Trưởng Phòng Hành ChínhHeadhunt jobs

1. Kế hoạch
- Thường xuyên nghiên cứu, đề xuất bổ sung bộ kế hoạch hành động cho tất cả các mảng hoạt động của bộ phận mình quản lý. Khi phát sinh các chiến dịch, dự án… CBLĐ chịu trách nhiệm phải lập kế hoạch bổ sung, cập nhật vào bộ kế hoạch này.
- Xây dựng các kế hoạch hành động chi tiết
- Tổ chức triển khai và kiểm soát chặt chẽ việc thực hiện các kế hoạch đã phê duyệt. - Thường xuyên nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện các kế hoạch để có các biện pháp hỗ trợ, thúc đẩy, xử lý các vướng mắc, tạo các cơ chế động viên hoặc gây sức ép để các cơ sở hoàn thành được các kế hoạch đã đặt ra.
- Đánh giá kết quả để rút kinh nghiệm cho việc xây dựng và triển khai các kế hoạch trong tương lai.
2. Nhân sự
- 3 tháng 1 lần nghiên cứu năng suất, hiệu quả của CBNV dưới quyền, từ đó đề xuất điều chỉnh SĐTC, định biên, chính sách nhân sự tối ưu cho bộ phận mình lãnh đạo.
- Cung ứng CBNV (tuyển dụng + bổ nhiệm) đối với các chức danh thuộc phạm vi mình quản lý.
- Hỗ trợ và kiểm soát lộ trình phát triển cá nhân của các CBLĐ dưới quyền - Tổ chức đánh giá và xếp bậc CBLĐ, CBNV dưới quyền.
- Xây dựng MTLV văn minh, văn hoá cao theo bộ tiêu chí MTLV của Tập đoàn.
3. Tài chính
- Ngân sách: Tổ chức, triển khai, kiểm soát, đánh giá và thanh tra việc lập, thực hiện ngân sách trong lĩnh vực mình phụ trách.
- Quản lý tài sản: Tổ chức, triển khai, kiểm soát, đánh giá và thanh tra các việc:
o Quản lý tài sản trong phạm vi mình phụ trách, đảm bảo tuân thủ theo các quy định quản lý tài sản do Tập đoàn/Công ty ban hành.
o Mua sắm tài sản, đảm bảo đúng trong phạm vi ngân sách được duyệt, đúng thời điểm cần thiết, có hiệu quả cao nhất.
4. Quy định Quy chế
- Thường xuyên nghiên cứu và đào tạo, nắm rõ các QĐQC, MTCV của bản thân và các cấp dưới.
- 3 tháng 1 lần rà soát hệ thống quy định quy chế, mô tả công việc của các bộ phận/chức danh, tiêu chuẩn, chính sách; điều chỉnh và đề xuất điều chỉnh, cập nhật theo thẩm quyền.
- 6 tháng 1 lần tổ chức hội thảo của các CBLĐ để nghiên cứu đề xuất các điều chỉnh, cập nhật về chính sách, quy định quy chế, tiêu chuẩn.
5. Pháp chế
- Tự trang bị kiến thức cơ bản về pháp lý, chịu trách nhiệm phê duyệt các vấn đề trong phạm vi thẩm quyền theo quy định của Tập đoàn, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật.
- Tổ chức, triển khai, hỗ trợ, kiểm soát, đánh giá và thanh tra các công việc của bộ phận mình để đảm bảo tính pháp lý chặt chẽ.
6. Thanh tra
- Tổ chức hệ thống thanh tra kiểm soát chất lượng trong bộ phận mình quản lý, phân công việc thanh tra
- Kiểm soát cho các CBLĐ và nhân viên dưới quyền. Thường xuyên trực tiếp thanh kiểm tra các hoạt động tại cơ sở. - Định kỳ hoặc đột xuất tổ chức việc thanh kiểm tra chuyên sâu/toàn diện đối với các hoạt động trong cơ sở của mình.
- Thẩm định và phê duyệt đề xuất các quyết định khen thưởng - kỷ luật theo thẩm quyền. - Tổng hợp và gửi Giám đốc/Trưởng phòng Thanh tra của P&L để cập nhật vào kỷ yếu những lỗi vi phạm nghiêm trọng hoặc có giá trị giáo dục/cảnh báo lớn.
- Định kỳ tổ chức việc đánh giá công tác thanh tra để kịp thời có các điều chỉnh/ chấn chỉnh.
7. Quản trị rủi ro
- Để ý phát hiện nhận diện được các rủi ro có thể phát sinh trong công việc của mình.
- Kiểm soát chặt chẽ việc đảm bảo an toàn lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng cháy chữa cháy và an toàn tài sản của bộ phận mình quản lý.
8. Hành chính hậu cần
- Kiểm soát việc tổ chức công tác tiếp tân tại các văn phòng, trụ sở của Công ty.
- Tổ chức thực hiện công tác hậu cần cho các CBNV của cơ sở kinh doanh/văn phòng công ty đi công tác, bao gồm đặt phòng khách sạn, đặt vé máy bay, đi lại và các vấn đề liên quan.
- Tổ chức thực hiện công tác hậu cần cho văn phòng, trụ sở công ty, bao gồm tổ chức bếp ăn tập thể, sắp xếp chỗ để xe CBNV, quản lý thẻ taxi, quản lý máy chấm công, đặt may đồng phục, quản lý ký túc xá (nếu có),….
- Kiểm soát chi phí chung của khối văn phòng: Taxi, Văn phòng phẩm, Chuyển phát nhanh, thuê văn phòng, điện, nước, điện thoại, Internet…
- Tổ chức triển khai công tác thủ tục pháp lý, bao gồm: thực hiện các thủ tục về hồ sơ, giấy phép cho các Cơ sở kinh doanh đầy đủ và kịp thời theo yêu cầu của Pháp luật và của Tập đoàn.
- Quản lý việc sử dụng con dấu. Tổ chức và kiểm soát công tác quản lý dataroom, triển khai thực hiện công tác ban hành và lưu trữ văn bản, các quy trình quy định đã ban hành.
9. Cung ứng
- Trực tiếp đàm phán với các Nhà cung cấp và tổ chức rà soát/ tìm kiếm/ thẩm định để hoàn thiện danh sách Nhà cung cấp và ngân hàng giá.
- Thẩm định và xin phê duyệt hoặc phê duyệt theo thẩm quyền các đơn giá mua hàng.
- Tổ chức công tác dịch vụ trường học:
o Cấp phát đồng phục tập trung đầu năm học
o Dịch vụ xe bus
o Dịch vụ bếp ăn

- Healthcare Plan - Training