá hàng hóa/dịch vụ của nhà cung cấp cho các hàng hóa/dịch vụ do VinMart+ tự mua sắm trình Cán bộ quản lý trực tiếp.
* Thẩm định nhu cầu đặt hàng định kỳ của các bộ phận.
* Xây dựng/thẩm định kế hoạch đặt hàng định kỳ, đảm bảo gửi Trung tâm mua sắm theo đúng tiến độ.
* Thực hiện và kiểm soát việc đặt hàng/mua sắm cho các cửa hàng mở mới (theo yêu cầu của bộ phận Set up và theo các hạng mục marketing triển khai) và các cửa hàng đang hoạt động (vật tư tiêu hao, văn phòng phẩm, đồng phục, biển tên, công cụ dụng cụ, các sản phẩm in ấn) đảm bảo đúng thời hạn, đúng số lượng, đúng định mức quy định của Công ty.
* Kiểm soát tiến độ giao hàng và chất lượng hàng hóa của nhà cung cấp. Phối hợp với Quản lý khu vực, Bộ phận Set up, Bộ phận Marketing, Trung tâm mua sắm và các bộ phận có liên quan khác để tìm các biện pháp xử lý các trường hợp giao hàng, thi công không đúng tiến độ và/hoặc chất lượng.
* Kiểm soát việc thanh toán các hạng mục chi phí tự mua sắm.
* Kiểm soát chi phí đặt hàng theo hợp đồng đã ký với nhà cung cấp.
* Kiểm soát việc cập nhật dữ liệu về giá hàng hóa/dịch vụ mà VinMart+ tự mua sắm lên ổ chung của bộ phận hàng tháng.
* Phối hợp với nhà cung cấp điều chỉnh các hạng mục hàng hóa/dịch vụ phát sinh.
* Phối hợp với Trung tâm mua sắm bổ sung kịp thời những mã hàng phát sinh để đảm bảo việc đặt hàng.
* Triển khai hướng dẫn kịp thời cho các bộ phận quy định mới của Trung tâm mua sắm, bộ phận SAP về việc đặt hàng, xuất, nhập kho, báo cáo tồn kho định kỳ tháng.

- Tháng lương 13, Thưởng theo kết quả kinh doanh cuối năm - Bảo hiểm sức khỏe Bảo Việt - Các hoạt động Teambuilding, Du lịch nghỉ mát hàng năm