CS Staff - Import & Export - Freight Forwarding (Hà Nội & Hải Dương)

Hà Nội: 1 Vị trí
Hải Dương: 4 Vị trí
1. TIẾP NHẬN YÊU CẦU VỀ DỊCH VỤ TỪ KHÁCH HÀNG
- Tiếp nhận yêu cầu về dịch vụ: Kiểm tra và xác định phạm vi dịch vụ được yêu cầu từ khách hàng.
- Chuyển yêu cầu đến các bộ phận nghiệp vụ liên quan (bộ phận thủ tục hải quan, bộ phận Sale…) nếu cần.
- Thu thập, phân tích thông tin từ bộ phận nghiệp vụ liên quan và phản hồi yêu cầu của khách hàng một cách hợp lý, đúng quy định.
2. THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ THEO YÊU CẦU TỪ KHÁCH HÀNG
- Nhận thông tin lô hàng từ khách hàng: Chứng từ làm thủ tục hải quan và thông tin liên quan.
- Kiểm tra chứng từ, liên hệ với khách hàng bổ sung, hoàn thiện chứng từ, thông tin để làm thủ tục Hải quan hoặc xin giấy phép xuất/nhập khẩu (nếu có).
- Lên kế hoạch xuất/nhập hàng và thông báo kịp thời cho các bộ phận liên quan: Bộ phận đặt chỗ, bộ phận thủ tục hải quan, bộ phận vận tải, bộ phận kho, chuẩn bị hàng xuất (hun trùng, đóng gói, giấy phép…)
- Theo dõi tiến độ làm thủ tục hải quan (xuất/nhập) và kế hoạch lấy/giao hàng tại Cảng, đảm bảo hàng được giao/nhận đúng theo kế hoạch đã thống nhất với khách hàng (trừ lý do khách quan).
- Cập nhật và gửi lịch giao/nhận hàng căn cứ theo kế hoạch đã thống nhất với khách hàng trước ít nhất 2h hoặc 1 ngày trước khi giao/nhận hàng.
- Cập nhật thông tin lô hàng vào file theo dõi, quản lý chung (Master file) của bộ phận một cách đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn.
3. THỰC HIỆN THANH TOÁN
- Thu thập chi phí từ các bộ phận liên quan hoặc từ Yusen nước ngoài, từ các nhà cung cấp dịch vụ.
- Lập bảng thanh toán (cover sheet) cho lô hàng với đầy đủ/đúng phần chi và phần thu khách hàng đúng theo thời hạn (2-3 ngày cho hàng không; 5-7 ngày cho hàng biển).
- Nhận và kiểm tra bảng kê chi phí vận tải theo báo giá, bảng kê thu hộ-trả hộ, đảm bảo nguyên tắc có thu - có chi (thu được khách hàng, trả cho vận tải). Chốt dữ liệu vào cuối tháng và yêu cầu xuất hóa đơn theo lịch đóng sổ hàng tháng của công ty.
4. GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH, CÁC KHIẾU NẠI, CÁC SỰ CỐ VỚI HÀNG HÓA CỦA KHÁCH HÀNG
- Là đầu mối tiếp nhận các khiếu nại, thắc mắc liên quan đến chi phí của lô hàng chi phí của lô hàng:
Báo giá
Chi phí phát sinh.
- Có trách nhiệm làm việc với các bộ phận liên quan hoặc báo cáo cấp Quản lý (nếu cần) để tìm hiểu nguyên nhân, đưa ra cách giải quyết hợp lý và kịp thời theo yêu cầu của khách hàng.
- Đầu mối tiếp nhận các khiếu nại, thắc mắc liên quan đến hàng hóa:
Giao hàng muộn hơn kế hoạch.
Hỏng hàng: Móp, méo, thủng, rách, ướt,
Sự cố có thể ảnh hưởng đến hàng: Thủng container, mất chì, hở cửa…
Thất lạc hàng.
- Có trách nhiệm báo cáo kịp thời cho cấp Quản lý để được hướng dẫn.
5. KIỂM SOÁT CHỨNG TỪ GỐC TRẢ KHÁCH HÀNG. (Danh sách hàng/container đã qua khu vực giám sát; Giấy phép nhập khẩu)
- Thu thập chứng từ gốc từ các bộ phận liên quan (đội vận tải, terminal) và làm biên bản bàn giao đầy đủ cho khách hàng, cập nhật ngày trả vào file quản lý chung của bộ phận,
6. HOÀN THÀNH BÁO CÁO CHO CẤP QUẢN LÝ
- Báo cáo Customer Management sheet” vào 5th hàng tháng.
- CS Monthly report vào 7th hàng tháng.
7. TÌM HIỂU VÀ CẬP NHẬT CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT LIÊN QUAN CHO KHÁCH HÀNG SAU KHI NHẬN ĐƯỢC TỪ BỘ PHẬN KHÁC.
- Nhận, tìm hiểu nội dung và cập nhật cho khách hàng (nếu văn bản có liên quan, ảnh huởng tới khách hàng).

- 3 kỳ thưởng lớn trong năm - Chương trình khám sức khỏe cho toàn bộ nhân viên - Phụ cấp điện thoại