Trưởng Nhóm Hành Chính Thu Mua (Purchasing Admin Team Leader)

* Hành chính :

- Kiểm soát các công việc của nhóm hành chính như:

+ Theo dõi và cập nhật chi tiết trạng thái các đơn hàng thu mua trên dữ liệu của hệ thống phần mềm Navision và phòng ban (file Excel)

+ Thao tác trên phần mềm Navision (tạo code nhà cung cấp, tạo đơn hàng, tạo thẻ nhập hàng cho bộ phận kho, truy suất số liệu nhập kho)

+ Thủ tục xác nhận hợp đồng mua bán nguyên liệu và dịch vụ.

+ Khái quát tiến độ xếp, dỡ hàng hóa

+ Kiểm soát các nội dung tờ khai và các thủ tục kiểm dịch, kiểm tra chất lượng nhà nước trên hệ thống hải quan một cửa quốc gia

+ Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị dịch vụ để hoàn tất thủ tục nhập khẩu

+ Kiểm soát nội dung và thời hạn thanh toán của các hóa đơn nguyên liệu nhập khẩu và nội địa, và các chi phí khác liên quan đến thủ tục nhập khẩu

+ Kiểm soát việc thực hiện cung cấp các hóa đơn nhập mua nguyên liệu, hóa đơn chi phí dịch vụ, chi phí khác và bàn giao cho bộ phận kế toán hàng tháng.

- Hoàn tất thủ tục miễn, giảm kiểm tra chất lượng nhà nước đối với hàng nhập khẩu.

- Thống kê, chốt dữ liệu chi phí vận chuyển hàng tháng (vận chuyển nội bộ, vận chuyển hàng xá tàu…)

- Giải quyết những vấn đề phát sinh liên quan tới kiểm tra chất lượng, kiểm dịch nguyên liệu nhập khẩu dưới sự hướng dẫn của cấp trên.

- Xử lý tranh chấp với nhà cung cấp liên quan đến các thủ tục hành chính trong phạm vi công việc (chi phí, bồi thường)

- Thực hiện việc nhập khẩu máy móc, phụ tùng và mẫu chào cho các bộ phận D.O.P, R&D, Labs, Công Thức – Chất Lượng

* Điều phối và vận chuyển

- Theo dõi tổng quan lịch tàu cập cảng

- Cảnh báo lịch xếp hàng không phù hợp

- Điều tiết kế hoạch nhập nguyên liệu nhằm cân đối nhu cầu của nhà máy và khả năng nhà cung cấp.

- Cảnh báo khả năng thiếu hàng cho nhóm mua hàng

- Sắp xếp việc luân chuyển nguyên liệu nội bộ giữa các nhà máy

· Báo cáo

- Báo cáo tiến độ thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp & nhà máy

- Báo cáo thống kê dự kiến thanh toán hàng nhập khẩu.

- Báo cáo chi phí nhập khẩu phát sinh.

- Báo cáo hàng đi đường

- Báo cáo khó khăn, trở ngại không thể giải quyết được