Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

A. Chức năng:
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty.
- Kiểm tra , đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế công ty
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của BGĐ công ty
B. Mô tả công việc
- Tổ chức và thực hiện công tác hành chánh, nhân sự theo nhiệm vụ trên và theo yêu cầu của Ban Giám đốc
- Soạn thảo và trình duyệt các Nội quy, quy định áp dụng trong Công ty và giám sát việc chấp hành các nội quy đó.
- Tham mưu cho BGĐ về xây dựng các phương án về lương, khen thưởng, lễ tết, các chế độ phúc lợi cho người lao động.
- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty
- Giám sát, đôn đốc và hướng dẫn nhân viên trong phòng thực hiện tốt nhiệm vụ và mục tiêu đề ra
- Tham mưu cho Ban Giám đốc và xây dựng quy trình làm việc của phòng
- Báo cáo theo định kỳ tuần, tháng hoặc theo yêu cầu của Ban giám đốc
B.1. . Nhiệm vụ
a. Hành chính - Nhân sự
* Công tác Hành chính:
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến công ty. Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của phòng
- Tổ chức hội họp của công ty, hỗ trợ các phòng Kinh doanh phần PR - Marketing
- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và phải chịu trách nhiệm trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó.
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác, kịp thời, an toàn.
- Thanh toán chi phí sử dụng trong công ty: điện, nước, điện thoại, CPN, ....
- Báo cáo theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu của phụ trách phòng.
* Công tác Nhân sự:
- Tuyển dụng, quản lý nhân lực, điều động, thuyên chuyển người lao động khi có đề xuất của các phòng ban và quyết định của Ban Giám đốc
- Giải quyết các chế độ chính sách: bảo hiểm, lương, thưởng, nghỉ phép,... đối với người lao động theo luật định và quy chế công ty.
- Chấm công và tính lương cho CBCNV.
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của công ty.
- Soạn thảo và quản lý Hợp đồng Lao động; Bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác.
- Là thành viên thường trực trong hội đồng thi đua khen thưởng, kỷ luật,
- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức, nâng bậc thợ cho người lao động (phòng Kỹ thuật)
- Báo cáo theo định kỳ hàng tuần, hàng tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu của phụ trách phòng.
C. Quyền hạn
- Xây dựng các quy định, quy chế, biểu mẫu áp dụng trong công ty
- Xây dựng định mức sử dụng văn phòng phẩm, thiết bị tài sản,... trong công ty
- Đàm phán với nhà cung cấp về: giá, thời gian thanh toán, thời hạn nhận hàng. Kiếm soát các chi phí: điện, nước, vpp, chuyển phát nhanh, ...trong phạm vi trách nhiệm phụ trách phòng HC - NS.
- Đề xuất các phòng ban, Ban Giám đốc về việc khen, thưởng, hỗ trợ công việc (nếu cần) hoặc các giải pháp liên quan đến chiến lược kinh doanh của công ty
- Tham gia đào tạo và tuyển dụng, thuyên chuyển vị trí của nhân viên trong phòng
- Được quyền trả lời những kiến nghị, thắc mắc của người lao động trong phạm vi phụ trách phòng và theo quy định của công ty hoặc chuyển tiếp những câu hỏi của người lao động tới BGĐ.
- Trưởng phòng báo cáo kết quả làm việc theo định kỳ tuần, tháng hoặc theo yêu cầu cho Ban Giám đốc
- Tham gia hội đồng đánh giá để đánh giá nhân viên trực thuộc phòng ban mình quản lý.
D. Trách nhiệm
Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về:
- Tổ chức và điều hành phòng HC - NS.
- Tổ chức thực hiện Nội quy quy định công ty đề ra
- Kiến nghị với BGD về những vấn đề cần giải quyết, xử lý, những vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung trong các quy định quản lý, các biện pháp chỉ đạo để tăng cường hiệu quả quản lý của lãnh đạo.
- Quản lý nhân viên trong phòng
E. Quyền lợi và nghĩa vụ:
- Được hưởng chiết khấu, thưởng theo quy định của công ty.
- Người được hưởng sẽ chịu thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành của pháp luật (nếu có)
G. Qui định chung:
- Quy định trên xác lập quyền hạn và trách nhiệm của từng các nhân trong giải quyết công việc. Khi có nhu cầu xin phê duyệt bất cứ vấn đề vượt quá thẩm quyền, chức năng cá nhân thì gửi đề nghị lên cấp trên trực tiếp, không xử lý những tình huống vượt cấp( trừ trường hợp cấp bách)
- Cấp quản lý có thẩm quyển kiểm tra bất cứ giai đoạn nào hay công việc nào trong hệ thống quy trình này.
-Những vấn đề nào hoặc công việc nào chưa quy định trong quy trình này cần được phê duyệt của ban giám đốc trước khi đưa vào áp dụng.
- Bản quy trình này được áp dụng kề từ khi chính thức ban hành và có thể được thay đổi, điều chỉnh bất cứ lúc nào mà không cần báo trước. Mọi nhân viên của phòng Hành chính - Nhân sự căn cứ quy trình này thực hiện đúng những nội dung đã quy định.

- - Mức lương và trợ cấp: Theo thỏa thuận trực tiếp khi phỏng vấn giữa người lao động và công ty - Lương, thưởng doanh số, thưởng hàng năm, có cơ hội thăng tiến - Tham gia các hoạt động dã ngoại, du lịch, văn hóa, thể thao của công ty