Giám Đốc Ban Quản Lý Tòa Nhà

TRÁCH NHIỆM VÀ MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC:
1. Cung cấp và duy trì dịch vụ quản lý với chất lượng cao cho khu phức hợp của chủ đầu tư, nhằm nâng cao thương hiệu của khu phức hợp, tạo dựng giá trị lũy tiến của bất động sản.
2. Tối đa hoá hiệu quả việc khai thác và sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật của khu phức hợp.
3. Quản lý và phối hợp trong tất cả các hoạt động quản lý khu Chung Cư.
4. Quản lý và duy trì toàn bộ tài sản của khu phức hợp mà chủ đầu tư đã giao cho một cách hiệu quả.
5. Quản lý và duy trì các quy trình, bộ tiêu chuẩn của công ty áp dụng tại mục tiêu.
6. Nâng cao thương hiệu và phát triển công ty.
Nhiệm vụ chính
Tổ chức và điều hành khối bộ máy dịch vụ của BQLTN -TSG
1. Tổ chức và chịu trách nhiệm chỉ đạo các Bộ phận trong BQL thực hiện triển khai và xây dựng các Bộ tiêu chuẩn đã được Công ty ban hành phù hợp với đặc thù chung cư, Dịch vụ khu trung tâm thương mại, văn phòng.
2. Tổ chức và điều phối các bộ phận thuộc Ban Quản lý nhằm quan tâm và đáp ứng tốt nhất các yêu cầu và nguyện vọng của khách hàng, đem lại sự hài lòng cho khách về các dịch vụ do TSG cung cấp.
3. Thường xuyên tìm hiểu, nghiên cứu và đưa ra các đề nghị hoàn thiện, nâng cấp bộ tiêu chuẩn quản lý TSG
4. Hàng ngày/ tuần họp giao ban với các trưởng bộ phận và kịp thời giải quyết mọi vấn đề vướng mắc trong công việc các phòng ban. Phân công nhiệm vụ rõ ràng và có thời hạn cho các bộ phận.
5. Làm việc với cư dân và khách thuê
1. Chịu trách nhiệm tổ chức kiểm soát hoạt động của cư dân, khách thuê tại tòa nhà do TSG quản lý theo đúng Nội quy tòa nhà và các nội dung đã được thống nhất trong hợp đồng thuê mặt bằng của khách cũng như trong Sổ tay Khách hàng.
2. Xử lý thông tin trong phạm vi quyền hạn cho phép. Trong trường hợp không tự xử lý được phải báo cáo cho cấp trên. Tổng hợp ý kiến của các bên liên quan để báo cáo đề xuất cấp trên xin phê duyệt thực hiện.
3. Chỉ đạo và thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt, phối hợp với Ban quản trị, cư dân, khách thuê, các đơn vị chức năng, chính quyền địa phương có liên quan trong việc đảm bảo chất lượng dịch vụ cho khu phức hợp.
4. Thay mặt chủ đầu tư/công ty, giải quyết các công việc với Ban quản trị, cư dân, khách thuê trong tòa nhà thuộc phạm vi hợp đồng đã ký kết.
5. Là thành viên của đội PCCC tại cơ sở.
Làm việc với chủ đầu tư:
1. Thay mặt công ty, làm việc với chủ đầu tư trên cơ sở các điều khoản hợp đồng đã ký kết. Quản lý hình ảnh của Tòa nhà theo tiêu chuẩn của Công ty đã cam kết với khách hàng.
2. Định kỳ tổ chức họp Quý hoặc họp đột xuất với chủ đầu tư để báo cáo và đánh giá chất lượng dịch vụ.
3. Tư vấn và đề xuất cho chủ đầu tư các nội dung, lĩnh vực trong phạm vi hợp đồng quản lý để bảo đảm quyền lợi cho chủ đầu tư khi chủ đầu tư làm việc với bên thứ ba.
4. Nhận các bàn giao về dịch vụ hoặc cơ sở vật chất kỹ thuật mà chủ đầu tư bàn giao cho Ban quản lý để sử dụng và khai thác.
5. Phân tách rõ các danh mục công việc mà BQL đảm nhận tại Toà nhà và triển khai các đầu mục công việc đó theo hợp đồng hoặc các thoả thuận khác ký kết với công ty.
Làm việc với các đơn vị nhà thầu
1. Kiểm soát kết quả làm việc của các đơn vị nhà thầu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng theo Hợp đồng đã ký kết.
2. Chủ động xử lý các sai phạm của nhà thầu trong quyền hạn cho phép và báo cáo về Công ty hoặc thực hiện theo sự chỉ đạo của Ban giám đốc.
3. Phối hợp với chủ đầu tư, giám sát công tác bảo hành bảo trì, duy trì dịch vụ của các nhà thầu cung cấp các hệ thống dịch vụ, kỹ thuật cho chủ đầu tư mà chủ đầu tư đã bàn giao hồ sơ cho Ban quản lý.
Các công tác hành chính, nhân sự, đào tạo:
1. Chỉ đạo công tác hành chính văn thư, lưu trữ, báo cáo tại Ban quản lý theo quy định của Công ty
2. Bảo đảm công tác nhận xét và đánh giá nhân sự thường kỳ theo quy định của Công ty
3. Tư vấn đề xuất Ban giám đốc công ty việc sắp xếp nhân sự thuộc Ban quản lý, phân công công việc cho các cá nhân thuộc Ban quản lý
4. Chịu trách nhiệm duy trì nội quy, tác phong làm việc của nhân viên. Soạn thảo, truyền đạt các thông báo, quy định, quyết định của Công ty tới các nhân viên thuộc quyền quản lý.
5. Nắm vững bản mô tả công việc, miêu tả công việc và danh mục kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên.
6. Đào tạo nhân viên thuộc Ban quản lý và tham gia các khóa đào tạo của Công ty.
Tham gia các khoá đào tạo theo yêu cầu công ty: Giám đốc BQL phải tham gia đào tạo một số nội dung quy trình, tiêu chuẩn cho nhân viên tại Ban quản lý.
CÁC CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ HỖ TRỢ
Ngoài việc thực hiện các chức năng thiết yếu, vị trí này có thể phải thực hiện và kết hợp với một số chức năng
NHIỆM VỤ KHÁC
- Hòa đồng vào tinh thần làm việc của Công ty, hỗ trợ và tham gia mọi công việc chung với mục tiêu phục vụ khách hàng được đặt lên hàng đầu. Thể hiện kiến thức làm việc thông qua các tiêu chuẩn dịch vụ.
- Đảm bảo các bộ phận tuân thủ quy trình dịch vụ, vận hành và bảo trì theo tiêu chuẩn của công ty.
- Hướng dẫn và đào tạo các thành viên trong BQL theo tiêu chuẩn của cty, để cử đề xuất các thành viên xuất sắc, nhân sự giỏi.
- Có thể tham gia các hội nghị thuộc ngành bất động sản, tham gia các hoạt động cộng đồng tại khu vực
Vị trí này báo cáo cho: Tổng Giám đốc, Chủ đầu tư.
Chế độ báo cáo:
• Báo cáo thường xuyên hàng tuần, hàng tháng, hàng quý cho Ban giám đốc công ty tình hình chất lượng dịch vụ tại Toà nhà.
• Báo cáo đột xuất, thông tin kịp thời cho cấp trên khi có thông tin bất thường gây ảnh hưởng tiêu cực tới chất lượng dịch vụ của các nhà thầu, các Bộ phận thuộc ban quản lý
• Báo cáo định kỳ cho chủ đầu tư theo các danh mục quản lý theo nội dung của hợp đồng dịch vụ.
QUYỀN HẠN:
KHÔNG ĐƯỢC:
Thay đổi nhà thầu hoặc hợp đồng bảo trì
Phát biểu trước thông tin đại chúng
ĐƯỢC:
Quyền duyệt chi: Theo ngân sách được phê duyệt
1. Phải xem xét, nghiên cứu kỹ trước khi duyệt chi và phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Nếu quyết định duyệt chi được chứng minh là không hợp lý hoặc không cần thiết cho hoạt động của đơn vị (mặc dù khoản chi không vượt quá thẩm quyền duyệt chi) thì sẽ chịu phạt hoặc đền bù thiệt hại (tùy theo mức độ vi phạm cụ thể). Tuyệt đối không được chia nhỏ các giao dịch thành nhiều phần để không quá thẩm quyền duyệt chi. Mức duyệt chi sẽ được xem xét và công bố bổ sung.
2. Chịu trách nhiệm kí duyệt thư từ, công văn đến khách hàng (liên quan đến các câu hỏi về dịch vụ như công văn nhắc nhở cư dân, khách thuê về vi phạm quy định tòa nhà quên tắt điện, đóng cửa sớm, mở cửa muộn gian hàng, làm việc thêm giờ dựa trên các biên bản làm việc của các phòng ban liên quan, thư nhắc nợ cư dân, các khách thuê chậm thanh toán, CV xin đóng cửa gian hàng, CV thúc giục thiết kế…
3. Các câu hỏi liên quan đến giải quyết chính sách cho khách cần có ý kiến chấp thuận của cấp trên.
Quyền xử lý vi phạm
1. Tổ chức thanh kiểm tra và xử lý các lỗi vi phạm qui định công việc của các CBNV dưới quyền quản lý trực tiếp.
2. Có quyền đình chỉ công việc đối với nhân viên sai phạm và kiến nghị đề xuất Ban giám đốc chấm dứt hợp đồng lao động với các trường hợp không đảm bảo yêu cầu.
Quyền đề xuất ý kiến, khen thưởng
1. Đề xuất các ý kiến nhằm nâng cao chất lượng công việc, chất lượng dịch vụ của tòa nhà cho Ban giám đốc
2. Đề xuất khen thưởng cho các cá nhân, bộ phận có thành tích xuất sắc trong công việc hoặc có các sáng kiến hay nhằm nâng cao chất lượng công việc, chất lượng dịch vụ.
BẢO MẬT THÔNG TIN:
Tất cả những vấn đề quản lý liên quan đến Toà nhà và các cư dân, khách hàng khác phải luôn luôn giữ bí mật. Trong bất cứ trường hợp nào cũng không được tiết lộ những thông tin bảo mật này cho người khác, trừ trường hợp pháp luật quy định
Bộ phận: Ban Quản lý Tòa nhà
Báo cáo cho: Tổng Giám đôc, Chủ đầu tư
Thời gian làm việc: Toàn thời gian
Địa điểm làm việc: TÒA NHÀ THE K-PARK

- Thưởng các dịp Lễ, Tết, Lương tháng 13, Thưởng cuối năm - Khám sức khỏe định kỳ - Cơ hội du lịch trong và ngoài nước.