Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự (Nhà Máy Tân Á Đại Thành Hưng Yên)

CÁC NHIỆM VỤ CHÍNH
* Tham mưu Giám đốc Công ty kiện toàn tổ chức bộ máy, quy chế quản lý của Công ty:
- Đề xuất phương án cải tiến, kiện toàn cơ cấu tổ chức của Công ty và các phòng ban, đơn vị trong Công ty.
- Tham gia xây dựng, đề xuất ban hành hệ thống các quy chế, quy trình, quy định quản lý của Công ty: chức năng nhiệm vụ, nội quy lao động, quy trình làm việc theo chỉ đạo của Giám đốc Công ty
- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và giám sát thực hiện các nội quy, quy định, chính sách đã ban hành tới toàn thể các đơn vị/bộ phận tại Công ty.
* Chỉ đạo và tổ chức triển khai công tác quản trị nhân sự tại Công ty, gồm:
- Tổ chức lập kế hoạch và tiến hành tuyển dụng đáp ứng yêu cầu nhân sự của Công ty và các bộ phận
- Tổ chức hoạt động đào tạo cho cán bộ, công nhân viên Công ty (đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài)
- Quản lý ngày công, lương làm việc của cán bộ, công nhân viên Công ty: chế độ nghỉ việc riêng, giờ giấc làm việc. Tổ chức thực hiện tổng hợp ngày công cho cán bộ công nhân viên Công ty để tính lương. Chỉ đạo giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của CB, CNV liên quan đến lương
- Hoạch định kế hoạch tổ chức đánh giá năng lực cán bộ, nhân viên Công ty theo đúng quy định. Hướng dẫn và phối hợp các phòng ban bộ phận thực hiện kế hoạch đánh giá năng lực CB,CNV
- Tổ chức thực hiện các thủ tục liên quan đến bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác, giải quyết chế độ nghỉ việc cho Người lao động
- Phối hợp với ban thi đua khen thưởng tổ chức các hoạt động liên quan đến phát động thi đua, khen thưởng người lao động
- Tổ chức thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, BHYT và giải quyết các chế độ liên quan cho NLĐ Công ty. Đại diện Công ty làm việc với cơ quan chức năng liên quan đến bảo hiểm
* Chỉ đạo và tổ chức triển khai công tác quản trị hành chính của Công ty, gồm:
- Kiểm tra giám sát soạn thảo, lưu trữ, bảo quản, sử dụng các tài liệu, hồ sơ của Công ty, quản lý và giám sát sử dụng con dấu của Công ty.
- Tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khác đến liên hệ công tác tại các đơn vị trong Công ty.
- Tổ chức quản trị trang thiết bị văn phòng của Công ty.
- Tổ chức quản lý văn phòng phẩm Công ty
- Quản lý và điều hành xe công ty (xe nằm ngoài quản lý của các bộ phận phòng ban khác)
- Xử lý các sự cố phát sinh trong phạm vi HCNS
* Kiểm soát các hoạt động bảo vệ, nấu ăn, vệ sinh – phục vụ tại Công ty:
- Chỉ đạo việc tìm kiếm, đề xuất đơn vị thuê khoán phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty.
- Quản lý hoạt động bảo vệ, kiểm soát đảm bảo an ninh trật tự toàn công ty
- Quản lý hoạt động nấu ăn/suất ăn công nghiệp mua ngoài phục vụ cán bộ, công nhân viên đảm bảo các quy định dinh dưỡng, an toàn thực phẩm tại Công ty.
- Quản lý công tác vệ sinh, trồng cây đảm bảo vấn đề vệ sinh, môi trường làm việc tại Công ty.
* Chỉ đạo và tổ chức triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, tiêu chí 5S liên quan đến bộ phận:
- Tổ chức triển khai các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng, ISO 5S tại Công ty.
- Nghiên cứu và đề xuất cải tiến, sửa đổi các nội dung của hệ thống quản lý chất lượng ISO, 5S phù hợp thuộc phạm vi phòng Hành chính nhân sự
- Phối hợp với các đơn vị, phòng ban thực hiện đánh giá chất lượng nội bộ, đánh giá giám sát của tổ chức chứng nhận.
- Phối hợp tổ chức khắc phục các điểm không phù hợp phát hiện trong các buổi đánh giá chất lượng nội bộ, đánh giá của tổ chức chứng nhận bên ngoài.
- Phối hợp tổ chức hướng dẫn, đào tạo các phòng ban, đơn vị trong Công ty về hệ thống quản lý chất lượng ISO, 5S.
- Phối hợp tổ chức kiểm tra, giám sát và đề xuất xử lý các trường hợp vi phạm các nội quy, quy định trong hệ thống quản lý chất lượng ISO, 5S đã ban hành.
* Tổ chức các sự kiện trong nội bộ Công ty:
- Tiếp nhận chỉ đạo của Lãnh đạo Công ty
- Lập kế hoạch, chương trình liên quan đến sự kiện
- Liên hệ với các tổ chức cá nhân bên ngoài phối hợp tổ chức sự kiện.
* Thay mặt, hỗ trợ Giám đốc Công ty giao dịch với chính quyền sở tại và các cơ quan chức năng liên quan:
- Thay mặt Giám đốc Công ty giao dịch với chính quyền sở tại
- Tổ chức tiếp đón các đoàn thể, cơ quan Nhà nước đến liên hệ làm việc với Công ty
* Quản lý và điều hành nhân viên trong phòng:
- Trực tiếp phổ biến các nội quy, chính sách Công ty/Công ty đến toàn thể cán bộ, nhân viên trong phòng và giám sát việc thực hiện
- Xem xét, đề xuất và tổ chức tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên trong phòng.
- Phân công công việc, lập kế hoạch, hướng dẫn, giám sát, đôn đốc nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Chủ trì đánh giá thực hiện công việc của nhân viên trong phòng. Đề xuất các biện pháp khen thưởng, kỷ luật, động viên, khuyến khích, nâng lương, hạ lương...
* Điều hành bộ phận chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho các kỳ thanh kiểm tra liên quan đến công tác hành chính nhân sự: BHXH, pháp luật LĐ, nhà ăn ca
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công, chỉ đạo của Quản lý trực tiếp
- Định kỳ báo cáo Quản lý trực tiếp/Lãnh đạo Công ty về kết quả thực hiện công việc được phân công và hoạt động của phòng (tháng/quý/06tháng/năm/đột xuất).
- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của người quản lý trực tiếp
KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CẦN ĐẠT ĐƯỢC
- Các nội quy, quy chế, chính sách quản lý nhân sự của Công ty đảm bảo được Cán bộ, nhân viên Công ty hiểu và tuân thủ thực hiện.
- Công tác quản trị nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, tính lương, giải quyết chế độ BHXH, BHYT, quản lý hồ sơ lao động...) đảm bảo triển khai đúng các kế hoach, quy định của Công ty
- Công tác ăn ca/ăn phụ, phục vu đúng định mức phí, đảm bảo dinh dưỡng, an toàn vệ sinh thực phẩm.
- Công tác an ninh trật tự, AT-VSLĐ-PCCN được đảm bảo tại Công ty.
- Cán bộ nhân viên trong phòng tuân thủ các nội quy, kỷ luật của Công ty. Nhân viên được phân công giao việc hợp lý, đánh giá, đề xuất khen thưởng, kỷ luật công bằng, khách quan, đúng quy định.
TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ/GIÁM SÁT
- Trực tiếp lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, điều hành, hướng dẫn trưởng nhóm. Đánh giá thực hiện công việc, đề xuất khen thưởng, kỷ luật nhân viên.
- Quản lý giám sát các nhân viên thông qua bếp trưởng, tổ trưởng.
- Tư vấn, đôn đốc, hướng dẫn cho các cán bộ, nhân viên Công ty liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng.
* QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM
Quyền hạn:
- Lập biên bản xử lý kỷ luật lao động đối với các CBCNV của Công ty
- Đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên trong phòng
- Giải quyết chế độ nghỉ việc (dưới 03 ngày) cho nhân viên.
- Ký các biên bản bàn giao liên quan đến hoạt động của phòng
- Tổ chức và chủ trì các cuộc họp định kỳ/bất thường nội bộ phòng. Ký các thông báo thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của phòng.
- Đề xuất tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển công tác, tăng, giảm lương cho nhân viên trong phòng.
- Đề xuất hình thức xử lý các CBCNV vi phạm nội quy, quy định, đề xuất cho nghỉ việc đối các nhân viên trong phòng không đáp ứng được yêu cầu công việc.
Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về mọi hoạt động của phòng (chất lượng và tiến độ, hiệu quả công việc)
- Chịu trách nhiệm về tiến độ, chất lượng, hiệu quả công việc theo chức năng, nhiệm vụ.
- Chịu trách nhiệm về chất lượng hồ sơ nhân sự được tuyển dụng
- Chịu trách nhiệm đảm bảo cho hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, 5S được thiết lập và duy trì thực hiện thường xuyên tại tất cả các bộ phận
- Chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin bảo mật của Công ty/Công ty thuộc trách nhiệm công việc được giao (Không tiết lộ cho bất kỳ tổ chức/cá nhân không liên quan dưới mọi hình thức

- Hưởng mức lương cạnh tranh. - Hưởng các quyền lợi theo luật lao động và theo chế độ của Tập đoàn. - Cơ hội nâng cao chuyên môn và những kỹ năng làm việc hiệu quả tại Công ty.