Nhân Viên Lễ Tân Hành Chính

1. Thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách:
- Trực tổng đài điện thoại, fax: tiếp nhận, hỏi thông tin liên hệ và chuyển máy đến đúng nơi nhận.
- Tiếp đón, hướng dẫn khách vào nơi chờ của khách hoặc đến trực tiếp phòng / bộ phận. Chuẩn bị đồ uống, tiếp khách đến liên hệ công tác.
- Ghi chép vào sổ thông tin và quản lý đối tượng đến liên hệ công tác.
- Nhận thư, email và phân phối cho các đơn vị / cá nhân hàng ngày.
2. Quản lý và cấp phát Văn phòng phẩm; quản lý văn bản đến và đi theo quy định của Công ty; sử dụng và quản lý con dấu của Công ty:
- Tiếp nhận đề xuất văn phòng phẩm từ các phòng / ban / đơn vị.
- Mua, quản lý, cấp phát theo định mức.
- Thực hiện việc tìm các nhà cung cấp và thu thập báo giá cũng như đặt in các giấy tờ văn phòng. phẩm như: Tiêu đề thư, phong bì, cardvisit, tem tài sản… theo báo giá được duyệt.
- Hỗ trợ các sự kiện của Công ty và Tập đoàn.
- Tiếp nhận, phân loại, soát xét, đóng dấu văn bản, ghi sổ, đăng ký công văn đi đến và đăng lý vào sổ văn bản đến.
- Trình văn bản và chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân giải quyết.
- Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Sắp xếp văn bản lưu theo quy định.
- Kiểm tra thể thức trình bày, chữ ký trên các văn bản, tài liệu và đóng dấu, vào sổ theo dõi đúng quy định.
- Bảo quản, sử dụng con dấu của Công ty và các loại con dấu khác theo quy định.
3. Chuẩn bị thủ tục hành chính cho các nhân sự mới:
- Chuẩn bị bàn ghế, chỗ ngồi, máy tính, văn phòng phẩm, thẻ ra vào, vé gửi xe, sổ tay nhân viên…
- Xử lý các việc phát sinh khác liên quan đến hành chính của nhân sự mới (nếu có).
4. Tìm các nhà cung cấp, báo giá và quản lý về việc mua, cấp phát, bảo trì, bảo hành, sửa chữa thiết bị văn phòng theo yêu cầu của Trưởng Phòng:
- Tổ chức đặt mua và cấp phát trang thiết bị máy văn phòng theo đơn giá đã được duyệt.
- Thực hiện việc bảo hành, sửa chữa trang thiết bị, máy văn phòng.