Thư Ký Chủ Tịch HĐQT/ TGĐ (Giỏi Tiếng Anh)

I. Tóm tắt mục đích chính của vị trí công việc
- Hỗ trợ cho Chủ tịch HĐQT/ TGĐ trong tất cả các công việc phát sinh liên quan đến hệ thống IMG.
- Truyền đạt chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT/ TGĐ, tiếp nhận và báo cáo các phản hồi của các phòng ban & đơn vị.
- Phối hợp & hỗ trợ Trợ lý Chủ tịch HĐQT/ TGĐ (nếu có) trong các công tác phát sinh.
- Thực hiện các chỉ đạo phát sinh của Chủ tịch HĐQT/ TGĐ.
II. Các nhiệm vụ chính
- Theo dõi lịch làm việc, lịch họp và nhắc việc cho Chủ tịch HĐQT/ TGĐ.
- Lập biên bản cuộc họp cho Chủ tịch HĐQT/ TGĐ (nếu có).
- Sắp xếp các chuyến công tác trong và ngoài nước của Chủ tịch HĐQT/ TGĐ bao gồm nhưng không giới hạn các nhiệm vụ đặt/đổi: vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển, nhà hàng, lịch làm việc với Đối tác/ khách hàng, quà tặng, chuẩn bị tài liệu họp, và các công việc phát sinh liên quan.
- Phối hợp cùng Trợ lý hoàn thành nhiệm vụ liên quan.
- Truyền đạt chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT/ TGĐ, theo dõi, đốc thúc tiến độ, tiếp nhận và báo cáo các phản hồi của các phòng ban & đơn vị.
- Làm đầu mối tiếp nhận, xử lý và chuyển tiếp hồ sơ giữa các phòng ban, đơn vị và đối tác/KH theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT/ TGĐ.
- Tìm hiểu thông tin, tổng hợp số liệu & thống kê theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT/ TGĐ.
- Sắp xếp lịch trình ký hồ sơ của các phòng ban/ bộ phận/ đơn vị trình Chủ tịch HĐQT/ TGĐ.
- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan phạm vi công việc phụ trách file cứng và file mềm.
- Soạn thảo văn bản, công văn và dịch thuật theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT/ TGĐ.
- Thực hiện các công tác hành chính cho Chủ tịch HĐQT/ TGĐ như tổ chức sự kiện liên quan, mua sắm, giao nhận thư từ, tài liệu, đặt phòng họp, khách sạn, vé máy bay (nếu có).
- Tiếp đón các đối tác/ khách hàng, cơ quan chính quyền và báo chí.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong và ngoài công việc theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT/ TGĐ.

- Lương tháng 13, Thưởng KPI - Bảo hiểm Bảo Việt và Khám sức khỏe định kỳ - Du lịch và nghỉ mát hàng năm