Chuyên Viên Hành Chánh

- Theo dõi, kiểm tra nhân viên vệ sinh thực hiện công việc, tình hình công tác vệ sinh một tuần kiểm tra hàng tuần.
- Lập danh sách dụng cụ hàng tháng, tổ chức mua, cấp phát và theo dõi việc sử dụng.
- Quản lý hệ thống nước uống. Lập sơ đồ các bộ phận cần nước uống, định mức sử dụng, xác định số lần bên nhà cung ứng chuyển nước, lập báo cáo nước hàng tháng.
- Theo dõi tính hình sử dụng điện hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền điện. Hàng ngày đọc báo để nắm thông tin cắt điện tại các văn phòng. Khi có thông tin cắt điện, lập thông báo trình TP kỳ và chuyển cho bộ phận liên quan trước ngày điện bị cắt để các bộ phận chuẩn bị công việc.
- Lập biên bản kiểm tra các toà nhà văn phòng và trình TP phương án sửa chữa, thay thế.
- Quản lý hệ thống nước sinh hoạt, xử lý sự cố nước, báo cáo số lượng nước sử dụng, lập biểu đồ lượng nước sử dụng hàng tháng và báo cáo đề xuất cho TP cách thức giảm tiền nước.
- Quản lý các loại hợp đồng, biểu mẫu của Phòng HCNS. Lập file để lưu các loại hợp đồng theo thứ tự trong danh mục
- Chuẩn bị các cuộc họp theo lịch họp của tiếp tân, chuẩn bị các công tác trước khi cuộc họp diễn ra.
- Làm thủ tục mua tất cả các loại vật tư bên ngoài thuộc trách nhiệm phòng HCNS trừ VPP do tiếp tân làm thủ tục mua.
- Photo giấy tờ theo yêu cầu BGĐ, TP HCNS.
- Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc xử lý (nhận, trả lời, lưu chuyển) điện thoại, thư tín, fax.
- Chủ động hỗ trợ tiếp tân trong việc tổ chức lể tân, tiếp đón khách hàng.
- Hỗ trợ thanh toán các chi phí công tác cho lãnh đạo ( Taxi, khách sạn, vé máy bay...)
- Lập kế hoạch công tác hàng tuần chuyển TP duyệt vào thứ bảy hàng tuần.
- Thực hiện các công việc khác do BGĐ, Trưởng phòng phân công.