Trưởng Bộ Phận Mua Hàng Marketing

Mục đích vị trí công việc:

Tìm kiếm và quản lý các nguồn cung ứng đầu vào để tạo ra các sản phẩm/dịch vụ, bao gồm: Mua vật phẩm Marketing hay các dịch vụ cần thiết.    

Trách nhiệm thực thi chính:

I/ Tổ chức lập danh sách, lưu trữ, quản lý danh mục các đối tác cung cấp dịch vụ, và thực hiện công tác chuyên môn theo nhu cầu sử dụng dịch vụ vật phẩm của Khối Marketing. (Tỷ trọng: 50%)

1.     Quản lý đấu thầu (pitching):

- Phân loại từng nhóm đối tượng dịch vụ theo loại hình chuyên môn với đầy đủ thông tin liên hệ chi tiết, rõ ràng, chính xác & có tính cập nhật cao

- Tìm kiếm và đề xuất nhà cung ứng phù hợp; đánh giá portfolio của từng đơn vị tham gia gọi thầu

- Tham gia thực hiện briefing thông tin

- Quản lý nhà thầu: đặt hẹn, mời họp, nhận thông tin & tổng hợp thông tin báo giá của các nhà thầu.

- Phân tích, nhận định các tiêu chí đánh giá & Lập bảng đánh giá chi tiết năng lực lõi của từng nhà thầu. Tham mưu cho TP/ GĐ Khối nhà thầu chất lượng cao chi phí phù hợp yêu cầu ban đầu của đơn vị đề xuất.

- Quản lý dữ liệu các đối tác cung cấp dịch vụ cho nhu cầu chuyên môn của phòng marketing, xử lý & quản lý thông tin một cách khoa học, chính xác & bảo mật

2.      Đặt mua hàng hóa vật phẩm

- Mua hàng theo yêu cầu của các bộ phận, theo dõi quá trình mua hàng từ lúc đặt hàng đến lúc giao hàng đến đơn vị yêu cầu

- Hợp tác với bộ phận kho, bộ phận tiếp thị thương mại, và đơn vị yêu cầu đặt hàng và các bộ phận liên quan để nhận hàng đúng chủng loại, số lượng, chất lượng và đổi/ trả cho nhà cung cấp nếu cần. Lập thủ tục chứng từ nhập kho kế toán.

- Theo dõi phản hồi của các bộ phận về chất lượng hàng hóa đã mua và phản hồi cho nhà cung cấp

- Đề ra phương án khắc phục/ đề phòng (nếu cần)

- Theo dõi quá trình thanh toán cho nhà cung cấp

3.     Tìm kiếm & đánh giá nhà cung cứng:

- Kiểm tra & đối chiếu các đơn giá của ít nhất 03 đối tác cho cùng một loại hình cung cấp dịch vụ để đề xuất cho TP/ GĐ Khối xét duyệt & chọn 01 đối tác có chi phí giá thành cạnh tranh nhất.

- Đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chuẩn của công ty.

- Trình hồ sơ đánh giá cho BGĐ xem xét và phê duyệt.

- Định kỳ tái đánh giá theo yêu cầu của công ty

II/Phối hợp làm việc với các khối, phòng ban, đơn vị liên quan theo đúng quy trình, quy định của công ty. (Tỷ trọng: 20%)

Phối hợp với các phòng ban thuộc khối Marketing cũng như các phòng ban thuộc các Khối Kinh Doanh, Nguồn Nhân Lực, Tài Chính Kế Toán, …trong công ty PNJ và các công ty thành viên, theo đúng quy trình quy định của công ty để thực hiện việc cung ứng vật phẩm marketing nhằm thực hiện các chương trình truyền thông, tiếp thị của nhãn hàng và mục đích sử dụng của đơn vị yêu cầu.

Tham gia các dự án chung của công ty theo các quyết định thành lập ban dự án, quyết định bổ nhiệm, phân công nhiệm vụ của cấp trên.

III/Triển khai công tác chuyên môn phục vụ cho các CT của các nhãn hàng và một số hoạt động khác có liên quan đến việc thanh toán và quản lý chi phí (Tỷ trọng 30%)

1. Triển khai các chương trình

- Nhận yêu cầu đặt hàng từ bộ phận tiếp thị thương mại

- Tổng hợp nhu cầu đặt hàng, báo giá.

- Lập kế hoạch thực hiện với timeline, nội dung và hạng mục công việc rõ ràng

- Trình kê hoạch các hạng mục công việc cho BGĐ xét duyệt

- Thực hiện các bước mua hàng theo quy định công ty và theo công việc đặt mua hàng hóa vật phẩm

- Theo dõi thực hiện & quản lý đơn hàng

- Thực hiện các báo cáo chương trình, báo cáo chi phí

2. Hợp đồng – Thanh toán

- Đàm phán, soạn thảo, theo dõi các Hợp đồng mua hàng trong nước, hợp đồng tài trợ, hợp đồng mua media, và các thể loại hợp đồng cung ứng của Phòng Marketing, xem xét và đánh giá hợp đồng cung ứng.

- Lưu giữ toàn bộ hồ sơ thanh toán, hợp đồng với nhà cung ứng.

- Theo dõi quá trình thanh toán khác thuộc Khối Marketing

3. Quản lý chi phí:

- Hàng tháng đối chiếu công nợ, Ngân Sách của từng nhãn với P.TCKT

- Thực hiện các báo cáo chi phí theo yêu cầu của P.TCKT.