NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CHÍNH:
1.Giúp việc cho Giám đốc dự án:
• Giúp việc cho Giám đốc chỉ đạo và theo dõi việc lập và triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động của chương trình, tổ chức.
• Phối hợp với các đội và bộ phận để thực hiện và hoàn thành công việc được giao.
• Giúp Giám đốc theo dõi việc triển khai, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp và báo cáo kết quả theo dõi việc thực hiện các quyết định của Giám đốc.
• Tiếp nhận, rà soát công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng/bộ phận, đơn vị trực thuộc xin ý kiến trình Giám đốc phê duyệt.
• Gởi tài liệu, lưu giữ tài liệu, công văn, hồ sơ
• Truyền đạt thông tin của Giám đốc tới các phòng, bộ phận,
• đơn vị liên quan và nhận thông tin phản hồi cho Giám đốc.
• Theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện công việc của các phòng, bộ phận, đơn vị theo yêu cầu của Giám đốc.
• Cầu nối liên hệ giữa các thành viên với ban Giám đốc công ty.
2.Tổ chức, sắp xếp lịch, làm việc
• Tiếp nhận, đăng ký lịch làm việc của Giám đốc. Lên lịch, sắp xếp kế hoạch công tác và thông báo lịch làm việc của Giám đốc theo tuần/tháng.
• Ghi chép và sắp xếp các chương trình, thời gian họp của Giám đốc và các đối tác. • Chuẩn bị cho các chuyến đi công tác của Giám đốc.
• Tham gia các chuyến đi công tác cùng Giám đốc và tiếp khách
• Thông báo, nhắc nhở, đôn đốc cho đoàn công tác tháp tùng GĐ về lịch công tác của Giám đốc trong chuyến công tác
• Thông dịch, biên dịch, phụ đỡ cho Giám đốc trong công tác
• đối nội, đối ngoại, quan hệ giao dịch với các cơ quan chức năng khi được phân công.
3.Tham gia tổ chức các cuộc họp
• Tham gia lập kế hoạch, chương trình, tổ chức hội nghị, hội thảo, họp Hội nghị, họp giao ban và tổng kết.
• Lập danh sách thành phần tham dự, khách mời và thông báo nội dung, địa điểm.
• Chuẩn bị tài liệu và phân phối tài liệu tới các thành viên cuộc họp của Giám đốc.
• Ghi chép các biên bản làm việc, biên bản cuộc họp, ghi nhận và tổng hợp nội dung đánh giá các cuộc họp.
4.Quản lý văn phòng
• Tiếp đón khách hàng và các đối tác theo yêu cầu của Giám đốc
• Kiểm tra các hộp thư đến và báo cáo cho Giám đốc nội dung thư; soạn thảo và trả lời thư theo yêu cầu của Giám đốc
• Dịch và soạn thảo các tài liệu văn bản bằng tiếng Anh, tiếng Việt theo yêu cầu Quản lý, lưu trữ các tài liệu của Giám đốc
• Quản lý các hồ sơ quản trị công ty và các quy định khác theo Quy chế làm việc, Quy chế quản lý nội bộ
• Các công việc khác theo sự phân công điều động của Giám đốc.
• Hỗ trợ phòng Nhân sự & hành chính trong việc thực hiện các chỉ thị của Giám đốc. • Theo dõi và báo cáo cho Giám đốc về diễn biến thường lệ trong hoạt động của Công ty theo đúng quy chế quản lý nội bộ
Xem chi tiết